Jitterbit Permite Visibilidad Financiera en una Empresa Líder en Viajes de la Industria

Desafío

Los conjuntos de datos dispares, junto con el retraso en el seguimiento de las ventas y los costos variables, provocaban que no se alcanzaran las metas mensuales.

Operando desde el Reino Unido, con centros en Fareham, Worthing, Ringwood y Southampton, Lucketts Travel es el principal operador de alquiler de autobuses y excursiones de la zona. Tras casi 90 años de funcionamiento, la empresa fue adquirida por National Express en 2020, y ahora cuenta con más de 400 empleados y gestiona una flota de más de 150 vehículos. Lucketts Travel forma parte de Lucketts Holdings, que también es propietaria de los operadores de la costa sur Worthing Coaches, Coliseum Coaches, Solent Coaches y Mortons Travel Limited.

El director general de Lucketts Travel, Tony Lawman, quería un estado de pérdidas y ganancias semanal para poder rastrear las ventas y los costos variables de manera más cercana al tiempo real, e identificar las variaciones presupuestarias, los costos y el margen neto. Esto permitiría tomar medidas a mitad del período para abordar los problemas y garantizar que se cumplieran las metas mensuales.

Antes de Jitterbit, estos informes solo estaban disponibles al final del mes, y solo después de descargar múltiples informes de varios sistemas diferentes, para luego convertir y consolidar esos conjuntos de datos dispares.

Por ejemplo, solo cuando se calculaba la nómina se conocían los costos directos de los empleados. El problema se complicaba porque algunos resultados se registraban en hojas de cálculo que no eran fáciles de compartir o actualizar. Esto equivalía a días de trabajo intensivo por parte del departamento de finanzas todos los meses.

Solución

Se eligió el modelo App Builder de Jitterbit por sus capacidades de desarrollo e integración con poco código

La solución de bajo código application development de Jitterbit, App Builder, le permitió al equipo desarrollar su propia aplicación de finanzas y contabilidad. En lugar de administrar información financiera vital, como los presupuestos mensuales, en hojas de cálculo, ahora los presupuestos se administran en una base de datos relacional segura dentro de App Builder, la cual asigna automáticamente estos presupuestos por día para cada división y categoría. Estas asignaciones presupuestarias pueden modificarse fácilmente para adaptarse a ajustes estacionales, como días festivos o períodos de mayor actividad.

Gracias a las capacidades de integración de App Builder, la nueva aplicación logró integrar operaciones clave y datos financieros de seis sistemas diferentes —entre ellos, los horarios de reservación de autocares, los registros del tacógrafo de los conductores, las facturas de consumo de combustible, los registros de mantenimiento de vehículos y más— para ayudar a calcular las categorías variables de ventas y costos con precisión diaria.

A continuación, estas ventas y costos se comparan con las categorías presupuestarias diarias, lo que da como resultado un análisis preciso y actualizado de las desviaciones presupuestarias. Dado que App Builder almacena y presenta estos datos de manera relacional, las métricas financieras pueden mostrarse en una única interfaz de usuario intuitiva, la cual ofrece varios niveles de detalle para generar informes de pérdidas y ganancias más precisos por categoría o subcategoría.

Estaba a punto de contratar a un consultor financiero de gestión para que elaborara informes semanales de ganancias y pérdidas (P&L). En cambio, nos ahorramos ese gasto al usar App Builder.”
Tony Lawman, Director General, Lucketts Travel

Resultado

Una mayor transparencia financiera y menos días dedicados al trabajo manual permitieron al equipo centrarse en las cambiantes condiciones de la industria

La transparencia financiera que ofrece App Builder le ha permitido a Lucketts Travel identificar y adaptarse a las condiciones siempre cambiantes de la industria de viajes. Además, eliminó los días de trabajo manual que antes se necesitaban para lograr el mismo nivel de análisis.

Después de crear y lanzar la aplicación de Finanzas y Contabilidad, el equipo pasó a crear más de diez aplicaciones adicionales para administrar su negocio, incluidas una aplicación de Seguridad y Cumplimiento y otra de Control de Asistencia y Horarios (Procesamiento de Nómina).