Warum eine erstklassige Mitarbeitererfahrung ein effektives HR-Datenmanagement erfordert

Von Greg Belkin, Leiter des Produktmarketings

Als Verbraucher haben wir viel Flexibilität und Auswahlmöglichkeiten bezüglich unseres Einkaufsverhaltens und unserer Kaufentscheidungen. Das gibt uns die Macht, hohe Erwartungen zu haben, wenn wir mit Einzelhändlern, Gesundheitseinrichtungen oder jeder anderen Art von Organisation interagieren, mit der wir einen Kauf tätigen möchten.

Die Mitarbeitererfahrung unterscheidet sich in keiner Weise von diesen Konsumserfahrungen. Genau wie Käufer die Wahl beim Einkommen haben, haben Mitarbeiter die Wahl, für welche Arbeitgeber sie sich entscheiden, wie lange sie dort bleiben möchten usw. Die Schaffung einer nahtlosen Erfahrung von der Einarbeitung (Onboarding) über das Training bis hin zur Gehaltsverwaltung wird den Unterschied ausmachen, wie zufrieden ein Mitarbeiter sein wird. Dies wiederum bestimmt die Produktivität und die Verweildauer im Unternehmen und kann zu einer positiveren Unternehmenskultur beitragen.

Eine wichtige Taktik, die versierte Unternehmen anwenden, ist die Zusammenführung verschiedener HR-Datenquellen für umsetzbare Erkenntnisse und höhere Effizienz. Dazu gehören Human-Resource-Management-Systeme (HRMS) oder Human-Capital-Management-Systeme (HCM), die über den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeitenden hinweg genutzt werden, wie etwa im Bewerbermanagement und bei der Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Spesenmanagement, und Talent-Management-Systeme. Hier werden wir uns ansehen, was HRMS-Datenintegration ist, gängige Anwendungsfälle und wie HR-Datenverwaltung und -integration zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements beitragen.

Effizientes HR-Datenmanagement ist eine Herausforderung

Personalmanagement ist der Prozess, in dem Kandidaten und Mitarbeiter von ihren potenziellen oder aktuellen Arbeitgebern von dem Moment an, in dem die Rekrutierung beginnt, bis zu ihrem letzten Arbeitstag betreut werden. Dieses Management konzentriert sich in der Regel nicht auf spezifische Arbeitsanforderungen, sondern umfasst vielmehr Onboarding, Wachstum und Entwicklung, Vergütungsmanagement, Unternehmenskommunikation und IT-Service-Management.

Während sich der Prozess entwickelt, werden mehrere Datenquellen geschaffen, was häufig zu Datensilos führt. Infolgedessen werden Informationen über die Leistung der Mitarbeiter beispielsweise nicht richtig mit der Vergütung verknüpft, wodurch die Produktivität und die Moral der Mitarbeiter leiden. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen sich Zeit von ihren regulären Aufgaben nehmen, um diese Daten zu verarbeiten und zu bereinigen. .

Die globale Pandemie hat auch bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten zu neuen Herausforderungen geführt. Die verstärkte Abhängigkeit von einer Remote-Belegschaft, neue Kommunikationsmittel und schwankende Budgets haben alle zu einer suboptimalen Mitarbeitererfahrung beigetragen. Und die Realität ist, dass die HR-Systeme nicht nur voneinander getrennt sind, sondern ihre Zahl auch ständig wächst, da Unternehmen versuchen, eine 360-Grad-Sicht auf ihre Mitarbeiter und Auftragnehmer zu erhalten.

Rolle der HR-Systemintegration in der Employee Experience

Auf einem sehr hohen Niveau bietet die Integration von Systemen, die im Personalwesen und für die Mitarbeitererfahrung genutzt werden, eine Reihe potenzieller Vorteile sowohl für die Mitarbeitenden als auch für den Arbeitgeber. Dazu gehören:

• Schnellere Einarbeitungszeit bis zur Produktivität. Eine der wichtigsten Messgrößen für eine erfolgreiche Einarbeitung ist, wie schnell ein neuer Mitarbeiter produktiv ist. Durch die Verknüpfung von Systemen wie der Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Schulungen und der Systemorientierung erfolgen Daten und Entscheidungen schneller, sodass der Mitarbeiter in kürzerer Zeit produktiv sein kann.
• Weniger Datenfehler. Die Integration von Systemen mit HCM-Software und -Lösungen ermöglicht es Unternehmen, repetitive und zeitaufwändige manuelle Dateneingaben zu eliminieren, da Informationen aus einer einzigen, verlässlichen Datenquelle bereitgestellt werden. Dies schafft unternehmensweite Transparenz und ein beruhigendes Gefühl, dass die Daten genauer sind.
• Höhere Moral und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Seien wir ehrlich: Es braucht nicht viel, um die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu beeinträchtigen. Logistische Details, wie zum Beispiel, wie schnell einem Mitarbeiter seine Spesen erstattet werden oder wie schnell er seine Prämien erhält, können einen großen Einfluss auf einen Mitarbeiter haben. Ähnlich wie strategische Personalmanagementprozesse und die dazugehörigen Systeme beim Onboarding neuer Mitarbeiter helfen, sorgt auch die Integration rekrutierungsbezogener Daten für einen deutlich effizienteren Einstellungsprozess. Dies hinterlässt bei potenziellen Bewerbern einen starken ersten Eindruck und sorgt für einen sofortigen Motivationsschub, wenn sie schließlich eingestellt werden.
• Rückläufiger Umsatz. Die Integration von HRM-Systemen trägt dazu bei, die Fluktuation zu verringern, dank präziserer organisatorischer Mitarbeiterinteraktionen und reduziertem Verwaltungsaufwand. Es liegt in der Natur des Menschen, dass sich jeder Mitarbeiter sowohl geschätzt als auch wertgeschätzt fühlen möchte, und ein verbessertes Mitarbeiterengagement hilft dabei, dieses Ziel zu erreichen.

Voraussetzungen für die HCM-Software-Integration

Jitterbit ist fest davon überzeugt, dass ein verbraucherorientiertes HRM-Erlebnis wichtig ist. Wir sind der Meinung, dass die Integration verschiedener Mitarbeiterdatenquellen sowohl die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber stärkt, indem der Zugriff der Mitarbeiter auf ihre persönlichen Daten optimiert wird. Wir nennen dies den „Employee 360“-Ansatz, dessen Kern sich um vier Grundpfeiler dreht:

1. Anwendungsverbinder Anwendungs-Konnektoren sind Funktionen, die vorgefertigte und wiederverwendbare Anbindungen an einen bestimmten Endpunkt bereitstellen, wie beispielsweise Workday oder andere gängige HCM-Systeme. Konnektoren ermöglichen den Datenaustausch und verringern die Komplexität der direkten Interaktion mit der API oder den Datenaustauschprotokollen eines Endpunkts.
2. Integrationsrezepte: Rezepte sind einzelne, vorgefertigte Integrationsprojekte, die Daten in eine Richtung zwischen ähnlichen Objekten über zwei Anwendungen oder Systeme hinweg verschieben. Dies könnte beispielsweise eine Integration zwischen einer Software für Mitarbeiter-Spesenabrechnungen und einem Gehaltsabrechnungssystem sein.
3. Prozessvorlagen Hierbei handelt es sich um Gruppen vorgefertigter Integrationsanwendungsfälle, die die Ausführung eines bestimmten Prozesses beschleunigen, indem sie eine Reihe von Objekten über mehrere Anwendungen oder Systeme hinweg nutzen. Dies kann beispielsweise zwischen einem Vergütungsmanagementsystem und einem Leistungsmanagementsystem mit dem Endziel der Konsistenz sein.
4. Lieferdienste. Es handelt sich hierbei um vorgefertigte professional services-Pakete mit festem Umfang, die ohne Anpassungen eingerichtet werden. Zudem besteht die Möglichkeit, die Prozessvorlagen durch Anpassungen auf weitere Objekte und Endpunkte zu erweitern. Dies ermöglicht es Experten für HCM-Integration, Best Practices zu empfehlen und dabei zu helfen, HCM-Anwendungsfälle zu skalieren.

Typische Anwendungsfälle für die Integration von HCM-Software zur Verbesserung der Employee Experience

Mit diesen vier vorgenannten Grundlagen eröffnet Jitterbit Unternehmen die Möglichkeit, ihre HR-bezogenen Prozesse zu optimieren. Einige Beispiele hierfür sind:

• Optimierung des Onboardings und Offboardings. Unternehmen können sich vernetzen Workday-Integration API-Schnittstellen zu bestehenden Partnern im Bereich Personalbeschaffung (z. B. Salesforce oder NetSuite) zur Automatisierung wichtiger Onboarding- und Offboarding-Prozesse. Dazu gehören Sozialleistungen, die Verwaltung von bezahltem Urlaub und weitere Funktionen. Das Ergebnis sind eine schnellere Produktivitätseinsatzfähigkeit neuer Mitarbeiter und ein reibungsloser Offboarding-Prozess für ausscheidende Mitarbeiter.
• Beschleunigung des Spesenmanagements. Unternehmen können ihre bestehenden Workday-Integrations-APIs in Systeme wie Concur, Coupa, Paycom und andere integrieren, um das Spesenmanagement sowohl für Mitarbeiter als auch für Arbeitgeber zu vereinfachen. Dies trägt dazu bei, die Erfassung von Spesenabrechnungen und die Bearbeitung von Berichten zu optimieren und gleichzeitig die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu steigern, sodass sich Unternehmen auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können.
• Bereitstellung von Assets: Personalabteilungen können Workday-ERP-Lösungen mit ServiceNow, ServicePower und anderen Systemen integrieren, um die Unterstützung bei der Personalbereitstellung, die Terminoptimierung und andere wichtige Aspekte des Servicemanagements zu optimieren. Wenn Personalverantwortliche und andere Mitarbeiter den richtigen Mitarbeitern rechtzeitig die richtigen Tools zur Verfügung stellen, verkürzt sich die Zeit bis zum Einsatz der Mitarbeiter um 50 bis 80%.

Erste Schritte mit dem Employee 360 HR-Datenmanagement

Dieser blog bietet einen umfassenden Überblick über die Vorteile, die Unternehmen durch die Umsetzung eines „Employee 360“-Integrationsansatzes in ihrem Personalmanagement erzielen können. In den kommenden blogs werden wir uns eingehender damit befassen, was dies aus Sicht des Personalmanagements bedeutet und wie sich dies konkret auf die Mitarbeitererfahrung auswirkt.

Erfahren Sie bis dahin, wie Unternehmen wie SmartRecruiters und KeyedIn Solutions haben Mitarbeiter 360-Integrationen aktiviert, um ihre HR-Fähigkeiten auf die nächste Stufe zu heben.