Det är dags att förenkla hanteringen av utlägg med dataintegration. Så här gör du.

Av Greg Belkin, Produktmarknadsföringschef

Låt oss inse det, hantering av anställdas utlägg kan vara en stressig, komplex och tidskrävande process. Det innefattar vanligtvis samordning av flerajournalsystem, inklusive utläggshantering, HR-system och löneadministration. Det handlar också om att betjäna medarbetare som förväntar sig att deras ersättningar ska vara rättvisa, i rätt tid och korrekta. Det sätter stor press på alla att göra rätt.

För många inom HR-branschen har hela hanteringen av anställdas utlägg avfärdats som ett nödvändigt ont. Det anses ofta vara något som alla har att göra men ingen vill att göra. Lyckligtvis har tekniken gjort det möjligt för oss att gå bort från manuell spårning i kalkylblad och tidskrävande fram- och tillbakarapportering av fysiska kvitton och i stället gå mot moderna plattformar, applikationer och tjänster. Det ses dock fortfarande med förakt eftersom det är mycket förarbete som måste hanteras. HR-chefer och andra som är involverade måste till exempel:

• Skapa ett nytt utgiftshanteringskonto för varje nyanställd. Ett användarkonto måste skapas i organisationens valda system för hantering av utgiftsrapporter. Det är av yttersta vikt att uppgifterna som matas in i detta konto stämmer överens med det som troligen redan har ställts in i företagets HR-system, eftersom det inte finns utrymme för avvikelser eller fel.
• Håll kontona uppdaterade. HR-chefer måste regelbundet uppdatera ändringar i medarbetardata (såsom bankkontouppgifter, en medarbetares skatteavdragskrav, adressändring med mera) manuellt i flera system, vilket tar tid från andra viktiga uppgifter.
• Integrera kontot med andra system. När en utläggsrapport är klar och godkänd måste HR-chefer se till att uppgifterna från utläggsrapporten importeras tillbaka till HRM-systemet från deras valda system för hantering av utläggsrapporter för utbetalning.

Dessa steg kräver samordning av flera register, vilket saktar ner produktiviteten och skapar utrymme för fel. Det är en enkel sannolikhetslära – ju fler gånger en anställds information behöver matas in i ett system, desto fler chanser finns det att göra ett misstag.

Ange HRM-systemintegration

Branschledande organisationer inser behovet av en konsumentinriktad HR-upplevelse för sina anställda. De vet att hantering av anställdas utlägg är en nyckeldel av denna upplevelse eftersom det är en av de första processer som nyanställda introduceras till när de börjar på en organisation. Utläggshantering är också en avgörande process att få rätt på eftersom det handlar om återbetalning av pengar till de anställda.

Som individer förväntar vi oss att denna process är snabb och exakt, annars tar personalens moral stryk. Att få det rätt med minimal manuell insats är ett uppnåeligt mål, men det kräver att olika källor till medarbetardata integreras. Som ett resultat kan organisationer förenkla hur medarbetaren kan mata in och få tillgång till sina personuppgifter, och förbättra det sätt på vilket HR och annan stödjande personal kan bearbeta dessa ändringar.

Ta till exempel UltraDent, ett företag med över 1 000 anställda inom den globala hälso- och sjukvårdsbranschen. Företaget prioriterade god kundservice högt och var mycket noga med att dess personalrelationer skulle vara lika starka. Innan företaget rationaliserade sina rutiner för utgiftshantering upplevde det dock betydande förseningar mellan inlämning av utgifter, utbetalning och rapportering. Det upptäckte också avvikelser i den finansiella rapporteringen på grund av manuella fel samt en begränsad insyn i utgiftshanteringen. Efter att ha tagit sig an denna utmaning upplevde UltraDent högre medarbetarnöjdhet tack vare snabbare godkännanden och återbetalningar. De eliminerade också manuella fel, etablerade en mer pålitlig finansiell rapportering och ökade insynen i utgiftshanteringen.

Jitterbit kallar detta för Medarbetarupplevelse API360 tillvägagångssätt, och det omfattar fyra nyckelkomponenter:

1. Applikationskontakter: App-anslutningar tillhandahåller färdiga och återanvändbara anslutningar till en specifik slutpunkt. När det gäller utgiftshantering eller andra arbetsrelaterade funktioner kan detta inkludera Workday eller andra populära HR-system. Anslutningarna delar data och gör det enklare att direkt interagera med slutpunktens API eller datautbytesprotokoll.
2. Integrationsrecept: Ett integreringsrecept är ett enda förbyggt integreringsprojekt som flyttar data i en riktning mellan liknande objekt över appar eller system. I det här fallet kan det vara en integration mellan programvara för spårning och rapportering av anställdas utgifter och ett lönehanteringssystem.
3. Processmallar För att ta det ett steg längre är detta grupper av förbyggda, användningsfallsdrivna projekt som använder ett antal objekt i flera applikationer eller system. Detta kan innebära att HR-systemet används som nav för att hantera introduktionsprocessen för nyanställda samt utgiftshantering.
4. Leveranstjänster. Leveranstjänsterna är färdiga, förkonfigurerade professional services-lösningar utan anpassning. De kan utöka processmallarna genom anpassning till ytterligare objekt och slutpunkter utifrån en organisations specifika behov eller de plattformar man har investerat i.

Fördelar med integrerad utgiftshantering

Vissa kanske frågar sig: “varför behöver jag integration av system för hantering av anställdas utlägg? Vilka är fördelarna ur alla perspektiv?” Det stämmer att det innebär en viss bekvämlighet och trygghet att göra saker på det sätt man alltid har gjort. Men det betyder inte nödvändigtvis att det är det bästa för företaget – eller för HR-chefers och anställdas mentala hälsa. Många som upplever kraften och smidigheten med en verklig integration av HRM-system och programvara ställer sig faktiskt frågan varför det tog så lång tid att ställa om. Viktiga fördelar är bland annat:

• Snabbare introduktion av nyanställda
• Snabbare och mer effektiv hantering av befintliga medarbetare via självサービスmodeller
• Ökad produktivitet för HR-chefer med automatiserade utgiftsredovisningsprocesser
• Ökad medarbetarnöjdhet och arbetsmoral tack vare snabbare utbetalningstid
• Ökad produktivitet i hela organisationen
• Effektivare och mer strategisk användning av resurser
• Högre moral och tillfredsställelse bland HR-chefer
• Betydligt färre manuella datainmatningar, vilket resulterar i färre datafel
• Minskad personalomsättning tack vare förbättrade upplevelser och högre moral

Medarbetar-360-integration: Du är närmare än du tror

Som du kan se finns det många potentiella fördelar som organisationer kan dra nytta av när de implementerar Employee 360-integration för utgiftsspårning och rapportering, tillsammans med bredare HR-hantering. Vi tittade tidigare på varför En ledande medarbetarupplevelse kräver effektiv hantering av HR-data. I ett kommande inlägg kommer vi att titta närmare på hur integrationer med Employee 360 HR-system kan hjälpa till med ett annat vanligt problem på arbetsplatsen, såsom introduktion och avslut av anställning för medarbetare.

Under tiden kan du lära dig hur företag som SmartRecruiters och KeyedIn Solutions använde Employee 360-integrationer för att avsevärt förbättra sina HR-funktioner.