Jitterbit ermöglicht finanzielle Transparenz bei einem branchenführenden Reiseunternehmen

Herausforderung

Disparate Datensätze sowie verzögerte Verkäufe und eine variable Kostenverfolgung führten dazu, dass die monatlichen Ziele verfehlt wurden

Mit Sitz in Großbritannien und Betriebshöfen in Fareham, Worthing, Ringwood und Southampton ist Lucketts Travel der führende Busvermieter und Ausflugsveranstalter der Region. Nach fast 90 Jahren Geschäftstätigkeit wurde das Unternehmen im Jahr 2020 von National Express übernommen und beschäftigt heute über 400 Mitarbeiter sowie verwaltet eine Flotte von mehr als 150 Fahrzeugen. Lucketts Travel ist Teil der Lucketts Holdings, zu denen auch die an der Südküste ansässigen Betreiber Worthing Coaches, Coliseum Coaches, Solent Coaches und Mortons Travel Limited gehören.

Tony Lawman, der Geschäftsführer von Lucketts Travel, wünschte sich eine wöchentliche Gewinn- und Verlustrechnung, um Umsätze und variable Kosten näher an der Echtzeit verfolgen und Budgetabweichungen, Kosten sowie die Nettomarge identifizieren zu können. Dies sollte es ermöglichen, noch während des laufenden Zeitraums Maßnahmen zur Behebung von Problemen zu ergreifen und sicherzustellen, dass die monatlichen Ziele erreicht werden.

Vor Jitterbit waren diese Berichte nur am Monatsende verfügbar – und das auch erst nach dem Herunterladen mehrerer Berichte aus verschiedenen Systemen sowie dem anschließenden Konvertieren und Konsolidieren dieser unterschiedlichen Datensätze.

Zum Beispiel waren die direkten Personalkosten erst nach der Gehaltsabrechnung bekannt. Die Situation wurde dadurch erschwert, dass einige Ergebnisse in Tabellenkalkulationen erfasst wurden, die sich nur schwer gemeinsam nutzen oder aktualisieren ließen. Dies bedeutete jeden Monat tagelange intensive Arbeit für die Finanzabteilung.

Lösung

Jitterbits App Builder wurde aufgrund seiner Low-Code-Entwicklungs- und Integrationsfunktionen ausgewählt

Die Low-Code-Lösung application development von Jitterbit, App Builder, ermöglichte es dem Team, eine eigene Finanz- und Buchhaltungsanwendung zu entwickeln. Anstatt wichtige Finanzdaten wie monatliche Budgets in Tabellenkalkulationen zu verwalten, werden die Budgets nun in einer sicheren relationalen Datenbank innerhalb von App Builder verwaltet, die diese Budgets automatisch tagesgenau für jeden Geschäftsbereich und jede Kategorie zuweist. Diese Budgetzuweisungen lassen sich dann leicht anpassen, um saisonalen Schwankungen wie Feiertagen oder Spitzenzeiten Rechnung zu tragen.

Mithilfe der Integrationsfunktionen von App Builder gelang es der neuen Anwendung, wichtige Betriebs- und Finanzdaten aus sechs verschiedenen Systemen – darunter Fahrpläne für Busbuchungen, Fahrereinträge im Fahrtenschreiber, Rechnungen zum Kraftstoffverbrauch, Fahrzeugwartungsprotokolle und vieles mehr – zu bündeln, um die variablen Umsatz- und Kostenkategorien tagesgenau zu berechnen.

Diese Umsätze und Kosten werden anschließend mit den täglichen Budgetkategorien abgeglichen, was zu einer präzisen und aktuellen Budgetabweichungsanalyse führt. Da App Builder diese Daten relational speichert und anzeigt, können Finanzkennzahlen in einer einzigen, intuitiven Benutzeroberfläche dargestellt werden, die verschiedene Detailebenen für eine präzisere Gewinn- und Verlustrechnung nach Kategorie oder Unterkategorie bietet.

”Ich war gerade dabei, einen Finanzberater zu beauftragen, der wöchentliche Gewinn- und Verlustrechnungen (P&Ls) erstellen sollte. Stattdessen konnten wir diese Kosten durch den Einsatz von App Builder einsparen.“
Tony Lawman, Geschäftsführer, Lucketts Travel

Ergebnis

Mehr finanzielle Transparenz und weniger Tage für manuelle Arbeit ermöglichten es dem Team, sich auf veränderte Branchenbedingungen zu konzentrieren

Dank der von App Builder gebotenen finanziellen Transparenz konnte Lucketts Travel die sich ständig ändernden Bedingungen in der Reisebranche erkennen und sich darauf einstellen. Zudem entfiel der manuelle Aufwand, der früher erforderlich war, um das gleiche Analyseergebnis zu erzielen.

Nach der Entwicklung und Einführung der Finanz- und Buchhaltungs-App ging das Team daran, mehr als zehn weitere Anwendungen zur Verwaltung ihres Unternehmens zu erstellen, darunter eine App für Sicherheit und Compliance sowie eine App für Zeiterfassung und Personalwesen (Gehaltsabrechnung).