Jitterbit maakt financiële zichtbaarheid mogelijk bij een toonaangevende reisorganisatie Company

Met de kracht van low-code applicatieontwikkeling heeft Lucketts Travel in drie weken tijd een oplossing gebouwd en dagenlang handmatig werk geëlimineerd.

Uitdaging

Verschillende datasets, samen met vertraagde tracking van verkopen en variabele kosten, zorgden ervoor dat maandelijkse doelstellingen niet werden gehaald

Lucketts Travel, opererend vanuit Groot-Brittannië, met depots in Fareham, Worthing, Ringwood en Southampton, is de grootste touringcarverhuur- en excursieorganisatie in de regio. Na bijna 90 jaar actief te zijn geweest, is de company werd in 2020 overgenomen door National Express en heeft nu ruim 400 medewerkers in dienst en beheert een wagenpark van meer dan 150 voertuigen. Lucketts Travel is onderdeel van Lucketts Holdings, die ook eigenaar is van de South Coast-operators Worthing Coaches, Coliseum Coaches, Solent Coaches en Mortons Travel Limited.

Lucketts Travel Managing Director Tony Lawman wilde een wekelijkse P&L, zodat hij de verkoop- en variabele kosten dichter bij realtime kon volgen en budgetafwijkingen, kosten en nettomarge kon identificeren. Hierdoor kunnen halverwege de periode acties worden ondernomen om problemen aan te pakken en ervoor te zorgen dat de maandelijkse doelstellingen worden gehaald.

Vóór Jitterbit waren deze rapporten alleen beschikbaar aan het einde van de maand – en alleen na het downloaden van meerdere rapporten van verschillende systemen, en vervolgens het converteren en consolideren van die ongelijksoortige datasets.

Zo waren de directe personeelskosten pas bekend toen de loonsom werd berekend. Wat het probleem ingewikkelder maakte, was dat sommige resultaten werden bijgehouden in spreadsheets die niet gemakkelijk konden worden gedeeld of bijgewerkt. Dit kwam neer op dagen intensief werk van de financiële afdeling per maand.

Het resultaat

Jitterbit's Vinyl werd geselecteerd vanwege zijn low-code ontwikkelings- en integratiemogelijkheden

Jitterbit's low-code applicatie-ontwikkelingsoplossing, Vinyl, stelde het team in staat hun eigen financiële en boekhoudapplicatie te bouwen. In plaats van het beheren van essentiële financiële informatie zoals maandelijkse budgetten in spreadsheets, worden budgetten nu beheerd in een beveiligde relationele database Vinyl, die deze budgetten automatisch per dag toewijst aan elke divisie en categorie. Deze budgettoewijzingen kunnen vervolgens eenvoudig worden aangepast aan seizoensaanpassingen, zoals vakanties of piekperioden.

gebruik VinylDankzij de integratiemogelijkheden kon de nieuwe applicatie belangrijke operationele en financiële gegevens uit zes verschillende systemen integreren – waaronder boekingsschema's voor touringcars, tachograafgegevens van chauffeurs, facturen voor brandstofverbruik, logboeken voor voertuigonderhoud en meer – om de variabele verkoop- en kostencategorieën te helpen berekenen. tot op de dag.

Deze verkopen en kosten worden vervolgens vergeleken met dagelijkse budgetcategorieën, wat resulteert in een nauwkeurige, actuele analyse van de budgetafwijkingen. Sinds Vinyl Door deze gegevens op een relationele manier op te slaan en weer te geven, kunnen financiële statistieken worden weergegeven in één intuïtieve gebruikersinterface, die verschillende graden van granulariteit biedt voor nauwkeurigere winst- en verliesrapportage per categorie of subcategorie.

Resultaat

Dankzij meer financiële transparantie en minder dagen besteed aan handmatig werk kon het team zich concentreren op de veranderende omstandigheden in de sector

De financiële transparantie geboden door Vinyl heeft Lucketts Travel in staat gesteld de steeds veranderende omstandigheden in de reisindustrie te identificeren en zich eraan aan te passen. Het elimineerde ook de dagen van handmatige inspanning die voorheen nodig waren om hetzelfde analyseniveau te bereiken.

Na het bouwen en lanceren van de Finance & Accounting-app, ging het team door met het maken van meer dan tien andere applicaties om hun bedrijf te beheren, waaronder een app voor Veiligheid en Compliance en Tijd- en aanwezigheidsregistratie (Payroll Processing).