Jitterbit Zorgt voor Financiële Transparantie bij een Toonaangevend Reisbedrijf

Uitdaging

Versnipperde datasets, samen met vertraagde verkoop- en variabele kostenregistratie, zorgden ervoor dat maandelijkse doelstellingen werden gemist

Opererend vanuit het VK, met depots in Fareham, Worthing, Ringwood en Southampton, is Lucketts Travel de toonaangevende touringcar- en excursieonderneming in de regio. Na bijna 90 jaar te hebben geopereerd, werd het bedrijf in 2020 overgenomen door National Express en heeft het nu meer dan 400 werknemers in dienst en beheert het een vloot van meer dan 150 voertuigen. Lucketts Travel maakt deel uit van Lucketts Holdings, dat tevens eigenaar is van de Zuid-Kust vervoerders Worthing Coaches, Coliseum Coaches, Solent Coaches en Mortons Travel Limited.

Tony Lawman, algemeen directeur van Lucketts Travel, wilde een wekelijkse W&V-rekening (winst- en verliesrekening) zodat hij de omzet en variabele kosten dichter bij real-time kon volgen en budgetafwijkingen, kosten en de nettowargeven kon identificeren. Dit zou het mogelijk maken om halverwege de periode actie te ondernemen om problemen aan te pakken en ervoor te zorgen dat de maandelijkse doelstellingen werden behaald.

Vóór Jitterbit waren deze rapporten alleen beschikbaar aan het einde van de maand — en pas na het downloaden van meerdere rapporten uit verschillende systemen, en het vervolgens converteren en consolideren van die uiteenlopende datasets.

Bijvoorbeeld, pas toen de loonadministratie werd berekend, waren de directe personeelskosten bekend. Het probleem werd gecompliceerd doordat sommige resultaten werden bijgehouden in spreadsheets die niet gemakkelijk konden worden gedeeld of bijgewerkt. Dit stond gelijk aan dagen van intensieve arbeid door de financiële afdeling elke maand.

Oplossing

De App Builder van Jitterbit werd gekozen vanwege zijn mogelijkheden op het gebied van low-code-ontwikkeling en -integratie

Dankzij de low-code application development-oplossing van Jitterbit, App Builder, kon het team zijn eigen applicatie voor financiën en boekhouding bouwen. In plaats van essentiële financiële informatie, zoals maandelijkse budgetten, in spreadsheets te beheren, worden deze budgetten nu beheerd in een beveiligde relationele database binnen App Builder, die deze budgetten automatisch per dag toewijst aan elke divisie en categorie. Deze budgettoewijzingen kunnen vervolgens eenvoudig worden aangepast om rekening te houden met seizoensgebonden schommelingen, zoals feestdagen of piekperiodes.

Dankzij de integratiemogelijkheden van App Builder kon de nieuwe applicatie belangrijke operationele en financiële gegevens uit zes verschillende systemen samenbrengen — waaronder boekingsschema’s voor touringcars, tachograafgegevens van chauffeurs, facturen voor brandstofverbruik, onderhoudslogboeken van voertuigen en meer — om zo de variabele omzet- en kostencategorieën tot op de dag nauwkeurig te berekenen.

Deze omzetcijfers en kosten worden vervolgens vergeleken met de dagelijkse begrotingscategorieën, wat resulteert in een nauwkeurige, actuele analyse van de begrotingsafwijkingen. Aangezien App Builder deze gegevens op relationele wijze opslaat en weergeeft, kunnen financiële kengetallen worden weergegeven in één intuïtieve gebruikersinterface, die verschillende niveaus van gedetailleerdheid biedt voor een nauwkeurigere winst- en verliesrapportage per categorie of subcategorie.

Ik stond op het punt een financieel managementadviseur in te huren om wekelijkse winst- en verliesrekeningen (P&L’s) op te stellen. In plaats daarvan hebben we deze kosten bespaard door gebruik te maken van App Builder.”
Tony Lawman, Algemeen Directeur, Lucketts Travel

Uitkomst

Dankzij meer financiële transparantie en minder dagen besteed aan handmatig werk kon het team zich richten op veranderende marktomstandigheden

Dankzij de financiële transparantie die App Builder biedt, heeft Lucketts Travel de steeds veranderende omstandigheden in de reisbranche kunnen onderkennen en zich daarop kunnen aanpassen. Bovendien is hiermee een einde gekomen aan de dagenlange handmatige inspanningen die voorheen nodig waren om hetzelfde analyseniveau te bereiken.

Na het bouwen en lanceren van de Finance & Accounting-app, ging het team verder met het creëren van meer dan tien andere applicaties om hun bedrijf te beheren, waaronder een Safety and Compliance- en een Time and Attendance-app (salarisadministratie).