Il est temps de simplifier la gestion des notes de frais des employés grâce à l'intégration des données. Voici comment.

Par Greg Belkin, Directeur du marketing produit

Soyons réalistes, la gestion des notes de frais des employés peut s'avérer un processus stressant, complexe et chronophage. Elle implique généralement la coordination de plusieurs systèmes d'enregistrement, notamment la gestion des notes de frais, la gestion des ressources humaines (GRH) et la paie. Elle implique également de répondre aux attentes des employés qui exigent que leurs remboursements soient équitables, rapides et précis. Cela exerce une forte pression sur tout le monde pour que tout soit fait correctement.

Pour beaucoup dans le secteur des ressources humaines, l'ensemble du processus de gestion des notes de frais a été considéré comme un mal nécessaire. On le perçoit souvent comme quelque chose que tout le monde a à faire mais personne veut à faire. Heureusement, la technologie nous a permis de délaisser le suivi manuel sur tableur et les rapports fastidieux d'allers-retours de reçus physiques au profit de plateformes, d'applications et de services modernes. Cependant, cette tâche est toujours perçue avec dédain car elle implique beaucoup de travail préparatoire qui doit être géré. Les responsables des ressources humaines et les autres personnes impliquées doivent, par exemple :

• Créer un nouveau compte de gestion des notes de frais pour chaque nouvel employé. Un compte utilisateur doit être créé dans le système de gestion des notes de frais choisi par l'entreprise. Il est crucial que les données saisies dans ce compte correspondent à celles qui ont probablement déjà été configurées dans le système de gestion des ressources humaines de l'entreprise, car il n'y a pas de marge pour les divergences ou les erreurs.
• Gardez les comptes à jour. Les gestionnaires des ressources humaines doivent régulièrement mettre à jour manuellement les modifications concernant les données des employés (telles que les coordonnées bancaires, les exigences de retenue d'impôt d'un employé, le changement d'adresse, etc.) dans de nombreux systèmes, ce qui leur prend du temps qu'ils pourraient consacrer à d'autres tâches essentielles.
• Intégrer le compte avec d'autres systèmes. Une fois qu'une note de frais est complétée et approuvée, les responsables RH doivent s'assurer que les données de la note de frais sont réimportées dans le système de gestion des ressources humaines (GRH) depuis leur système de gestion des notes de frais choisi pour le traitement des paiements.

Ces étapes impliquent la coordination de plusieurs systèmes d'enregistrement, ce qui ralentit la productivité et crée des risques d'erreur. C'est une simple question de probabilité : plus les informations d'un employé doivent être saisies dans un système, plus il y a de chances qu'une erreur soit commise.

Entrer l'intégration du système de gestion des ressources humaines

Les organisations les plus performantes ont conscience de la nécessité d'offrir à leurs employés une expérience RH axée sur le consommateur. Elles savent que la gestion des notes de frais est un élément clé de cette expérience, car c'est l'un des premiers processus auxquels les nouveaux employés sont confrontés lorsqu'ils intègrent une entreprise. La gestion des notes de frais est également un processus crucial à maîtriser, puisqu'il implique le remboursement d'argent aux salariés.

En tant qu'individus, nous nous attendons à ce que ce processus soit rapide et précis, faute de quoi le moral des employés en pâtit. Obtenir de bons résultats avec un minimum d'efforts manuels est un objectif réalisable, mais cela nécessite d'intégrer diverses sources de données sur les employés. Par conséquent, les organisations peuvent rationaliser la manière dont l'employé peut saisir et accéder à ses données personnelles, et améliorer la façon dont les ressources humaines et le personnel de soutien peuvent traiter ces modifications.

Prenons, par exemple, UltraDent, une entreprise de plus de 1 000 salariés dans le secteur mondial des services de santé. L'entreprise accordait une grande importance à un bon service client et tenait particulièrement à ce que ses relations avec ses employés soient tout aussi solides. Cependant, avant de rationaliser ses procédures de gestion des notes de frais, l'entreprise a connu des retards importants entre la soumission, le paiement et le reporting des dépenses. Elle a également découvert des écarts dans les rapports financiers dus à des erreurs manuelles, ainsi qu'une visibilité limitée sur la gestion des dépenses. Après avoir relevé ce défi, UltraDent a bénéficié d'une plus grande satisfaction des employés grâce à l'accélération des approbations et des remboursements. L'entreprise a également éliminé les erreurs manuelles, établi des rapports financiers plus fiables et accru la visibilité sur la gestion des dépenses.

Jitterbit appelle cela un API360 Expérience Collaborateur approche, et elle comprend quatre composantes clés :

1. Connecteurs d'applications : Les connecteurs d'applications fournissent une connectivité pré-construite et réutilisable à un point de terminaison spécifique. Dans le cas de la gestion des notes de frais ou d'autres fonctions liées au travail, cela peut inclure Workday ou d'autres systèmes de gestion des ressources humaines populaires. Les connecteurs partagent des données et facilitent l'interaction directe avec l'API ou les protocoles d'échange de données de l'interface.
2. Recettes d'intégration : Une recette d'intégration est un projet d'intégration préconstruit unique qui achemine les données dans une seule direction entre des objets similaires à travers des applications ou des systèmes. Dans ce cas, il pourrait s'agir d'une intégration entre un logiciel de suivi et de reporting des notes de frais des employés et un système de gestion de la paie.
3. Modèles de processus : Pour aller encore plus loin, il s'agit de groupes de projets préconstruits axés sur des cas d'usage qui utilisent un certain nombre d'objets dans plusieurs applications ou systèmes. Cela pourrait impliquer votre système de gestion des ressources humaines comme plaque tournante pour gérer le processus d'intégration des employés, ainsi que la gestion des notes de frais.
4. Services de livraison. Les services de livraison sont des solutions professional services fixes et prêtes à l'emploi, sans personnalisation. Ils permettent d'étendre les modèles de processus grâce à une personnalisation ciblant des objets et des points de terminaison supplémentaires, en fonction des besoins spécifiques d'une organisation ou des plateformes dans lesquelles elle a investi.

Avantages de la gestion intégrée des dépenses

Certains se demandent peut-être : “ pourquoi ai-je besoin intégration des systèmes de gestion des dépenses des employésQuels sont les avantages sous tous les angles ? ” Il est vrai que le confort et la familiarité accompagnent les habitudes bien ancrées. Mais cela ne signifie pas nécessairement que c'est la meilleure solution pour l'entreprise — ni pour la santé mentale de la gestion des ressources humaines et des employés. En fait, nombre de ceux qui font l'expérience de la puissance et de la facilité d'une véritable intégration des systèmes et des logiciels de gestion des ressources humaines se demandent pourquoi la transition a pris autant de temps. Les principaux avantages sont les suivants :

• Intégration plus rapide des nouveaux employés
• Gestion plus rapide et plus efficace des employés existants grâce à des modèles en libre-service
• Productivité accrue pour les responsables RH grâce à des processus automatisés de notes de frais
• Augmentation de la satisfaction et du moral des employés grâce à l'accélération des délais de paiement
• Productivité accrue dans toute l'entreprise
• Utilisation plus efficace et plus stratégique des ressources
• Moral et satisfaction accrus parmi les responsables des ressources humaines
• Bien moins de saisies manuelles de données, entraînant moins d'erreurs de données
• Baisse du taux de rotation du personnel grâce à l'amélioration des expériences et du moral

Intégration Employé 360 : Vous y êtes plus près que vous ne le pensez

Comme vous pouvez le voir, de nombreux avantages potentiels s'offrent aux organisations qui déploient l'intégration d'Employee 360 pour le suivi et la déclaration des notes de frais, ainsi que pour une gestion des ressources humaines plus globale. Nous avons examiné précédemment pourquoi Une expérience collaborateur de premier ordre nécessite une gestion efficace des données RH. Dans un prochain article, nous examinerons plus en détail comment les intégrations des systèmes RH Employee 360 peuvent aider à résoudre un autre problème courant sur le lieu de travail, tel que l'intégration et le départ des employés.

En attendant, découvrez comment des entreprises comme SmartRecruiters et KeyedIn Solutions a utilisé les intégrations d'Employee 360 pour améliorer considérablement ses capacités RH.