Jitterbit muliggjør økonomisk synlighet hos et bransjeledende reiseselskap

Utfordring

Ulike datasett, sammen med forsinket salg og sporing av variable kostnader, førte til at månedlige mål ble bommet

Lucketts Travel opererer utenfor Storbritannia, med depoter i Fareham, Worthing, Ringwood og Southampton, og er områdets ledende bussutleie- og ekskursjonsoperatør. Etter nesten 90 års drift ble selskapet kjøpt opp av National Express i 2020, og det sysselsetter nå over 400 ansatte og administrerer en flåte på mer enn 150 kjøretøy. Lucketts Travel er en del av Lucketts Holdings, som også eier South Coast-operatørene Worthing Coaches, Coliseum Coaches, Solent Coaches og Mortons Travel Limited.

Administrerende direktør for Lucketts Travel, Tony Lawman, ønsket en ukentlig resultat- og resultatutvikling slik at han kunne spore salg og variable kostnader nærmere sanntid, og identifisere budsjettavvik, kostnader og nettomargin. Dette vil gjøre det mulig å iverksette tiltak midt i perioden for å løse problemer og sikre at månedlige mål ble nådd.

Før Jitterbit var disse rapportene bare tilgjengelige ved månedens slutt - og først etter å ha lastet ned flere rapporter fra flere forskjellige systemer, og deretter konvertert og konsolidert de forskjellige datasettene.

For eksempel, først når lønn ble beregnet, var ansattes direkte kostnader kjent. Det kompliserte problemet var at noen resultater ble sporet i regneark som ikke var lett å dele eller oppdatere. Dette tilsvarte dager med intensiv arbeidskraft fra finansavdelingen hver måned.

Oppløsning

Jitterbit sin App Builder ble valgt for sine lavkodeutviklings- og integrasjonsmuligheter

Jitterbits lavkode-applikasjonsutviklingsløsning, App Builder, bemyndiget teamet til å bygge sin egen økonomi- og regnskapsapplikasjon. I stedet for å administrere viktig finansiell informasjon som månedlige budsjetter i regneark, administreres nå budsjetter i en sikker relasjonsdatabase innenfor App Builder, som automatisk tildeler disse budsjettene etter dag for hver divisjon og kategori. Disse budsjetttildelingene kan så enkelt endres for å imøtekomme sesongmessige justeringer, for eksempel ferier eller høye perioder.

Ved hjelp av App Buildersin integreringsevne, var den nye applikasjonen i stand til å integrere nøkkeloperasjoner og økonomiske data fra seks forskjellige systemer – inkludert rutetider for bussbestilling, fartsskriveroppføringer, drivstofforbruksfakturaer, kjøretøyvedlikeholdslogger og mer – for å hjelpe til med å beregne variable salgs- og kostnadskategorier ned til dagen.

Disse salgene og kostnadene sammenlignes deretter med daglige budsjettkategorier, noe som resulterer i en nøyaktig, oppdatert budsjettavviksanalyse. Siden App Builder lagrer og viser disse dataene på en relasjonell måte, kan økonomiske beregninger vises i et enkelt intuitivt brukergrensesnitt, som tilbyr flere grader av granularitet for mer presis resultat- og resultatrapportering etter kategori eller underkategori.

Jeg var i ferd med å ansette en økonomikonsulent for å lage ukentlige resultat- og tapsrapporter (P&L). I stedet sparte vi denne kostnaden ved å bruke App Builder».
Tony Lawman, administrerende direktør, Lucketts Travel

Utfallet

Mer økonomisk åpenhet og færre dager brukt på manuelt arbeid gjorde at teamet kunne fokusere på endrede bransjeforhold

Den økonomiske åpenheten som tilbys av App Builder har tillatt Lucketts Travel å identifisere og tilpasse seg de stadig skiftende forholdene i reisebransjen. Det eliminerte også dagene med manuell innsats som tidligere var nødvendig for å oppnå samme analysenivå.

Etter å ha bygget og lansert Finance & Accounting-appen, fortsatte teamet med å lage mer enn ti andre applikasjoner for å administrere virksomheten deres, inkludert en Safety and Compliance og Time and Attendence (lønnsbehandling).