Det er på tide å forenkle utgiftsforvaltningen for ansatte med dataintegrasjon. Slik gjør du det.

Av Greg Belkin, Produktsjef

La oss innse det: Håndtering av ansattes utlegg kan være en stressende, kompleks og tidkrevende prosess. Den involverer vanligvis koordinering av flere registreringstjenester, inkludert utgiftshåndtering, HR-systemer (HRM) og lønn. Den innebærer også å betjene ansatte som forventer at refusjonene deres er rettferdige, raske og nøyaktige. Det legger et stort press på alle for å få det til å bli riktig.

For mange i HR-bransjen har hele prosessen med utgiftsforvaltning for ansatte blitt avskrevet som et nødvendig onde. Det blir ofte sett på som noe som alle har å gjøre, men ingen ønsker å gjøre. Heldigvis har teknologi gjort det mulig for oss te å bevege oss bort fra manuell sporing i regneark og tidkrevende frem-og-tilbake-rapportering av fysiske kvitteringer, og over til moderne plattformer, applikasjoner og tjenester. Likevel blir det fortsatt sett på med mistro fordi det er mye beinjobb som må håndteres. HR-ledere og andre involverte må for eksempel:

• Opprett en ny utgiftshåndteringskonto for hver ny ansatt. Det må opprettes en brukerprofil i organisasjonens valgte system for reiseregninger. Det er avgjørende at dataene som legges inn i denne kontoen, samsvarer med det som sannsynligvis allerede er satt opp i bedriftens HRM-system, da det ikke er rom for avvik eller feil.
• Hold regnskapet oppdatert. HR-ledere må regelmessig oppdatere endringer i ansattdata manuelt (som bankkontodetaljer, en ansatts skattetrekkskrav, adresseendring osv.) i flere systemer, noe som tar tid fra andre kritiske oppgaver.
• Integrer kontoen med andre systemer. Når en utgiftsrapport er ferdigstilt og godkjent, må HR-ledere sørge for at utgiftsrapportdataene importeres tilbake til HRM-systemet fra deres valgte system for utgiftsrapportadministrasjon for utbetalingsbehandling.

Disse trinnene innebærer koordinering av flere kildesystemer, noe som reduserer produktiviteten og gir rom for feil. Det er enkel sannsynlighetsberegning – jo flere ganger en ansatts informasjon må legges inn i et system, jo flere sjanser er det for å gjøre en feil.

Integrasjon av HRM-system

Bransjeledende organisasjoner innser behovet for en forbrukerorientert HR-opplevelse for sine ansatte. De vet at utgiftshåndtering for ansatte er en nøkkeldel av denne opplevelsen fordi det er en av de første prosessene nyansatte blir introdusert for når de begynner i en organisasjon. Utgiftshåndtering er også en kritisk prosess å få på plass fordi den innebærer tilbakebetaling av penger til ansatte.

Som enkeltpersoner forventer vi at denne prosessen er tidsriktig og nøyaktig, ellers lider de ansattes moral. Å få det til på en riktig måte med minimal innsats er et oppnåelig mål, men det krever integrering av ulike kilder til ansattdata. Som et resultat kan organisasjoner forenkle måten den ansatte kan legge inn og få tilgang til sine personlige data på, og forbedre måten HR og annet støttepersonell kan behandle disse endringene på.

Ta for eksempel UltraDent, et selskap med over 1000 ansatte i den globale helsetjenestebransjen. Selskapet prioriterte god kundeservice høyt og var svært nøye med at medarbeidernes relasjoner skulle være minst like sterke. Før selskapet strømlinjeformet rutinene for utgiftshåndtering, opplevde det imidlertid betydelige forsinkelser mellom innlevering av utgifter, utbetaling og rapportering. Det oppdaget også avvik i den finansielle rapporteringen på grunn av manuelle feil og begrenset innsikt i utgiftshåndteringen. Etter å ha tatt tak i denne utfordringen, opplevde UltraDent høyere ansattetilfredsstillelse på grunn av raskere godkjenninger og refusjoner. De fjernet også manuelle feil, etablerte mer pålitelig finansiell rapportering og fikk bedre innsikt i utgiftshåndteringen.

Jitterbit kaller dette en Ansatt-API360 tilnærming, og den inkluderer fire nøkkelkomponenter:

1. Applikasjonskoblinger: App-tilkoblinger gir ferdigbygd og gjenbrukbar tilkobling til et spesifikt endepunkt. Når det gjelder utgiftshåndtering eller andre arbeidsrelaterte funksjoner, kan dette inkludere Workday eller andre populære HRM-systemer. Koblingene deler data og gjør det enklere å samhandle direkte med endepunktets API eller datautvekslingsprotokoller.
2. Integrasjonsoppskrifter: En integrasjonsoppskrift er et enkelt, forhåndsbygd integrasjonsprosjekt som flytter data i én retning mellom lignende objekter på tvers av apper eller systemer. I dette tilfellet kan det være en integrasjon mellom programvare for sporing og rapportering av ansattes utgifter og et lønnssystem.
3. Prosessmaler For å ta det et skritt videre er dette grupper av ferdigbygde, bruksområdestyrte prosjekter som bruker en rekke objekter på tvers av flere applikasjoner eller systemer. Dette kan innebære HR-systemet ditt som et knutepunkt for å håndtere ansettelsesprosessen for ansatte, i tillegg til utgiftshåndtering.
4. Leveringstjenester. Leveringstjenestene er faste, ferdigpakkede professional services-løsninger uten tilpasning. De kan utvide prosessmalene ved å tilpasse dem til flere objekter og sluttpunkter, avhengig av organisasjonens spesifikke behov eller plattformene de har investert i.

Fordeler med integrert utgiftshåndtering

Noen vil kanskje spørre: “hvorfor trenger jeg integrasjon av systemer for utgiftsforvaltning for ansatte– Hva er fordelene fra alle perspektiver? Det er sant at komfort og kjente vaner følger med det å gjøre ting slik man alltid har gjort dem. Men det betyr ikke nødvendigvis at det er best for bedriften – eller for den mentale helsen til HR-ledelsen og de ansatte. Faktisk opplever mange som opplever kraften og enkelheten ved ekte integrasjon av HRM-systemer og -programvare, at de lurer på hvorfor det tok så lang tid å konvertere. Viktige fordeler inkluderer:

• Raskere oppstart for nyansatte
• Raskere og mer effektiv håndtering av eksisterende ansatte via selvbetjeningsmodeller
• Økt produktivitet for HR-ledere med automatiserte utgiftsrapporteringsprosesser
• Økt ansatttilfredshet og moral takket være raskere utbetalingstid
• Økt produktivitet i hele organisasjonen
• Effektiv og mer strategisk bruk av ressurser
• Høyere moral og tilfredshet blant HR-ledere
• Betydelig færre manuelle dataregistreringer, noe som resulterer i færre datafeil
• Redusert turnover på grunn av bedre opplevelser og moral

Integrasjon av Medarbeider 360: Du er nærmere enn du tror

Som du kan se, er det mange potensielle fordeler organisasjoner kan nyte godt av når de implementerer Employee 360-integrasjon for utgiftssporing og -rapportering, i tillegg til bredere HR-ledelse. Vi så tidligere på hvorfor en fremragende medarbeideropplevelse krever effektiv HR-dataforvaltning. I et kommende innlegg vil vi se nærmere på hvordan integrasjoner med Employee 360 HR-systemer kan hjelpe med en annen vanlig utfordring på arbeidsplassen, slik som onboarding og offboarding av ansatte.

I mellomtiden kan du lære hvordan bedrifter som SmartRecruiters og KeyedIn Solutions tok i bruk Employee 360-integrasjoner for å forbedre HR-kapasiteten deres betydelig.