Es ist an der Zeit, das Mitarbeiter-Spesenmanagement durch Datenintegration zu vereinfachen. So geht's.

Von Greg Belkin, Leiter des Produktmarketings

Seien wir ehrlich: Die Verwaltung von Mitarbeiter-Spesen kann ein stressiger, komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein. Normalerweise erfordert sie die Koordination mehrerer Aufzeichnungssysteme, darunter Spesenmanagement, Personalwesen (HRM) und Gehaltsabrechnung. Zudem gilt es, die Mitarbeiter zu betreuen, die erwarten, dass ihre Erstattungen fair, zeitnah und korrekt erfolgen. Das übt auf alle Beteiligten großen Druck aus, alles richtig zu machen.

Für viele in der Personalbranche wird der gesamte Prozess des Mitarbeiterkostenmanagements als ein notwendiges Übel abgetan. Es wird oft als etwas angesehen, das jeder hat zu tun, aber niemand möchte zu tun. Glücklicherweise hat es uns die Technologie ermöglicht, uns von der manuellen Nachverfolgung in Tabellenkalkulationen und dem zeitaufwändigen Hin und Her bei der Meldung physischer Belege wegzubewegen und hin zu modernen Plattformen, Anwendungen und Diensten zu gelangen. Dennoch wird es nach wie vor mit Verachtung betrachtet, da viel Vorarbeit geleistet werden muss. Personalverantwortliche und andere Beteiligte müssen zum Beispiel:

• Erstellen Sie für jeden neuen Mitarbeiter ein neues Spesenverwaltungskonto. Ein Benutzerkonto muss in dem vom Unternehmen ausgewählten Spesenabrechnungssystem erstellt werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die in dieses Konto eingegebenen Daten mit den wahrscheinlich bereits im HRM-System des Unternehmens eingerichteten Daten übereinstimmen, da kein Spielraum für Abweichungen oder Fehler besteht.
• Konten aktuell halten. Personalverantwortliche müssen Änderungen von Mitarbeiterdaten (wie Bankverbindungen, steuerliche Abzugsmerkmale, Adressänderungen usw.) regelmäßig manuell in mehreren Systemen aktualisieren, was Zeit für andere wichtige Aufgaben kostet.
• Integrieren Sie das Konto mit anderen Systemen. Sobald ein Spesenbericht fertiggestellt und genehmigt ist, müssen HR-Manager sicherstellen, dass die Daten des Spesenberichts für die Zahlungsabwicklung aus dem von ihnen gewählten Spesenverwaltungssystem in das HRM-System importiert werden.

Diese Schritte erfordern die Koordination mehrerer System-of-Record-Plattformen, was die Produktivität verringert und Anfälligkeit für Fehler schafft. Es ist eine einfache Wahrscheinlichkeit – je öfter die Informationen eines Mitarbeiters in ein System eingegeben werden müssen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Fehler unterläuft.

HRM-Systemintegration

Unternehmen der Spitzenklasse erkennen die Notwendigkeit einer kundenorientierten HR-Erfahrung für ihre Mitarbeiter. Sie wissen, dass das Ausgabenmanagement für Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil dieser Erfahrung ist, da es zu den ersten Prozessen gehört, die neue Mitarbeiter bei ihrem Eintritt in ein Unternehmen kennenlernen. Das Ausgabenmanagement ist zudem ein kritischer Prozess, der unbedingt reibungslos funktionieren muss, da es um die Rückzahlung von Geld an die Mitarbeiter geht.

Als Einzelpersonen erwarten wir, dass dieser Prozess zeitnah und genau abläuft, andernfalls leidet die Moral der Mitarbeiter. Es ist ein erreichbares Ziel, dies mit minimalem manuellem Aufwand richtig zu machen, erfordert jedoch die Zusammenführung verschiedener Quellen von Mitarbeiterdaten. Infolgedessen können Unternehmen optimieren, wie Mitarbeiter ihre persönlichen Daten eingeben und darauf zugreifen können, und die Art und Weise verbessern, wie die Personalabteilung und andere unterstützende Mitarbeiter diese Änderungen verarbeiten können.

Nehmen Sie zum Beispiel UltraDent, ein Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitern in der globalen Gesundheitsdienstleistungsbranche. Das Unternehmen legte großen Wert auf einen guten Kundenservice und bestand darauf, dass seine Mitarbeiterbeziehungen ebenso stark waren. Bevor das Unternehmen jedoch seine Ausgabenmanagement-Prozesse optimierte, kam es zu erheblichen Verzögerungen zwischen der Einreichung, der Auszahlung und der Berichterstattung von Ausgaben. Außerdem stellte das Unternehmen aufgrund manueller Fehler Abweichungen in der Finanzberichterstattung fest und hatte nur eingeschränkte Einblicke in das Ausgabenmanagement. Nach der Bewältigung dieser Herausforderung verzeichnete UltraDent eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund beschleunigter Genehmigungen und Erstattungen. Darüber hinaus wurden manuelle Fehler beseitigt, eine zuverlässigere Finanzberichterstattung etabliert und die Transparenz beim Ausgabenmanagement erhöht.

Jitterbit nennt dies ein Employee Experience API360 Ansatz, und er umfasst vier Hauptkomponenten:

1. Anwendungsverbinder App-Konnektoren bieten voneinander unabhängige, vorgefertigte und wiederverwendbare Verbindungen zu einem bestimmten Endpunkt. Im Falle der Spesenabrechnung oder anderer arbeitsbezogener Funktionen kann dies Folgendes umfassen: Workday oder anderen gängigen HR-Systemen. Die Konnektoren tauschen Daten aus und erleichtern die direkte Interaktion mit der API oder den Datenaustauschprotokollen des Endpunkts.
2. Integrationsrezepte: Ein Integrationsrezept ist ein einzelnes, vorgefertigtes Integrationsprojekt, das Daten in eine Richtung zwischen ähnlichen Objekten über Apps oder Systeme hinweg leitet. In diesem Fall könnte es sich um eine Integration zwischen einer Software zur Erfassung und Berichterstattung von Mitarbeiterkosten und einem Gehaltsabrechnungssystem handeln.
3. Prozessvorlagen Einen Schritt weiter gegangen handelt es sich hierbei um Gruppen vorgefertigter, anwendungsfallorientierter Projekte, die eine Reihe von Objekten über mehrere Anwendungen oder Systeme hinweg nutzen. Dies könnte beinhalten, dass Ihr HRM-System als Zentrale zur Abwicklung des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses sowie des Spesenmanagements dient.
4. Lieferdienste. Die Bereitstellungsdienste sind festgelegte, vorgefertigte professional services-Konfigurationen ohne Anpassungsmöglichkeiten. Sie können Prozessvorlagen durch Anpassungen auf weitere Objekte und Endpunkte ausweiten, je nach den spezifischen Anforderungen einer Organisation oder den Plattformen, in die diese investiert hat.

Vorteile des integrierten Spesenmanagements

Einige fragen sich vielleicht: “Warum brauche ich Integration von Systemen zur Verwaltung von Mitarbeiterpfeisen? Was sind die Vorteile aus allen Perspektiven?” Es stimmt, dass Komfort und Vertrautheit damit einhergehen, die Dinge so zu tun, wie man sie schon immer getan hat. Das bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass dies das Beste für das Unternehmen ist – oder für die Nerven von HR-Management und Mitarbeitern. Viele, die die Leistung und Leichtigkeit einer echten Integration von HRM-Systemen und -Software erleben, fragen sich tatsächlich, warum die Umstellung so lange gedauert hat. Zu den Hauptvorteilen gehören:

• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Schnellere und effizientere Verwaltung bestehender Mitarbeiter durch Self-Service-Modelle
• Gesteigerte Produktivität für HR-Manager durch automatisierte Spesenabrechnungsprozesse
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und bessere Moral dank beschleunigter Auszahlungszeiten
• Gesteigerte Produktivität im gesamten Unternehmen
• Effizientere und strategischere Nutzung von Ressourcen
• Höhere Moral und Zufriedenheit unter HR-Managern
• Weit weniger manuell eingegebene Daten, was zu weniger Datenfehlern führt
• Geringere Fluktuation dank verbesserter Erfahrungen und gesteigerter Moral

Mitarbeiter-360-Grad-Integration: Sie sind näher dran, als Sie denken

Wie Sie sehen können, gibt es viele potenzielle Vorteile, von denen Unternehmen bei der Implementierung der Employee-360-Integration für die Spesenachverfolgung und das Reporting sowie für das umfassendere HR-Management profitieren können. Wir haben uns zuvor angesehen, warum Eine erstklassige Employee Experience erfordert ein effektives HR-Datenmanagement.. In einem kommenden Beitrag werden wir uns genauer ansehen, wie Employee-360-HR-Systemintegrationen bei einem anderen häufigen Problem am Arbeitsplatz helfen können, wie zum Beispiel beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern.

Erfahren Sie in der Zwischenzeit, wie Unternehmen wie SmartRecruiters und KeyedIn Solutions nutzte Employee-360-Integrationen, um ihre HR-Fähigkeiten signifikant zu verbessern.