Det er tid til at forenkle udgiftsstyringen for medarbejdere med dataintegration. Sådan gør du.

Af Greg Belkin, Direktør for produktmarkedsføring

Lad os indse det, administration af medarbejderudgifter kan være en stressende, kompleks og tidskrævende proces. Det indebærer normalt koordination af flere datasystemer, herunder udgiftsstyring, HR-styring (HRM) og lønadministration. Det indebærer også at servicere medarbejdere, der forventer, at deres udlæg refunderes på en retfærdig, rettidig og præcis måde. Det lægger et stort pres på alle for at gøre det rigtigt.

For mange i HR-branchen er hele processen med administration af medarbejderudgifter blevet afskrevet som et nødvendigt onde. Det betragtes ofte som noget, som alle har at gøre, men ingen ønsker at gøre. Heldigvis har teknologien gjort det muligt for os at bevæge tid væk fra manuel sporing i regneark og tidskrævende frem-og-tilbage-rapportering af fysiske kvitteringer og i stedet mod moderne platforme, applikationer og tjenester. Det ses dog stadig med mistro, fordi der er en masse benarbejde, der skal håndteres. HR-chefer og andre involverede skal for eksempel:

• Opret en ny udgiftsstyringskonto til hver ny medarbejder. Der skal oprettes en brugerkonto i organisationens valgte udgiftshåndteringssystem. Det er afgørende, at data indtastet på denne konto stemmer overens med det, der sandsynligvis allerede er oprettet i virksomhedens HRM-system, da der ikke er plads til uoverensstemmelser eller fejl.
• Hold regnskabet opdateret. HR-managere skal regelmæssigt manuelt opdatere ændringer i medarbejderdata (såsom bankkontooplysninger, en medarbejders skattettrækkrav, adresseændring osv.) i flere systemer, hvilket tager tid væk fra andre kritiske opgaver.
• Integrer kontoen med andre systemer. Når en udgiftsrapport er udfyldt og godkendt, skal HR-chefer sikre, at udgiftsrapportdataene importeres tilbage i HRM-systemet fra deres valgte udgiftsrapportstyringssystem med henblik på udbetaling.

Disse trin involverer koordinering af flere registersystemer, hvilket bremser produktiviteten og skaber plads til fejl. Det er simpel sandsynlighed – jo flere gange en medarbejders oplysninger skal indtastes i et system, jo flere chancer er der for at begå en fejl.

Indtast HRM-systemintegration

Førende organisationer erkender behovet for en forbrugerorienteret HR-oplevelse for deres medarbejdere. De ved, at medarbejdernes udgiftsstyring er en central del af denne oplevelse, fordi det er en af de første processer, nye medarbejdere introduceres til, når de starter i en organisation. Udgiftsstyring er også en afgørende proces at få styr på, da den involverer udbetaling af penge til medarbejderne.

Som enkeltpersoner forventer vi, at denne proces er rettidig og præcis, ellers lider medarbejdermoralen. At få det til at fungere med et minimum af manuel indsats er et opnåeligt mål, men det kræver integration af forskellige kilder til medarbejderdata. Som et resultat heraf kan organisationer strømline måden, hvorpå medarbejderen kan indtaste og få adgang til sine personlige data, og forbedre den måde, HR og andet støttepersonale kan behandle disse ændringer på.

Tag for eksempel UltraDent, en virksomhed med over 1.000 ansatte i den globale sundhedssektor. Virksomheden prioriterede god kundeservice højt og insisterede stærkt på, at dens medarbejderrelationer skulle være mindst lige så stærke. Før virksomheden strømlinede sine procedurer for udgiftshåndtering, oplevede den dog væsentlige forsinkelser mellem indsendelse af udgifter, udbetaling og afrapportering. Den opdagede også uoverensstemmelser i den finansielle rapportering på grund af manuelle fejl og havde begrænset indsigt i udgiftshåndteringen. Efter at have løst denne udfordring oplevede UltraDent højere medarbejdertilfredshed på grund af hurtigere godkendelser og refusioner. De eliminerede også manuelle fejl, etablerede en mere pålidelig finansiel rapportering og fik større indsigt i udgiftshåndteringen.

Jitterbit kalder dette en Medarbejderoplevelse API360 tilgang, og den omfatter fire nøglekomponenter:

1. Applikationsforbindelser App-forbindelser giver forudbygget og genbrugelig forbindelsesteknologi til et bestemt slutpunkt. I tilfælde af udgiftsstyring eller andre arbejdsrelaterede funktioner kan dette omfatte Workday eller andre populære HRM-systemer. Forbindelserne deler data og gør det nemmere at interagere direkte med endepunktets API eller dataudvekslingsprotokoller.
2. Integrationsopskrifter: En integrationsopskrift er et enkelt, præfabrikeret integrationsprojekt, der flytter data i én retning mellem ensartede objekter på tværs af apps eller systemer. I dette tilfælde kunne det være en integration mellem software til sporing og rapportering af medarbejderudgifter og et lønadministrationssystem.
3. Processkabeloner: For at gå et skridt videre er dette grupper af præbyggede, use-case-drevne projekter, der bruger en række objekter på tværs af flere applikationer eller systemer. Dette kan involvere dit HRM-system som et centralt knudepunkt til at håndtere medarbejderens onboarding-proces samt udgifterne.
4. Leveringstjenester. Leveringstjenesterne er faste, færdigpakkede professional services-løsninger uden tilpasning. De kan udvide procesmalerne med tilpasninger til yderligere objekter og slutpunkter ud fra en organisations specifikke behov eller de platforme, organisationen har investeret i.

Fordele ved integreret udgiftsstyring

Nogle vil måske spørge: “hvorfor har jeg brug for integration af systemer til håndtering af medarbejderudgifterHvad er fordelene fra alle perspektiver?” Det er sandt, at det er behageligt og trygt at gøre tingene, som I altid har gjort dem. Men det betyder ikke nødvendigvis, at det er bedst for virksomheden – eller for HR-ledelsens og medarbejdernes mentale sundhed. Faktisk spørger mange, der oplever kraften og letheden ved en ægte integration af HR-systemer og -software, sig selv om, hvorfor det tog så lang tid at skifte. De vigtigste fordele omfatter:

• Hurtigere onboarding af nye medarbejdere
• Hurtigere og mere effektiv administration af eksisterende medarbejdere via selvbetjeningsmodeller
• Øget produktivitet for HR-chefer med automatiserede udgiftsrapporteringsprocesser
• Øget medarbejdertilfredshed og moral takket være hurtigere udbetalingstid
• Øget produktivitet på tværs af organisationen
• Effektiv og mere strategisk ressourceanvendelse
• Højere moral og tilfredshed blandt HR-chefer
• Langt færre manuelle dataindtastninger, hvilket resulterer i færre datafejl
• Lavere omsætning på grund af forbedrede oplevelser og moral

Medarbejder 360-integration: Du er tættere på, end du tror

Som du kan se, er der mange potentielle fordele, som organisationer kan nyde godt af, når de implementerer Employee 360-integration til udgiftssporing og -rapportering samt bredere HR-administration. Vi kiggede tidligere på hvorfor medarbejderoplevelse i absolut topklasse kræver effektiv HR-datastyring. I et kommende indlæg vil vi se nærmere på, hvordan integrationer med Employee 360 HR-systemer kan hjælpe med at afhjælpe en anden almindelig udfordring på arbejdspladsen, såsom onboarding og offboarding af medarbejdere.

I mellemtiden kan du lære, hvordan virksomheder som SmartRecruiters og KeyedIn Solutions udnyttede Employee 360-integrationer til væsentligt at forbedre deres HR-kapaciteter.