È ora di semplificare la gestione delle spese dei dipendenti con l'integrazione dei dati. Ecco come.

Di Greg Belkin, Direttore del Product Marketing

Facciamoci an mucchio, la gestione delle spese dei dipendenti può essere un processo stressante, complesso e laborioso. Di solito comporta il coordinamento di più sistemi di registrazione, tra cui la gestione delle spese, la gestione delle risorse umane (HRM) e le paghe. Comporta anche l'assistenza ai dipendenti che si aspettano che i loro rimborsi siano equi, tempestivi e accurati. Ciò esercita una grande pressione su tutti affinché tutto sia fatto correttamente.

Per molti nel settore delle risorse umane, l'intero processo di gestione delle spese dei dipendenti è stato liquidato come un male necessario. Spesso è considerato qualcosa che tutti ha da fare ma nessuno vuole da fare. Fortunatamente, la tecnologia ci ha permesso di allontanarci dal monitoraggio manuale su fogli di calcolo e dalla laboriosa rendicontazione di ricevute cartacee avanti e indietro, orientandoci verso piattaforme, applicazioni e servizi moderni. Tuttavia, è ancora visto con disprezzo perché c'è molto lavoro di fatica che deve essere gestito. I responsabili delle risorse umane e gli altri soggetti coinvolti devono, ad esempio:

• Crea un nuovo account di gestione spese per ogni nuovo dipendente. È necessario creare un account utente nel sistema di gestione delle note spese scelto dall'organizzazione. È fondamentale che i dati inseriti in questo account corrispondano a quelli probabilmente già impostati nel sistema HRM dell'azienda, poiché non vi è alcun margine per discrepanze o errori.
• Mantieni i conti aggiornati. I responsabili delle risorse umane devono aggiornare regolarmente e manualmente le modifiche dei dati dei dipendenti (come i dettagli del conto bancario, i requisiti di ritenuta fiscale di un dipendente, il cambio di indirizzo, ecc.) in più sistemi, il che sottrae tempo ad altre attività fondamentali.
• Integrare l'account con altri sistemi. Una volta completata e approvata una nota spese, i responsabili delle risorse umane devono assicurarsi che i dati della nota spese vengano importati nuovamente nel sistema HRM dal sistema di gestione delle note spese prescelto per l'elaborazione dei pagamenti.

Questi passaggi implicano il coordinamento di più sistemi di registrazione, rallentando la produttività e creando margini di errore. È una semplice questione di probabilità: più volte le informazioni di un dipendente devono essere inserite in un sistema, maggiori sono le possibilità di commettere un errore.

Inserisci Integrazione Sistema HRM

Le organizzazioni migliori della categoria riconoscono la necessità di un'esperienza HR orientata al consumatore per i propri dipendenti. Sanno che la gestione delle spese dei dipendenti è una parte fondamentale di questa esperienza, poiché è uno dei primi processi a cui i nuovi dipendenti vengono introdotti quando entrano a far parte di un'organizzazione. La gestione delle spese è anche un processo fondamentale da gestire correttamente perché comporta il rimborso di denaro ai dipendenti.

Come singoli, ci aspettiamo che questo processo sia tempestivo e accurato, altrimenti il morale dei dipendenti ne risente. Farlo nel modo giusto con il minimo sforzo manuale è un obiettivo raggiungibile, ma richiede l'integrazione di varie fonti di dati dei dipendenti. Di conseguenza, le organizzazioni possono semplificare le modalità con cui il dipendente può inserire e accedere ai propri dati personali, e migliorare il modo in cui le risorse umane e il personale di supporto possono elaborare tali modifiche.

Prendiamo, ad esempio, UltraDent, un'azienda con oltre 1.000 dipendenti nel settore dei servizi sanitari globali. L'azienda dava grande priorità a un buon servizio clienti ed era molto determinata affinché le relazioni con i dipendenti fossero altrettanto solide. Tuttavia, prima di ottimizzare le proprie procedure di gestione delle spese, l'azienda ha registrato ritardi significativi tra la presentazione, il pagamento e la rendicontazione delle spese. Ha inoltre riscontrato discrepanze nella rendicontazione finanziaria dovute a errori manuali e una visibilità limitata sulla gestione delle spese. Dopo aver affrontato questa sfida, UltraDent ha registrato una maggiore soddisfazione dei dipendenti grazie ad approvazioni e rimborsi più rapidi. L'azienda ha inoltre eliminato gli errori manuali, stabilito una rendicontazione finanziaria più affidabile e aumentato la visibilità sulla gestione delle spese.

Jitterbit lo chiama API360 per l'esperienza dei dipendenti approccio, e include quattro componenti chiave:

1. Connettori per applicazioni: I connettori di app forniscono connettività predefinita e riutilizzabile a un endpoint specifico. Nel caso della gestione delle spese o di altre funzioni legate al lavoro, ciò potrebbe includere Workday o altri sistemi HRM popolari. I connettori condividono i dati e facilitano l'interazione diretta con l'API dell'endpoint o con i protocolli di scambio dati.
2. Ricette di integrazione: Una ricetta di integrazione è un singolo progetto di integrazione pre-costruito che trasferisce i dati in una sola direzione tra oggetti simili in diverse applicazioni o sistemi. In questo caso potrebbe trattarsi di un'integrazione tra un software di tracciamento e rendicontazione delle spese dei dipendenti e un sistema di gestione delle paghe.
3. Modelli di processo: Facendo un ulteriore passo avanti, si tratta di gruppi di progetti predefiniti basati su casi d'uso che utilizzano una serie di oggetti in più applicazioni o sistemi. Ciò potrebbe coinvolgere il vostro sistema HRM come hub per gestire il processo di onboarding dei dipendenti, oltre alla gestione delle spese.
4. Servizi di consegna. I servizi di consegna sono soluzioni fisse e preconfigurate (professional services) senza possibilità di personalizzazione. È possibile estendere i modelli di processo con personalizzazioni a oggetti ed endpoint aggiuntivi, in base alle esigenze specifiche di un’organizzazione o alle piattaforme in cui ha investito.

Vantaggi della gestione integrata delle spese

Alcuni potrebbero chiedersi: “perché ho bisogno integrazione dei sistemi di gestione delle spese dei dipendenti? Quali sono i benefici da ogni prospettiva?” È vero che la comodità e la familiarità derivano dal fare le cose nel modo in cui si è sempre fatto. Ma ciò non significa necessariamente che sia la soluzione migliore per il business, o per la sanità mentale della gestione HR e dei dipendenti. Infatti, molti di coloro che sperimentano la potenza e la facilità di una vera integrazione di sistemi e software HRM si chiedono perché ci sia voluto così tanto tempo per effettuare la conversione. I principali benefici includono:

• Inserimento più rapido dei nuovi dipendenti
• Gestione più rapida ed efficiente dei dipendenti esistenti tramite modelli self-service
• Maggiore produttività per i responsabili HR con processi di gestione delle spese automatizzati
• Maggiore soddisfazione e morale dei dipendenti grazie all'accelerazione dei tempi di pagamento
• Maggiore produttività in tutta l'organizzazione
• Utilizzo efficiente e più strategico delle risorse
• Maggiore morale e soddisfazione tra i responsabili delle risorse umane
• Molti meno inserimenti manuali di dati, con conseguente riduzione degli errori di immissione
• Diminuzione del turnover grazie a esperienze e morale migliorati

Integrazione Employee 360: Sei più vicino di quanto pensi

Come potete vedere, ci sono molti potenziali benefici di cui le organizzazioni possono usufruire quando implementano l'integrazione di Employee 360 per il monitoraggio e la rendicontazione delle spese, insieme a una gestione HR più ampia. In precedenza abbiamo esaminato il motivo per cui un'esperienza dei dipendenti di altissimo livello richiede una gestione efficace dei dati delle risorse umane. In un prossimo articolo, esamineremo più in dettaglio come le integrazioni dei sistemi HR di Employee 360 possono aiutare a risolvere un altro problema comune sul posto d'allavoro, come l'inserimento e l'uscita dei dipendenti.

Nel frattempo, scopri come aziende come SmartRecruiters e KeyedIn Solutions ha utilizzato le integrazioni di Employee 360 per migliorare significativamente le proprie capacità di gestione delle risorse umane.