Het is tijd om het beheer van werknemersdeclaraties te vereenvoudigen met data-integratie. Zo pak je dat aan.

Door Greg Belkin, Directeur Productmarketing

Laten we welwezen: het beheren van declaraties van werknemers kan een stressvol, complex en tijdrovend proces zijn. Het vereist meestal de coördinatie van meerdere administratieve systemen, waaronder declaratiebeheer, humanresourcemanagement (hrm) en de salarisadministratie. Het betekent ook dat er moet worden gezorgd voor werknemers die verwachten dat hun terugbetalingen eerlijk, tijdig en nauwkeurig zijn. Dat legt een grote druk op iedereen om het goed te doen.

Voor velen in de HR-sector wordt het gehele proces van het beheer van personeelskosten afgedaan als een noodzakelijk kwaad. Er wordt vaak over gedacht als iets dat iedereen heeft te doen maar niemand wil te doen. Gelukkig heeft de technologie ons in staat gesteld om af te stappen van handmatige bijhouding in spreadsheets en tijdrovende heen-en-weerrapportage van fysieke bonnen, en over te stappen op moderne platformen, applicaties en diensten. Het wordt echter nog steeds met minachting bekeken omdat er veel voorbereidend werk moet worden verricht. HR-managers en anderen die hierbij betrokken zijn, moeten bijvoorbeeld:

• Maak een nieuw declaratiebeheeraccount aan voor iedere nieuwe werknemer. Er moet een gebruikersaccount worden aangemaakt in het door de organisatie gekozen systeem voor onkostenbeheer. Het is van cruciaal belang dat de gegevens die in dit account worden ingevoerd, overeenkomen met wat vermoedelijk al in het HRM-systeem van het bedrijf is ingesteld, aangezien er geen ruimte is voor discrepanties of fouten.
• Houd de administratie bij. HR-managers moeten regelmatig wijzigingen in personeelsgegevens (zoals bankgegevens, de loonheffingsvereisten van een werknemer, adreswijzigingen, enz.) handmatig bijwerken in meerdere systemen, wat tijd kost die anders aan andere kritieke taken besteed had kunnen worden.
• Integreer het account met andere systemen. Zodra een onkostennota is voltooid en goedgekeurd, moeten HR-managers ervoor zorgen dat de gegevens van de onkostennota vanuit hun gekozen systeem voor onkostenbeheer worden geïmporteerd in het HRM-systeem voor de betalingsverwerking.

Deze stappen vereisen de coördinatie van meerdere bronsystemen, wat de productiviteit vertraagt en ruimte creëert voor fouten. Het is een eenvoudige kwestie van waarschijnlijkheid: hoe vaker de informatie van een medewerker in een systeem moet worden ingevoerd, hoe groter de kans is dat er een fout wordt gemaakt.

Voer HRM-systeemintegratie in

Toonaangevende organisaties realiseren zich de noodzaak van een consumentgerichte HR-ervaring voor hun medewerkers. Ze weten dat het beheer van personeelsdeclaraties een belangrijk onderdeel is van deze ervaring, omdat dit een van de eerste processen is waarmee nieuwe medewerkers kennismaken wanneer ze bij een organisatie komen werken. Onkostenbeheer is tevens een cruciaal proces om goed in te richten omdat het de terugbetaling van geld aan medewerkers betreft.

Als individuen verwachten we dat dit proces tijdig en nauwkeurig verloopt, anders lijdt het moraal van de werknemers daaronder. Het goed aanpakken met een minimale handmatige inspanning is een haalbaar doel, maar het vereist dat verschillende bronnen van werknemersgegevens met elkaar worden geïntegreerd. Hierdoor kunnen organisaties stroomlijnen hoe de werknemer zijn of haar persoonlijke gegevens kan invoeren en inzien, en de manier verbeteren waarop HR en ander ondersteunend personeel die wijzigingen kunnen verwerken.

Neem bijvoorbeeld UltraDent, een bedrijf met meer dan 1.000 medewerkers in de wereldwijde gezondheidszorgsector. Het bedrijf gaf sterk de voorkeur aan goede klantenservice en stond er absoluut op dat de arbeidsverhoudingen net zo sterk waren. Voordat het echter zijn procedures voor onkostenbeheer stroomlijnde, ondervond het bedrijf aanzienlijke vertragingen tussen het indienen van onkosten, de betaling en de rapportage. Het ontdekte ook discrepanties in de financiële rapportage als gevolg van handmatige fouten en een beperkt zicht op het onkostenbeheer. Na het aanpakken van deze uitdaging ervoer UltraDent een grotere medewerkerstevredenheid dankzij versnelde goedkeuringen en terugbetalingen. Ze elimineerden ook handmatige fouten, vestigden betrouwbaardere financiële rapportages en vergrootten het zicht op het onkostenbeheer.

Jitterbit noemt dit een Employee Experience API360 benadering, en deze omvat vier belangrijke componenten:

1. Applicatieconnectoren: App-connectoren bieden kant-en-klare en herbruikbare connectiviteit met een specifiek eindpunt. In het geval van onkostenbeheer of andere werkgerelateerde functies kan dit het volgende omvatten Workday of andere populaire HRM-systemen. De connectoren delen gegevens en maken het eenvoudiger om direct te communiceren met de API van het eindpunt of de gegevensuitwisselingsprotocollen.
2. Integratierecepten: Een integratierecept is één kant-en-klaar integratieproject dat data in één richting verplaatst tussen vergelijkbare objecten in verschillende apps of systemen. In dit geval kan het gaan om een integratie tussen software voor het bijhouden en rapporteren van werknemersonkosten en een salarisadministratiesysteem.
3. Procesontwerpen: Om nog een stap verder te gaan, dit zijn groepen kant-en-klare, op use cases gerichte projecten die een aantal objecten gebruiken in meerdere applicaties of systemen. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat uw HRM-systeem fungeert als centrale hub voor het afhandelen van het onboardingproces van medewerkers, evenals het declaratiebeheer.
4. Bezorgdiensten. Leveringsdiensten zijn vaste, vooraf samengestelde professional services-opstellingen zonder aanpassingsmogelijkheden. Ze kunnen procestemplates uitbreiden door middel van aanpassingen aan extra objecten en eindpunten, afgestemd op de specifieke behoeften van een organisatie of de platforms waarin zij hebben geïnvesteerd.

Voordelen van geïntegreerd declaratiebeheer

Sommigen vragen zich misschien af: “waarom heb ik integratie van systemen voor het beheer van werknemerskosten? Wat zijn de voordelen vanuit alle perspectieven?” Het klopt dat comfort en vertrouwelijkheid gepaard gaan met dingen doen zoals je ze altijd al deed. Maar dat betekent niet noodzakelijk dat het het beste is voor het bedrijf — of voor de gemoedsrust van HR-management en werknemers. Velen die de kracht en het gemak van een echte integratie van HRM-systemen en -software ervaren, vragen zich eigenlijk af waarom het zo lang duurde om over te stappen. Belangrijke voordelen zijn onder meer:

• Snellere onboarding van nieuwe medewerkers
• Snellere en efficiëntere aansturing van bestaande medewerkers via selfservicemodellen
• Verhoogde productiviteit voor HR-managers met geautomatiseerde declaratieprocessen
• Verhoogde werknemerstevredenheid en moraal dankzij een versnelde uitbetalingstijd
• Verhoogde productiviteit in de hele organisatie
• Efficiënter en more strategisch gebruik van middelen
• Hoger moraal en meer tevredenheid onder HR-managers
• Veel minder handmatige gegevensinvoer, wat resulteert in minder gegevensfouten
• Lagere personeelsverloop dankzij betere ervaringen en een hoger moraal

Medewerker 360-integratie: U bent er dichter bij dan u denkt

Zoals u kunt zien, zijn er vele potentiële voordelen waarvan organisaties kunnen profiteren bij het inzetten van Employee 360-integratie voor onkostenregistratie en -rapportage, samen met breder HR-beheer. We hebben eerder gekeken naar waarom Een employee experience van wereldklasse vereist effectief HR-gegevensbeheer. In een aankomende post zullen we dieper ingaan op hoe integraties van Employee 360 HR-systemen kunnen helpen bij een ander veelvoorkomend pijnpunt op de werkplek, zoals de onboarding en offboarding van medewerkers.

Leer ondertussen hoe bedrijven zoals SmartRecruiters en KeyedIn Solutions gebruikte Employee 360-integraties om hun HR-capaciteiten aanzienlijk te verbeteren.