Jitterbit Proporciona Visibilidade Financeira em uma Empresa de Viagens Líder no Setor

Desafio

Conjuntos de dados desconexos, juntamente com o atraso nas vendas e o rastreamento de custos variáveis, estavam fazendo com que as metas mensais fossem perdidas

Operando a partir do Reino Unido, com garagens em Fareham, Worthing, Ringwood e Southampton, a Lucketts Travel é a principal operadora de fretamento de ônibus e excursões da região. Após quase 90 anos de funcionamento, a empresa foi adquirida pela National Express em 2020, e hoje emprega mais de 400 funcionários e gerencia uma frota de mais de 150 veículos. A Lucketts Travel faz parte da Lucketts Holdings, que também é proprietária das operadoras da Costa Sul Worthing Coaches, Coliseum Coaches, Solent Coaches e Mortons Travel Limited.

O diretor-gerente da Lucketts Travel, Tony Lawman, queria um DRE semanal para poder acompanhar as vendas e os custos variáveis em tempo mais próximo do real, e identificar variações orçamentárias, custos e margem líquida. Isso permitiria que ações fossem tomadas no meio do período para resolver problemas e garantir que as metas mensais fossem atingidas.

Antes do Jitterbit, esses relatórios só ficavam disponíveis no final do mês — e apenas após baixar vários relatórios de diversos sistemas diferentes, para depois converter e consolidar esses conjuntos de dados heterogêneos.

Por exemplo, apenas quando a folha de pagamento era calculada é que os custos diretos dos funcionários eram conhecidos. O problema era complicá-lo o fato de que alguns resultados eram rastreados em planilhas que não eram facilmente compartilhadas ou atualizadas. Isso equivalia a dias de trabalho intenso do departamento financeiro todos os meses.

Solução

O App Builder da Jitterbit foi escolhido por seus recursos de desenvolvimento e integração com pouca programação

A solução low-code application development da Jitterbit, App Builder, permitiu que a equipe desenvolvesse seu próprio aplicativo de Finanças e Contabilidade. Em vez de gerenciar informações financeiras essenciais, como orçamentos mensais, em planilhas, os orçamentos agora são gerenciados em um banco de dados relacional seguro dentro do App Builder, que aloca automaticamente esses orçamentos por dia para cada divisão e categoria. Essas alocações orçamentárias podem então ser facilmente modificadas para acomodar ajustes sazonais, como feriados ou períodos de pico.

Utilizando os recursos de integração do App Builder, o novo aplicativo conseguiu integrar operações-chave e dados financeiros de seis sistemas diferentes — incluindo horários de reservas de ônibus, registros do tacógrafo dos motoristas, notas fiscais de consumo de combustível, registros de manutenção de veículos e muito mais — para ajudar a calcular as categorias variáveis de vendas e custos com precisão diária.

Essas vendas e custos são então comparados às categorias do orçamento diário, resultando em uma análise precisa e atualizada dos desvios orçamentários. Como o App Builder armazena e exibe esses dados de forma relacional, as métricas financeiras podem ser apresentadas em uma única interface de usuário intuitiva, que oferece vários níveis de granularidade para relatórios mais precisos de lucros e perdas por categoria ou subcategoria.

Eu estava prestes a contratar um consultor financeiro de gestão para elaborar relatórios semanais de lucros e perdas (P&Ls). Em vez disso, economizamos esse custo utilizando o App Builder.”
Tony Lawman, Diretor-Geral, Lucketts Travel

Resultado

Mais transparência financeira e menos dias gastos em trabalho manual permitiram que a equipe se focasse em mudar as condições da indústria

A transparência financeira proporcionada pelo App Builder permitiu que a Lucketts Travel identificasse e se adaptasse às condições em constante mudança do setor de viagens. Além disso, eliminou os dias de trabalho manual anteriormente necessários para alcançar o mesmo nível de análise.

Após criar e lançar o aplicativo de Finanças e Contabilidade, a equipe passou a criar mais de dez outros aplicativos para gerenciar seus negócios, incluindo um aplicativo de Segurança e Conformidade e de Controle de Ponto e Frequência (Processamento de Folha de Pagamento).