Jitterbit möjliggör finansiell insyn hos ett branschledande reseföretag

Utmaning

Olikartade datauppsättningar, tillsammans med fördröjd försäljning och rörlig kostnadsspårning, ledde till att månatliga mål missades

Lucketts Travel är regionens ledande bussuthyrnings- och utflyktsarrangör med verksamhet i Storbritannien och depåer i Fareham, Worthing, Ringwood och Southampton. Efter nästan 90 års verksamhet förvärvades företaget av National Express 2020, och det har nu över 400 anställda samt en vagnpark på mer än 150 fordon. Lucketts Travel ingår i Lucketts Holdings, som även äger sydkustföretagen Worthing Coaches, Coliseum Coaches, Solent Coaches och Mortons Travel Limited.

Lucketts Travels verkställande direktör Tony Lawman ville ha en veckovis resultaträkning för att kunna följa upp försäljning och rörliga kostnader närmare realtid, samt identifiera budgetavvikelser, kostnader och nettovinstmarginal. Detta skulle göra det möjligt att vidta åtgärder mitt i perioden för att komma till rätta med problem och säkerställa att månadsmålen uppfylldes.

Innan Jitterbit fanns dessa rapporter bara tillgängliga vid månadsskiftet – och först efter att flera rapporter laddats ner från flera olika system, för att sedan konvertera och konsolidera dessa spridda datauppsättningar.

Till exempel var de direkta personalkostnaderna kända först när lönen beräknades. Problemet förvärrades av att vissa resultat spårades i kalkylblad som inte var lätta att dela eller uppdatera. Detta innebar flera dagar av intensivt arbete för ekonomiavdelningen varje månad.

Lösning

Jitterbits App Builder valdes ut tack vare sina funktioner för low-code-utveckling och integration

Jitterbits low-code-lösning application development, App Builder, gjorde det möjligt för teamet att utveckla sin egen applikation för ekonomi och redovisning. I stället för att hantera viktig finansiell information, såsom månadsbudgetar, i kalkylark hanteras budgetarna nu i en säker relationsdatabas inom App Builder, som automatiskt fördelar dessa budgetar per dag för varje avdelning och kategori. Dessa budgetfördelningar kan sedan enkelt justeras för att ta hänsyn till säsongsvariationer, såsom helgdagar eller högsäsonger.

Med hjälp av App Builder:s integrationsfunktioner kunde den nya applikationen sammanföra viktiga drifts- och finansiella data från sex olika system – däribland bokningsscheman för bussar, förarnas färdskrivaruppgifter, fakturor för bränsleförbrukning, underhållsloggar för fordon och mycket mer – för att underlätta beräkningen av de rörliga försäljnings- och kostnadskategorierna ned till dagsnivå.

Dessa intäkter och kostnader jämförs sedan med de dagliga budgetkategorierna, vilket resulterar i en exakt och aktuell analys av budgetavvikelser. Eftersom App Builder lagrar och visar dessa data på ett relationsbaserat sätt kan finansiella nyckeltal visas i ett enda intuitivt användargränssnitt, vilket erbjuder flera nivåer av detaljering för mer precis resultaträkningsrapportering per kategori eller underkategori.

”Jag var på väg att anlita en finansiell rådgivare för att ta fram veckovisa resultaträkningar (P&L). Istället sparade vi in den kostnaden genom att använda App Builder.”
Tony Lawman, verkställande direktör, Lucketts Travel

Resultat

Större finansiell transparens och färre dagar ägnade åt manuellt arbete gjorde det möjligt för teamet att fokusera på förändrade branschförhållanden

Den ekonomiska insyn som App Builder erbjuder har gjort det möjligt för Lucketts Travel att identifiera och anpassa sig till de ständigt föränderliga förhållandena inom resebranschen. Det har också gjort det möjligt att slippa det manuella arbete som tidigare krävdes för att uppnå samma analysnivå.

Efter att ha byggt och lanserat appen för ekonomi och bokföring fortsatte teamet med att skapa mer än tio andra applikationer för att hantera sin verksamhet, inklusive en app för säkerhet och regelefterlevnad samt tid och närvaro (lönehantering).