ForgeRock-Erfolg mit API-Integrationen

Der vom Financial Accounting Standards Board (FASB) eingeführte Rechnungslegungsstandard ASC 606 (Revenue from Contracts with Customers) verändert grundlegend, wie Unternehmen Umsatzerlöse erfassen. ForgeRock musste die Bedeutung seiner Daten und die Genauigkeit bei der Umsatzerfassung verstehen, um die allgemeine Gesundheit seines Unternehmens zu verfolgen, die Compliance zu gewährleisten und Wachstumschancen zu identifizieren.

Sie wussten, dass sie einen engen Zeitplan für die Umsetzung von ASC 606 hatten, und angesichts des Mangels an Ressourcen, Zeit und Budget war klar, dass diese Hindernisse das vorankommen des Projekts verzögern könnten. ForgeRock erkannte, dass sie eine Middleware-Lösung benötigten, die flexibel genug war, um sicherzustellen, dass Umsätze im gesamten Unternehmen konsistent abgegrenzt werden konnten und gleichzeitig die neue Umsatzbilanzierungsnorm (ASC 606) eingehalten wurde. Darüber hinaus erforderte die genaue Implementierung von ASC 606 die Rückschau auf mehrere Jahre der Finanzberichterstattung.

Die Implementierung einer Eins-zu-Eins-Lösung verändert Geschäftsprozesse drastisch

ForgeRock nutzte das Intacct-Vertragsmodul, das speziell für ASC 606 entwickelt wurde. Schon bevor die Anforderungen von ASC 606 bei der Implementierung von Intacct berücksichtigt wurden, hätte die Geschäftslogik der Intacct-Lösung erhebliche logische Änderungen innerhalb von Salesforce erzwungen. Eine Änderung der gesamten Arbeitsweise und des Vertriebsprozesses innerhalb von Salesforce war nicht akzeptabel, da diese Systeme eins-zu-eins miteinander verknüpft sind. Um diese unerwünschten Änderungen zu vermeiden, musste ForgeRock die beiden Systeme getrennt halten. Allerdings mussten sie auf eine API-Plattform zurückgreifen, die die gesamte Geschäftslogik übernehmen, zusammenführen und im API-Dienst bereitstellen konnte, um sie zu nutzen.

Das war äußerst kompliziert, da ForgeRock zwischen 10 und 12 Einheiten hat, über die sie die Gehaltsabrechnung abwickeln. Alle Einheiten verfügen über eine Aktivierung vonProvisionen und eine konsolidierte funktionale Währung. Aufgrund der Komplexität der verschiedenen Komponenten müssten sie aufgeteilt werden zwischen Produkt, SKUs und Laufzeiten und über die Middleware fließen, um ordnungsgemäß verwaltet zu werden. Das Design wies viele bewegliche Teile auf und erforderte Arbeitsabläufe, die API-Aufrufe zur Aufteilung von SKUs in zwei Teile sowie die Anwendung eines komplexen Residualwerts für den alleinigen Verkaufspreis (Standalone Selling Price, SSP) und die Kostenrechnung umfassten.

DIAGRAMM: Forgerock RevRec Datenfluss.

Auf einem Datenpfad zu vergleichbaren historischen 606

Ein weiterer großer und anspruchsvoller Teil des Projekts war die Neuberechnung historischer Daten. Sie mussten Daten bereinigen, Details extrahieren und dann historische Daten neu konfigurieren, um vergleichbare historische Berichte zur Umsatzrealisierung gemäß ASC 606 zu erstellen. Ursprünglich wollte ForgeRock die Umstellung Anfang 2017 vollziehen, aber es gab zu viele Komplexitäten, als dass dieser Zeitplan hätte eingehalten werden können. Daher beschlossen sie, einen Schritt zurückzutreten, den Aufwand zu prüfen und zu dem Schluss zu kommen, dass sie das Projekt auf 2018 verschieben mussten. Diese Terminänderung gab ForgeRock das nötige Vertrauen, um das Projekt erfolgreich und mit dem geforderten Qualitätsstandard abzuschließen.

“Wir mussten bis in das Jahr 2012 zurückgehen, da unsere Kostenanalyse im Rahmen des von uns gewählten Lebenszeitraums vier Jahre beträgt. Wir mussten alles überprüfen, was wir neu darstellten. Ursprünglich stellten wir die Daten für 2015 neu dar und führten die Umstellung 2017 durch, und es gab so viele Informationen wie Verträge und Provisionen, die überprüft werden mussten, um vollständig zu verstehen, wie der Saldo der abgegrenzten Posten und Vermögenswerte zum 31. Dezember 2015 gemäß ASC 606 aussehen würde”, sagte John Fernandez, Chief Financial Officer von ForgeRock.

ForgeRock verzeichnete erhebliche kurzfristige Umsatzveränderungen

Die Änderung der Umsatzrealisierung nach ASC 606 kann den in einer bestimmten Periode ausgewiesenen Umsatz erheblich beeinflussen und sich dadurch auf die Wachstumsraten im Jahresvergleich eines Unternehmens auswirken.

Die VC-Community lernt immer noch über die Auswirkungen von ASC 606. Sie sind in viel Hinsicht an SaaS-Unternehmen gewöhnt, aber die Gespräche darüber finden so noch nicht wirklich statt. Diejenigen, die ins Spiel kommen, haben Schwierigkeiten, die dramatischen Auswirkungen der Zahlen zu verstehen.

“Basierend auf unseren Zahlen ist das eine neue Welt, und wir müssen eine vollständige historische Betrachtung der Jahresvergleiche durchführen, um die Leistung als Unternehmen besser zu verstehen. Wir müssen sicherstellen, dass wir wissen, wie wir die Zahlen analysieren müssen, um unsere Prognosen zu verbessern und welche Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sich hinsichtlich Provisionen und Aktivierungen ergeben werden. Es hat eine große Veränderung gegeben, und es wurden viele Ressourcen, Geld und Arbeit investiert, um dies richtig hinzubekommen”, sagte John Fernandez.

“Letztendlich wird das alles Schnee von gestern sein und sich jeder an die neuen Standards angepasst haben, aber bis dahin werden einige Anleger meiner Ansicht nach vielleicht verwirrt sein. Wenn Unternehmen dies nicht richtig machen, könnte es sogar wesentliche Berichtigungen geben, und das wird für ein betroffenes Unternehmen sicherlich unangenehm sein. Im Moment ist es sehr kompliziert, und das zu einer Zeit, in der Technologien und Prozesse eigentlich einfacher werden sollten.”

Ohne die richtige Plattform gäbe es viele Probleme

“Viele Unternehmen neigen vielleicht zu einer Abkürzung und programmieren alles fest, aber wenn sie die erste Änderung vornehmen, stellen sie bald fest, dass ihre Methodik fehlerhaft ist und sie möglicherweise sogar eine der Verbindungen übersehen haben, die sie in der Buchhaltung oder im System selbst herstellen müssen. Es kommt zu Fehlern, weil sie nicht über die passende Middleware verfügen, die ihnen bei der Bewältigung hilft. Wir haben uns andere iPaaS-Lösungen angesehen; sie hatten eine ähnliche Funktionalität für API-Aufrufe und Segmentierung, aber wir konnten den von uns gewünschten Anwendungsfall damit nicht auf einfache Weise umsetzen”, sagte John Fernandez

Selbst bei einer Punkt-zu-Punkt-Verbindung gibt es keine Möglichkeit, die benötigten messages in eine Warteschlange zu stellen. Es gäbe keinerlei Einblick in das Geschehen auf der anderen Seite, und es bliebe die Frage nach dem Status jedes einzelnen Endpunkts offen. Wenn der API-Aufruf „message“ vom Quellsystem generiert wird und dabei ein Fehler auftritt, während das andere System ausgefallen ist, wird dies zu einem großen Problem. Sie müssen den Vorgang erneut ausführen, was wiederum ein eigenes Problem darstellt.

Hätte ForgeRock dieses Problem nicht mit einer Plattform gelöst, hätten sie mit zahlreichen Hindernissen zu kämpfen gehabt. Beispielsweise hätte das Unternehmen die APIs für Salesforce und Intacct schreiben und die Entwicklung an beiden Enden vorantreiben müssen, um das Datenpaket anzupassen. Dieses Projekt hätte mit den bestehenden Technologiepartnern von ForgeRock nicht realisiert werden können, und das Unternehmen wollte keine ganze Armee von Entwicklern einstellen, um die APIs zu erstellen.

Wenn man die Gesamtkosten von sechs Ressourcen über einen Zeitraum von sechs Monaten aufschlüsselt, hat das Projekt möglicherweise eine Million US-Dollar oder mehr gekostet. Die Jitterbit-Plattform ermöglichte es ForgeRock, strenge Fristen einzuhalten, im Budget zu bleiben und keine wertvollen Ressourcen zu verbrauchen, die für andere Projekte benötigt werden.

“Es ist kaum vorstellbar, keine Plattform zu haben, die uns hilft, das zu erreichen, was wir tun mussten. Wir haben im Juni begonnen und die Fertigstellung war für September geplant. Wir hätten etwa sechs Ressourcen benötigt, um diesen Termin einzuhalten.” sagte Anil Madithati, Senior Manager für Business Applications and Architecture.

Sie benötigen eine Plattform, die leistungsstark, schnell, skalierbar und zuverlässig ist

Mit Jitterbit erstellt ForgeRock eine benutzerdefinierte API für Intacct; sie müssen eine Menge Geschäftslogik rund um die API implementieren. Jetzt ist es extrem einfach, Daten von einem System in ein anderes zu extrahieren, sodass die Daten sofort verpackt, automatisch aktualisiert und schnell dorthin transportiert werden, wo sie benötigt werden.

“Sie brauchen eine Plattform, die den Mechanismus zur erneuten Verarbeitung bewältigen kann. Es geht nicht nur darum, dass es erledigt wird, sondern auch darum, wie Sie skalieren. Wenn etwas fehlschlägt, brauchen Sie eine Plattform, die bei der Warteschlangenbildung und automatischen Verarbeitung hilft und einen Administrator schnell benachrichtigt, damit dieser sofort Maßnahmen ergreifen kann. Mit Jitterbit ist alles automatisiert und das Erstellen von APIs ist ein viel vereinfachter Prozess”, sagte Anil Madithati.

Das Unternehmen verfügt derzeit über eine API für Intacct und eine weitere für Visual Compliance, die Compliance-Anwendung von ForgeRock für Rechtsprüfungen, die für Rechtsprüfungen eingesetzt wird. Kontakte, Leads und Buchhalter werden durch dieses System geprüft. Außerdem gibt es eine spezielle API, die regelmäßig Daten zur Compliance-Prüfung extrahiert und diese anschließend an Salesforce weiterleitet. Insgesamt verfügt ForgeRock über vier APIs – Intacct, RevSym, Visual Compliance und Salesforce – und weitere werden folgen. Jitterbit fungiert als Middleware zwischen dem Intacct-ERP-System und Salesforce. ForgeRock nutzt die Jitterbit-API, um Informationen wie Verkaufsrechnungen und Kundenauftragsdaten zu extrahieren und an RevSym zu senden, um die ASC 606-Konformität zu gewährleisten, die über Jitterbit umgesetzt wird.