Jitterbit möjliggör ekonomisk synlighet hos ett branschledande reseföretag

Utmaning

Olika datauppsättningar, tillsammans med försenad försäljning och spårning av rörliga kostnader, gjorde att månatliga mål missades

Lucketts Travel är verksamt från Storbritannien, med depåer i Fareham, Worthing, Ringwood och Southampton, och är områdets ledande bussuthyrnings- och utflyktsoperatör. Efter nästan 90 års verksamhet förvärvades företaget av National Express 2020, och det sysselsätter nu över 400 anställda och förvaltar en flotta på mer än 150 fordon. Lucketts Travel är en del av Lucketts Holdings, som också äger South Coast-operatörerna Worthing Coaches, Coliseum Coaches, Solent Coaches och Mortons Travel Limited.

Lucketts Travel Managing Director Tony Lawman ville ha en veckovis resultaträkning så att han kunde spåra försäljning och rörliga kostnader närmare realtid och identifiera budgetavvikelser, kostnader och nettomarginal. Detta skulle göra det möjligt att vidta åtgärder under perioden för att lösa problem och säkerställa att månatliga mål uppfylldes.

Före Jitterbit var dessa rapporter endast tillgängliga i slutet av månaden - och först efter att ha laddat ner flera rapporter från flera olika system, sedan konverterat och konsoliderat dessa olika datauppsättningar.

Till exempel var de anställdas direkta kostnader kända först när lönen beräknades. Det komplicerade problemet var att vissa resultat spårades i kalkylblad som inte var lätt att dela eller uppdatera. Detta motsvarade dagar av intensivt arbete från ekonomiavdelningen varje månad.

Lösning

Jitterbit's App Builder valdes ut för sina lågkodsutvecklings- och integrationsmöjligheter

Jitterbits applikationsutvecklingslösning med låg kod, App Builder, bemyndigade teamet att bygga sin egen ekonomi- och redovisningsapplikation. Istället för att hantera viktig ekonomisk information som månadsbudgetar i kalkylblad, hanteras budgetar nu i en säker relationsdatabas inom App Builder, som automatiskt allokerar dessa budgetar per dag för varje division och kategori. Dessa budgettilldelningar kan sedan enkelt modifieras för att passa säsongsanpassningar, såsom helgdagar eller högsäsong.

Använda App Builders integrationsmöjligheter kunde den nya applikationen integrera nyckeloperationer och finansiell data från sex olika system – inklusive bussbokningsscheman, förarens färdskrivare, fakturor för bränsleförbrukning, loggar för fordonsunderhåll och mer – för att hjälpa till att beräkna de variabla försäljnings- och kostnadskategorierna ner till dagen.

Dessa försäljningar och kostnader jämförs sedan med dagliga budgetkategorier, vilket resulterar i en korrekt, uppdaterad budgetavvikelseanalys. Eftersom App Builder lagrar och visar dessa data på ett relationellt sätt, kan finansiella mätvärden visas i ett enda intuitivt användargränssnitt, som erbjuder flera grader av granularitet för mer exakt P&L-rapportering per kategori eller underkategori.

Jag var på väg att anlita en finansiell konsult för att skapa veckovisa vinst- och förlustrapporter (P&Ls). Istället sparade vi denna kostnad genom att använda App Builder. "
Tony Lawman, verkställande direktör, Lucketts Travel

Resultat

Mer ekonomisk transparens och färre dagar som spenderades på manuellt arbete gjorde att teamet kunde fokusera på förändrade branschförhållanden

Den finansiella insyn som erbjuds av App Builder har gjort det möjligt för Lucketts Travel att identifiera och anpassa sig till de ständigt föränderliga förhållandena i resebranschen. Det eliminerade också de dagar av manuell ansträngning som tidigare krävdes för att uppnå samma analysnivå.

Efter att ha byggt och lanserat appen Finance & Accounting fortsatte teamet med att skapa mer än tio andra applikationer för att hantera sin verksamhet, inklusive en Safety and Compliance och Time and Attendence (Payroll Processing) app.