Jitterbit gir finansiell innsikt hos et reisebyrå i bransjeledende posisjon

Utfordring

Ulike datasett, sammen med forsinket sporing av salg og variable kostnader, førte til at månedlige mål ikke ble nådd

Lucketts Travel har base i Storbritannia ogdepoter i Fareham, Worthing, Ringwood og Southampton, og er regionens ledende leverandør av bussreiser og utflukter. Selskapet ble kjøpt opp av National Express i 2020 etter nesten 90 års drift, og har nå over 400 ansatte og en flåte på mer enn 150 kjøretøy. Lucketts Travel er en del av Lucketts Holdings, som også eier Sørkysten-operatørene Worthing Coaches, Coliseum Coaches, Solent Coaches og Mortons Travel Limited.

Administrerende direktør i Lucketts Travel, Tony Lawman, ønsket et ukentlig resultatregnskap (P&L) slik at han kunne følge med på salg og variable kostnader nærmere sanntid, og identifisere budsjettavvik, kostnader og nettomargin. Dette ville gjøre det mulig å iverksette tiltak midt i perioden for å løse problemer og sikre at månedlige Mål ble nådd.

Før Jitterbit var disse rapportene bare tilgjengelige ved månedsslutt – og først etter nedlasting av flere rapporter fra flere forskjellige systemer, for deretter å konvertere og konsolidere disse uensartede datasættene.

For eksempel var de direkte ansattkostnadene først kjent når lønnen var beregnet. Problemet ble ytterligere komplisert av at noen resultater ble sporet i regneark som ikke var enkle å dele eller oppdatere. Dette tilsvarte dager med intensivt arbeid for økonomiavdelingen hver måned.

Løsning

Jitterbits App Builder ble valgt på grunn av sine funksjoner for lavkodeutvikling og integrasjon

Jitterbits «low-code»-løsning application development, App Builder, gjorde det mulig for teamet å utvikle sin egen applikasjon for økonomi og regnskap. I stedet for å håndtere viktig økonomisk informasjon som månedlige budsjetter i regneark, administreres budsjettene nå i en sikker relasjonsdatabase i App Builder, som automatisk fordeler disse budsjettene per dag for hver avdeling og kategori. Disse budsjettfordelingene kan deretter enkelt endres for å tilpasse seg sesongmessige justeringer, for eksempel helligdager eller høysesonger.

Ved hjelp av App Builders integrasjonsfunksjoner klarte den nye applikasjonen å integrere sentrale drifts- og økonomidata fra seks ulike systemer – blant annet ruteplaner for busser, sjåførers fartskriveroppføringer, fakturaer for drivstoffforbruk, vedlikeholdslogger for kjøretøy og mer – for å bidra til å beregne de variable salgs- og kostnadskategoriene helt ned på dagsnivå.

Disse salgs- og kostnadsopplysningene sammenlignes deretter med de daglige budsjettkategoriene, noe som gir en nøyaktig og oppdatert analyse av budsjettavvik. Siden App Builder lagrer og viser disse dataene på en relasjonell måte, kan finansielle nøkkeltall vises i et enkelt, intuitivt brukergrensesnitt, som tilbyr flere detaljnivåer for mer presis resultatregnskapsrapportering etter kategori eller underkategori.

”Jeg var i ferd med å ansette en finansiell konsulent for å utarbeide ukentlige resultatregnskap (P&L). I stedet sparte vi denne kostnaden ved å bruke App Builder.»
Tony Lawman, administrerende direktør, Lucketts Travel

Resultat

Mer finansiell transparens og færre dager brukt på manuelt arbeid gjorde det mulig for teamet å fokusere på endrede bransjeforhold

Den økonomiske gjennomsiktigheten som App Builder gir, har gjort det mulig for Lucketts Travel å identifisere og tilpasse seg de stadig skiftende forholdene i reiselivsbransjen. Det har også gjort slutt på de dagene med manuelt arbeid som tidligere var nødvendig for å oppnå samme analysenivå.

Etter å ha bygget og lansert appen for økonomi og regnskap, gikk teamet videre til å lage mer enn ti andre applikasjoner for å administrere virksomheten sin, inkludert en app for sikkerhet og etterlevelse samt tid og oppmøte (lønnskjøring).