Es momento de simplificar la gestión de gastos de los empleados con la integración de datos. Así es como se hace.

Por Greg Belkin, Director de Marketing de Producto

Seamos sinceros, la gestión de gastos de los empleados puede ser un proceso estresante, complejo y lento. Por lo general, implica la coordinación de múltiples sistemas de registro, incluidos la gestión de gastos, la gestión de recursos humanos (GRH) y la nómina. También implica atender a los empleados que esperan que sus reembolsos sean justos, puntuales y precisos. Eso ejerce mucha presión sobre todos para hacerlo bien.

Para muchos en la industria de recursos humanos, todo el proceso de gestión de gastos de los empleados ha sido descartado como un mal necesario. A menudo se piensa en él como algo que todos tiene hacer pero nadie quiere por hacer. Afortunadamente, la tecnología nos ha permitido alejarnos del seguimiento manual en hojas de cálculo y de los reportes engorrosos de ida y vuelta de recibos físicos, para pasar a plataformas, aplicaciones y servicios modernos. Sin embargo, todavía se ve con desdén porque hay mucho trabajo operativo que se debe gestionar. Los gerentes de recursos humanos y otros involucrados deben, por ejemplo:

• Crear una nueva cuenta de gestión de gastos para cada nuevo empleado. Se debe crear una cuenta de usuario en el sistema de gestión de informes de gastos elegido por la organización. Es fundamental que los datos ingresados en esta cuenta coincidan con lo que probablemente ya se haya configurado en el sistema de gestión de recursos humanos de la empresa, ya que no hay margen para discrepancias o errores.
• Mantener las cuentas actualizadas. Los gerentes de recursos humanos deben actualizar manualmente y de forma regular los cambios en los datos de los empleados (como los detalles de la cuenta bancaria, los requisitos de retención de impuestos de un empleado, el cambio de dirección, etc.) en múltiples sistemas, lo que quita tiempo de otras tareas críticas.
• Integre la cuenta con otros sistemas. Una vez que se completa y aprueba un informe de gastos, los gerentes de recursos humanos deben asegurarse de que los datos del informe de gastos se importen nuevamente al sistema de gestión de recursos humanos desde el sistema de gestión de informes de gastos que hayan elegido para el procesamiento de pagos.

Estos pasos implican la coordinación de múltiples sistemas de registro, lo que reduce la productividad y crea margen para cometer errores. Es una simple probabilidad: cuantas más veces deba ingresarse la información de un empleado en un sistema, más posibilidades hay de cometer un error.

Ingresar Integración del Sistema de Gestión de RRHH

Las organizaciones de primer nivel comprenden la necesidad de ofrecer a sus empleados una experiencia de recursos humanos orientada al consumidor. Saben que la gestión de gastos de los empleados es una parte fundamental de esta experiencia, ya que es uno de los primeros procesos que los nuevos empleados conocen al unirse a una organización. La gestión de gastos también es un proceso crucial que se debe hacer bien, ya que implica el reembolso de dinero a los empleados.

Como personas, esperamos que este proceso sea oportuno y preciso, o de lo contrario la moral de los empleados se ve afectada. Hacerlo bien con un esfuerzo manual mínimo es una meta alcanzable, pero requiere integrar diversas fuentes de datos de los empleados. Como resultado, las organizaciones pueden optimizar la forma en que el empleado puede ingresar y acceder a sus datos personales, y mejorar la manera en que recursos humanos y otro personal de apoyo pueden procesar dichos cambios.

Tomemos, por ejemplo, a UltraDent, una empresa de más de 1000 personas en la industria global de servicios de salud. La empresa priorizaba en gran medida el buen servicio al cliente y exigía con mucha insistencia que sus relaciones laborales fueran igual de sólidas. Sin embargo, antes de optimizar sus procedimientos de gestión de gastos, la empresa experimentó retrasos significativos entre la presentación, el pago y el informe de gastos. También descubrió discrepancias en los informes financieros debido a errores manuales y una visibilidad limitada de la gestión de gastos. Después de abordar este desafío, UltraDent experimentó una mayor satisfacción de los empleados debido a la rapidez en las aprobaciones y los reembolsos. También eliminó los errores manuales, estableció informes financieros más confiables y aumentó la visibilidad en la gestión de gastos.

Jitterbit llama a esto Experiencia del Empleado API360 enfoque, e incluye cuatro componentes clave:

1. Conectores de aplicaciones Los conectores de aplicaciones proporcionan conectividad preconstruida y reutilizable con un punto de conexión específico. En el caso de la gestión de gastos u otras funciones relacionadas con el trabajo, esto podría incluir Workday u otros sistemas de gestión de recursos humanos populares. Los conectores comparten datos y facilitan la interacción directa con la API del extremo o los protocolos de intercambio de datos.
2. Recetas de integración: Una receta de integración es un único proyecto de integración preconstruido que transfiere datos en una dirección entre objetos similares a través de aplicaciones o sistemas. En este caso, podría tratarse de una integración entre un software de seguimiento e informes de gastos de empleados y un sistema de gestión de nóminas.
3. Plantillas de procesos: Llevándolo un paso más allá, se trata de grupos de proyectos preconstruidos impulsados por casos de uso que utilizan una serie de objetos en múltiples aplicaciones o sistemas. Esto podría involucrar a su sistema de gestión de recursos humanos como un centro para gestionar el proceso de incorporación de empleados, así como la gestión de gastos.
4. Servicios de entrega. Los servicios de entrega son configuraciones fijas y preconfiguradas de professional services sin personalización. Pueden ampliar las plantillas de procesos mediante personalización para incluir objetos y puntos finales adicionales, según las necesidades específicas de una organización o las plataformas en las que haya invertido.

Beneficios de la gestión de gastos integrada

Algunos podrían estar preguntándose: “¿por qué necesito integración de sistemas de gestión de gastos de empleados¿Cuáles son los beneficios desde todas las perspectivas? Es verdad que la comodidad y la familiaridad acompañan al hecho de hacer las cosas de la manera en que siempre se han hecho. Pero eso no significa necesariamente que sea lo mejor para el negocio, ni para la salud mental de la gerencia de recursos humanos y los empleados. De hecho, muchos de los que experimentan el poder y la facilidad de una verdadera integración de los sistemas y el software de gestión de recursos humanos se preguntan por qué tardaron tanto en hacer la transición. Los beneficios clave incluyen:

• Incorporación más rápida de nuevos empleados
• Gestión más rápida y eficiente de los empleados actuales mediante modelos de autoservicio
• Mayor productividad para los gerentes de recursos humanos con procesos automatizados de informes de gastos
• Mayor satisfacción y moral de los empleados gracias a la aceleración del tiempo de pago
• Mayor productividad en toda la organización
• Uso más eficiente y estratégico de los recursos
• Mayor moral y satisfacción entre los gerentes de recursos humanos
• Mucho menos ingreso manual de datos, lo que resulta en menos errores de datos
• Menor rotación debido a una mejor experiencia y moral

Integración de Empleado 360: Estás más cerca de lo que crees

Como puede ver, son muchos los posibles beneficios de los que las organizaciones pueden disfrutar al implementar la integración de Employee 360 para el seguimiento y la presentación de informes de gastos, junto con una gestión de RR. HH. más amplia. Anteriormente analizamos por qué la experiencia del empleado de primer nivel requiere una gestión eficaz de los datos de recursos humanos. En una próxima publicación, analizaremos más a fondo cómo las integraciones de los sistemas de RR. HH. de Employee 360 pueden ayudar con otro punto crítico común en el lugar de trabajo, como la incorporación y desvinculación de empleados.

Mientras tanto, aprende cómo empresas como SmartRecruiters y KeyedIn Solutions utilizó las integraciones de Employee 360 para mejorar significativamente sus capacidades de recursos humanos.