On aika yksinkertaistaa työntekijöiden kulujen hallintaa dataintegraation avulla. Näin teet sen.

Kirjoittanut Greg Belkin, Tuotemarkkinointijohtaja

Katsotaanpa totuus silmiin: työntekijöiden kulujen hallinta voi olla stressaava, monimutkainen ja aikaa vievä prosessi. Se vaatii yleensä useiden kirjanpitojärjestelmien, kuten kulujenhallinnan, henkilöstöhallinnon (HRM) ja palkanlaskennan, yhteensovittamista. Siihen kuuluu myös työntekijöiden palveleminen, jotka odottavat kulukorvaustensa olevan oikeudenmukaisia, oikea-aikaisia ja tarkkoja. Se asettaa kaikille suuria paineita onnistua siinä oikein.

Monille henkilöstöhallinnon alalla koko työntekijöiden kulujen hallintaprosessi on leimattu pakolliseksi pahoista. Sitä pidetään usein jossain, mitä kaikki on tehtävänä, mutta ei kenelläkään haluaa tehdä. Onneksi teknologia on antanut meille mahdollisuuden siirtyä pois laskentataulukoiden manuaalisesta seurannasta ja fyysisten kuititien aikaa vievästä edestakaisesta raportoinnista kohti nykyaikaisia alustoja, sovelluksia ja palveluja. Siihen suhtaudutaan kuitenkin edelleen epäluuloisesti, koska hallinnoitavaa jalkatyötä on paljon. HR-päälliköiden ja muiden asianosaisten on esimerkiksi:

• Luo uusi kulujenhallintatili jokaiselle uudelle työntekijälle. Organisaation valitsemaan kululaskujen hallintajärjestelmään on luotava käyttäjätili. On erittäin tärkeää, että tälle tilille syötetyt tiedot vastaavat sitä, mikä yrityksen HRM-järjestelmään on todennäköisesti jo määritetty, sillä virheille tai poikkeamille ei ole tilaa.
• Pidä tilit ajan tasalla. HR-päälliköiden on päivitettävä työntekijätietojen muutokset (kuten pankkitilitiedot, työntekijän veronpidätysvaatimukset, osoitteenmuutokset jne.) säännöllisesti manuaalisesti useisiin eri järjestelmiin, mikä vie aikaa muilta tärkeiltä tehtäviltä.
• Integroi tili muiden järjestelmien kanssa. Kun kululasku on valmis ja hyväksytty, HR-päälliköiden on varmistettava, että kululaskutiedot tuodaan takaisin HR-järjestelmään heidän valitsemastaan kululaskujen hallintajärjestelmästä palkanmaksua varten.

Nämä vaiheet vaativat useiden tietojärjestelmien yhteensovittamista, mikä hidastaa tuottavuutta ja luo tilaa virheille. Kyse on yksinkertaisesta todennäköisyydestä – mitä useammin työntekijän tiedot täytyy syöttää järjestelmään, sitä enemmän on mahdollisuuksia virheiden tekoon.

Syötä HRM-järjestelmän integrointi

Luokkansa parhaat organisaatiot ymmärtävät tarpeen tarjota työntekijöilleen kuluttajasuuntautunut HR-kokemus. He tietävät, että työntekijöiden kulujen hallinta on keskeinen osa tätä kokemusta, koska se on yksi ensimmäisistä prosesseista, joihin uudet työntekijät tutustuvat liittyessään organisaatioon. Kulujen hallinta on myös kriittinen prosessi saada oikein, koska siihen liittyy rahan takaisinmaksu työntekijöille.

Yksilöinä odotamme tämän prosessin olevan oikea-aikainen ja tarkka, tai muuten työntekijöiden motivaatio kärsii. Sen toteuttaminen oikein ja mahdollisimman vähällä manuaalisella työllä on saavutettavissa oleva tavoite, mutta se edellyttää eri työntekijätietolähteiden integroimista yhteen. Tämän seurauksena organisaatiot voivat virtaviivaistaa sitä, miten työntekijä voi syöttää ja käyttää henkilötietojaan, sekä parantaa tapaa, jolla HR ja muu tukihenkilöstö voivat käsitellä kyseiset muutokset.

Otetaan esimerkiksi UltraDent, yli 1 000 hengen yritys maailmanlaajuisella terveydenhuoltopalvelualalla. Yritys piti erittäin tärkeänä hyvää asiakaspalvelua ja vaati ehdottomasti, että sen työntekijäsuhteet olivat yhtä vahvalla pohjalla. Ennen kulujenhallintaprosessiensa virtaviivaistamista yrityksessä esiintyi kuitenkin merkittäviä viivästyksiä kulujen ilmoittamisen, maksamisen ja raportoinnin välillä. Se havaitsi myös manuaalisista virheistä johtuvia ristiriitaisuuksia talousraportoinnissa sekä rajoitetun näkyvyyden kulujenhallintaan. Tämän haasteen ratkaisemisen jälkeen UltraDent koki työntekijöiden tyytyväisyyden kasvaneen nopeutettujen hyväksyntöjen ja korvausten ansiosta. Yritys poisti myös manuaaliset virheet, loi luotettavamman talousraportoinnin ja paransi kulujenhallinnan näkyvyyttä.

Jitterbit kutsuu tätä nimellä Työntekijäkokemuksen API360 lähestymistapa, ja se sisältää neljä keskeistä osaa:

1. Sovellusliittimet: Sovellusliittokset tarjoavat valmiita ja uudelleenkäytettäviä liitäntöjä tiettyyn päätepisteeseen. Kulunvalvonnan tai muiden työperäisten toimintojen tapauksessa tämä voi sisältää Workday tai muihin suosittuihin HRM-järjestelmiin. Liittimet jakavat tietoa ja helpottavat suoraa vuorovaikutusta päätepisteen API:n tai tiedonsiirtoprotokollien kanssa.
2. Integraatioreseptit: Integraatioresepti on yksi valmis integraatioprojekti, joka siirtää dataa yhteen suuntaan vastaavien kohteiden välillä sovellusten tai järjestelmien yli. Tässä tapauksessa kyseessä voisi olla integraatio työntekijöiden kulujen seuranta- ja raportointiohjelmiston sekä palkanlaskentajärjestelmän välillä.
3. Prosessipohjat Askeleen pidemmälle vietynä nämä ovat ryhmiä valmiita, käyttötapauslähtöisiä projekteja, jotka hyödyntävät useita objekteja useissa eri sovelluksissa tai järjestelmissä. Tämä voi tarkoittaa sitä, että HRM-järjestelmänne toimii keskusorganisaationa työntekijän perehdytysprosessin sekä kulujenhallinnan hoitamisessa.
4. Kuljetuspalvelut. Toimituspalvelut ovat valmiita, ennalta pakattuja professional services-ratkaisuja, joita ei ole räätälöity. Niiden avulla prosessimallit voidaan laajentaa räätälöimällä ne kattamaan uusia kohteita ja päätepisteitä organisaation erityistarpeiden tai sen käyttämien alustojen mukaan.

Integroidun kuluhallinnan edut

Jkut saattavat kysyä, “miksi tarvitsen työntekijöiden kuluhallintajärjestelmien integraatioMitä hyötyä siitä on kaikista näkökulmasta katsottuna?” On totta, että asioiden tekeminen niin kuin ennenkin tuo mukanaan mukavuutta ja tuttavuutta. Se ei kuitenkaan välttämättä tarkoita, että se olisi parasta liiketoiminnalle – tai HR-johdon ja työntekijöiden mielenterveydelle. Itse asiassa monet, jotka kokevat HR-järjestelmien ja -ohjelmistojen aidon integroinnin voiman ja helppouden, kysyvät itseltään, miksi siirtymisessä kesti niin kauan. Keskeisiä hyötyjä ovat:

• Uusien työntekijöiden nopeampi perehdyttäminen
• Nykyisten työntekijöiden nopeampi ja tehokkaampi hallinta itsepalvelumallien avulla
• Henkilöstöpäälliköiden tuottavuuden kasvu automatisoitujen kulunvalvontaprosessien avulla
• Kasvanut työntekijöiden tyytyväisyys ja työmotivaatio nopeutuneen maksunopeuden ansiosta
• Tuottavuuden kasvu koko organisaatiossa
• Resurssien tehokkaampi ja strategisempi käyttö
• HR-päälliköiden parempi työmotivaatio ja tyytyväisyys
• Paljon vähemmän manuaalista tietojen syöttöä, mikä johtaa vähempiin virheisiin tiedoissa
• Pienempi vaihtuvuus parantuneiden kokemusten ja työtyytyväisyyden ansiosta

Työntekijän 360-integraatio: Olet lähempänä kuin luuletkaan

Kuten näkyy, organisaatiot voivat saavuttaa monia mahdollisia hyötyjä ottaessaan käyttöön Employee 360 -integraation kulujen seurantaan ja raportointiin sekä laajempaan HR-hallintaan. Tarkastelimme aiemmin, miksi Luokkansa paras työntekijäkokemus edellyttää tehokasta HR-tiedon hallintaa. Tulevassa julkaisussa tarkastelemme syvällisemmin, kuinka Employee 360 -HR-järjestelmäintegraatiot voivat auttaa ratkaisemaan toisen tyypillisen työpaikan haasteen, kuten työntekijöiden perehdyttämisen ja työsuhteen päättymiseen liittyvät prosessit.

Sillä välin oppi, miten yritykset kuten SmartRecruiters ja KeyedIn Solutions hyödynsi Employee 360 -integraatioita parantaakseen merkittävästi henkilöstöhallinnon valmiuksiaan.