Jitterbit giver økonomisk indsigt hos et brancheførende rejseselskab

Udfordring

Forskelligartede datasæt samt forsinket sporing af salg og variable omkostninger medførte, at månedlige målsætninger blev misset

Med base i Storbritannien og depoter i Fareham, Worthing, Ringwood og Southampton er Lucketts Travel områdets førende udbyder af busturudlejning og udflugter. Efter næsten 90 års drift blev virksomheden opkøbt af National Express i 2020, og den beskæftiger nu over 400 medarbejdere og administrerer en flåde på mere end 150 køretøjer. Lucketts Travel er en del af Lucketts Holdings, som også ejer sydkystoperatørerne Worthing Coaches, Coliseum Coaches, Solent Coaches og Mortons Travel Limited.

Lucketts Travels administrerende direktør, Tony Lawman, ønskede et ugentligt driftsregnskab (P&L), så han kunne følge salg og variable omkostninger tættere på realtid og identificere budgetafvigelser, omkostninger og nettobavance. Dette ville gøre det muligt at handle midt i perioden for at løse problemer og sikre, at de månedlige mål blev nået.

Før Jitterbit var disse rapporter kun tilgængelige ved månedens udgang — og først efter download af flere rapporter fra forskellige systemer, for derefter at konvertere og konsolidere disse uensartede datasæt.

For eksempel var medarbejdernes direkte omkostninger først kendt, når lønnen blev beregnet. Problemet blev yderligere kompliceret af, at nogle resultater blev sporet i regneark, som ikke var lette at dele eller opdatere. Dette svarede til dages intensivt arbejde for økonomiafdelingen hver måned.

Løsning

Jitterbits App Builder blev valgt på grund af sine muligheder for low-code-udvikling og integration

Jitterbits low-code-løsning application development, App Builder, gav teamet mulighed for at udvikle deres egen applikation til økonomi og regnskab. I stedet for at administrere vigtige økonomiske oplysninger som månedlige budgetter i regneark, administreres budgetterne nu i en sikker relationsdatabase i App Builder, som automatisk fordeler disse budgetter på dagsbasis for hver afdeling og kategori. Disse budgetfordelinger kan derefter nemt ændres for at tage højde for sæsonmæssige justeringer, såsom helligdage eller spidsbelastningsperioder.

Ved hjælp af App Builder’s integrationsfunktioner kunne den nye applikation integrere vigtige drifts- og økonomiske data fra seks forskellige systemer — herunder køreplaner for busafgange, chaufførernes fartskriveroptegnelser, fakturaer for brændstofforbrug, vedligeholdelseslogbøger for køretøjer og meget mere — for dermed at kunne beregne de variable salgs- og omkostningskategorier ned til den enkelte dag.

Disse omsætningstal og omkostninger sammenlignes derefter med de daglige budgetkategorier, hvilket resulterer i en præcis og opdateret analyse af budgetafvigelser. Da App Builder lagrer og viser disse data på en relationsbaseret måde, kan finansielle nøgletal vises i en enkelt, intuitiv brugergrænseflade, der tilbyder flere detaljeringsniveauer for en mere præcis resultatopgørelse efter kategori eller underkategori.

”Jeg var lige ved at ansætte en finansiel konsulent til at udarbejde ugentlige resultatopgørelser (P&L’er). I stedet sparede vi denne udgift ved at bruge App Builder.«
Tony Lawman, administrerende direktør, Lucketts Travel

Resultat

Større finansiel gennemsigtighed og færre dage brugt på manuelt arbejde gjorde det muligt for teamet at fokusere på at ændre brancherelaterede forhold

Den økonomiske gennemsigtighed, som App Builder tilbyder, har gjort det muligt for Lucketts Travel at identificere og tilpasse sig de stadigt skiftende forhold i rejsebranchen. Det har desuden fjernet det manuelle arbejde, der tidligere var nødvendigt for at opnå det samme analyseniveau.

Efter at have bygget og lanceret appen til økonomi og regnskab gik holdet videre med at skabe mere end ti andre applikationer til at styre deres forretning, herunder en app til sikkerhed og overholdelse samt en app til tidsregistrering og fremmøde (lønbehandling).