É hora de simplificar a gestão de despesas de funcionários com integração de dados. Veja como.

Por Greg Belkin, Diretor de Marketing de Produto

Vamos ser sinceros, o gerenciamento de despesas de funcionários pode ser um processo estressante, complexo e demorado. Geralmente envolve a coordenação de múltiplos sistemas de registro, incluindo gerenciamento de despesas, gerenciamento de recursos humanos (GRH) e folha de pagamento. Também envolve atender funcionários que esperam que seus reembolsos sejam justos, pontuais e precisos. Isso coloca muita pressão em todos para acertarem.

Para muitos no setor de RH, todo o processo de gestão de despesas de funcionários tem sido descartado como um mal necessário. Muitas vezes, é considerado algo que todos tem para fazer mas ninguém quer para fazer. Felizmente, a tecnologia nos permitiu abandonar o rastreamento manual em planilhas e a troca demorada de relatórios de recibos físicos, migrando para plataformas, aplicativos e serviços modernos. No entanto, ainda é visto com desprezo porque há muito trabalho braçal que precisa ser gerenciado. Gerentes de RH e outros envolvidos devem, por exemplo:

• Crie uma Nova Conta de Gerenciamento de Despesas para Cada Novo Funcionário. Uma conta de usuário deve ser criada no sistema de gerenciamento de relatórios de despesas escolhido pela organização. É fundamental que os dados inseridos nesta conta correspondam ao que provavelmente já foi configurado no sistema de HRM da empresa, pois não há margem para discrepâncias ou erros.
• Mantenha as Contas Atualizadas. Gerentes de RH devem atualizar manualmente as alterações nos dados dos funcionários (como detalhes da conta bancária, requisitos de retenção de impostos de um funcionário, mudança de endereço, etc.) em múltiplos sistemas regularmente, o que retira tempo de outras tarefas críticas.
• Integre a Conta com Outros Sistemas. Assim que um relatório de despesas é concluído e aprovado, os gerentes de RH precisam garantir que os dados do relatório de despesas sejam importados de volta para o sistema de RH a partir de seu sistema de gerenciamento de relatórios de despesas escolhido para processamento de pagamentos.

Essas etapas envolvem a coordenação de múltiplos sistemas de registro, diminuindo a produtividade e abrindo espaço para erros. É uma probabilidade simples — quanto mais vezes as informações de um funcionário precisarem ser inseridas em um sistema, maiores serão as chances de cometer um erro.

Integrar Sistema de RH

Organizações de ponta percebem a necessidade de uma experiência de RH voltada para o consumidor para seus funcionários. Elas sabem que o gerenciamento de despesas dos funcionários é uma parte fundamental dessa experiência, pois é um dos primeiros processos com os quais os novos funcionários são apresentados ao ingressarem em uma organização. O gerenciamento de despesas também é um processo crítico para acertar, pois envolve o reembolso de dinheiro aos funcionários.

Como indivíduos, esperamos que esse processo seja rápido e preciso, sob o risco de o moral dos funcionários ser prejudicado. Fazer isso com o mínimo de esforço manual é um objetivo alcançável, mas requer a integração de várias fontes de dados dos funcionários. Como resultado, as organizações podem otimizar a forma como o funcionário pode inserir e acessar seus dados pessoais, e melhorar a maneira como o RH e outros funcionários de apoio podem processar essas alterações.

Por exemplo, a UltraDent, uma empresa com mais de 1.000 funcionários na indústria global de serviços de saúde. A empresa priorizou fortemente um bom atendimento ao cliente e insistiu muito que suas relações com os funcionários fossem igualmente sólidas. No entanto, antes de otimizar seus procedimentos de gestão de despesas, a empresa experimentou atrasos significativos entre o envio da despesa, o pagamento e a elaboração de relatórios. Ela também descobriu discrepâncias nos relatórios financeiros devido a erros manuais e visibilidade limitada na gestão de despesas. Após solucionar esse desafio, a UltraDent experimentou maior satisfação dos funcionários devido à agilização de aprovações e reembolsos. Eles também eliminaram erros manuais, estabeleceram relatórios financeiros mais confiáveis e aumentaram a visibilidade na gestão de despesas.

Jitterbit chama isso de Experiência do Colaborador API360 abordagem, e ela inclui quatro componentes principais:

1. Conectores de Aplicação: Conectores de aplicativos fornecem conectividade pré-criada e reutilizável a um endpoint específico. No caso de gerenciamento de despesas ou outras funções relacionadas ao trabalho, isso pode incluir Workday ou outros sistemas populares de RH. Os conectores compartilham dados e facilitam a interação direta com a API do endpoint ou protocolos de troca de dados.
2. Receitas de Integração: Uma receita de integração é um único projeto de integração pré-construído que direciona dados em uma única direção entre objetos semelhantes em aplicativos ou sistemas. Neste caso, poderia ser uma integração entre um software de rastreamento e geração de relatórios de despesas de funcionários e um sistema de gerenciamento de folha de pagamento.
3. Modelos de Processo: Levando isso adiante, são conjuntos de projetos pré-construídos orientados a casos de uso que utilizam vários objetos em múltiplos aplicativos ou sistemas. Isso pode envolver seu sistema de RH (Recursos Humanos) como um hub para gerenciar o processo de integração de funcionários, bem como o gerenciamento de despesas.
4. Serviços de entrega. Os serviços de entrega são configurações fixas e pré-definidas do professional services, sem personalização. Eles podem ampliar os modelos de processo por meio de personalização para incluir objetos e pontos finais adicionais, com base nas necessidades específicas de uma organização ou nas plataformas nas quais ela investiu.

Benefícios da Gestão Integrada de Despesas

Alguns podem estar se perguntando: “por que eu preciso integração de sistemas de gestão de despesas de funcionários? Quais são os benefícios de todas as perspectivas?” É verdade que o conforto e a familiaridade vêm com o fazer as coisas da maneira que você sempre as fez. Mas isso não significa necessariamente que seja o melhor para os negócios — ou para a sanidade da gestão de RH e dos funcionários. De fato, muitos que experimentam o poder e a facilidade da verdadeira integração de sistemas e softwares de HRM se perguntam por que demorou tanto para converter. Os principais benefícios incluem:

• Onboarding mais rápido de novos funcionários
• Gerenciamento mais rápido e eficiente de funcionários existentes por meio de modelos de autoatendimento
• Aumento de produtividade para gerentes de RH com processos automatizados de relatórios de despesas
• Aumento da satisfação e moral dos funcionários graças à aceleração do tempo de pagamento
• Aumento da produtividade em toda a organização
• Uso mais eficiente e estratégico dos recursos
• Maior moral e satisfação entre gerentes de RH
• Menos entradas manuais de dados, resultando em menos erros de dados
• Diminuição do turnover devido a melhores experiências e moral

Integração 360º do Colaborador: Você Está Mais Perto do Que Imagina

Como você pode ver, existem muitos benefícios potenciais que as organizações podem desfrutar ao implementar a integração do Employee 360 para rastreamento e relatórios de despesas, juntamente com o gerenciamento mais amplo de RH. Anteriormente, analisamos por que a experiência do funcionário de primeira classe requer gerenciamento eficaz de dados de RH. Em uma postagem futura, daremos uma olhada mais aprofundada em como as integrações de sistemas de RH 360 graus para funcionários podem ajudar com outro ponto de dor comum no local de trabalho, como a integração e o desligamento de funcionários.

Enquanto isso, aprenda como empresas como SmartRecruiters e KeyedIn Solutions utilizado integrações de Employee 360 para melhorar significativamente suas capacidades de RH.