Jitterbit améliore la visibilité financière d'une entreprise de voyage leader de son secteur

Défi

Des ensembles de données hétérogènes, ainsi qu'un suivi différé des ventes et des coûts variables, entraînaient le non-respect des objectifs mensuels.

Basée au Royaume-Uni avec des dépôts à Fareham, Worthing, Ringwood et Southampton, Lucketts Travel est le principal opérateur de location de autocars et d'excursions de la région. Après près de 90 ans d'activité, l'entreprise a été rachetée par National Express en 2020. Elle emploie aujourd'hui plus de 400 salariés et gère une flotte de plus de 150 véhicules. Lucketts Travel fait partie de Lucketts Holdings, qui possède également les autocaristes de la côte sud Worthing Coaches, Coliseum Coaches, Solent Coaches et Mortons Travel Limited.

Le directeur général de Lucketts Travel, Tony Lawman, souhaitait un compte de résultat hebdomadaire afin de pouvoir suivre les ventes et les coûts variables de plus près en temps réel, et d'identifier les écarts budgétaires, les coûts et la marge nette. Cela permettrait de prendre des mesures en cours de période pour résoudre les problèmes et s'assurer que les objectifs mensuels étaient atteints.

Avant Jitterbit, ces rapports n'étaient disponibles qu'à la fin du mois, et ce, uniquement après avoir téléchargé de multiples rapports provenant de plusieurs systèmes différents, puis converti et consolidé ces ensembles de données hétérogènes.

Par exemple, ce n'est qu'au moment du calcul de la paie que les coûts directs des employés étaient connus. Le problème était compliqué par le fait que certains résultats étaient suivis dans des feuilles de calcul qui n'étaient ni facilement partagées ni mises à jour. Cela équivalait à des jours de travail intensif de la part du département des finances chaque mois.

Solution

La solution App Builder de Jitterbit a été choisie pour ses capacités de développement « low-code » et d’intégration.

La solution « low-code » application development de Jitterbit, baptisée App Builder, a permis à l’équipe de développer sa propre application de gestion financière et comptable. Au lieu de gérer des informations financières essentielles telles que les budgets mensuels dans des feuilles de calcul, les budgets sont désormais gérés dans une base de données relationnelle sécurisée au sein de App Builder, qui répartit automatiquement ces budgets par jour pour chaque division et chaque catégorie. Ces affectations budgétaires peuvent ensuite être facilement modifiées pour tenir compte des ajustements saisonniers, tels que les jours fériés ou les périodes de forte activité.

Grâce aux fonctionnalités d'intégration de App Builder, la nouvelle application a permis de regrouper les données opérationnelles et financières clés issues de six systèmes différents — notamment les plannings de réservation des autocars, les relevés de tachygraphe des conducteurs, les factures de consommation de carburant, les registres d'entretien des véhicules, etc. — afin de faciliter le calcul, au jour près, des catégories de chiffre d'affaires et de coûts variables.

Ces ventes et ces coûts sont ensuite comparés aux catégories budgétaires quotidiennes, ce qui permet d'obtenir une analyse précise et actualisée des écarts budgétaires. Comme App Builder stocke et affiche ces données de manière relationnelle, les indicateurs financiers peuvent être présentés dans une interface utilisateur unique et intuitive, qui offre plusieurs niveaux de granularité pour un reporting plus précis du compte de résultat par catégorie ou sous-catégorie.

” J'étais sur le point de faire appel à un consultant en gestion financière pour établir des comptes de résultats hebdomadaires (P&L). Au lieu de cela, nous avons économisé ce coût en utilisant App Builder. »
Tony Lawman, directeur général de Lucketts Travel

Résultat

Une plus grande transparence financière et moins de jours passés sur des tâches manuelles ont permis à l'équipe de se concentrer sur l'évolution des conditions du secteur

La transparence financière offerte par App Builder a permis à Lucketts Travel d’identifier les conditions en constante évolution du secteur du voyage et de s’y adapter. Elle a également permis d’éliminer les journées de travail manuel auparavant nécessaires pour obtenir le même niveau d’analyse.

Après avoir conçu et lancé l'application Finance & Comptabilité, l'équipe a créé plus de dix autres applications pour gérer son activité, notamment une application de Sécurité et Conformité et une application de Gestion du temps et des présences (traitement de la paie).