Sucesso com Integrações de API do ForgeRock

O tópico ASC 606, Receita de Contratos com Clientes, estabelecido pelo Financial Accounting Standards Board (FASB), altera significativamente a forma como as empresas reconhecem receita. A ForgeRock precisava entender a importância de seus dados e a precisão no reconhecimento de receita para monitorar a saúde geral de seus negócios, manter-se em conformidade e identificar oportunidades de crescimento.

Eles sabiam que tinham um prazo apertado para concluir a implementação do ASC 606 e, com a falta de recursos, tempo e orçamento, era evidente que esses obstáculos poderiam atrasar o andamento do projeto. A ForgeRock percebeu que precisava de uma solução de middleware flexível o suficiente para garantir que a receita pudesse ser reconhecida de forma consistente em todo o seu negócio, cumprindo ao mesmo tempo o novo Padrão de Reconhecimento de Receita (ASC 606). Além disso, implementar o ASC 606 com precisão exigia analisar vários anos anteriores de relatórios financeiros.

Implementar uma Solução Individual altera drasticamente os fluxos de trabalho do negócio

A ForgeRock utilizava o módulo de contratos do Intacct, desenvolvido especificamente para a norma ASC 606. Mesmo antes de levar em conta os requisitos da ASC 606 na implementação do Intacct, a lógica de negócios da solução do Intacct já teria exigido mudanças significativas na lógica do Salesforce. Alterar todo o modo de operação e o processo de vendas no Salesforce não era aceitável, pois ele está diretamente vinculado ao Salesforce em uma relação de um para um. Para evitar essas alterações indesejadas, a ForgeRock precisava manter os dois sistemas separados. No entanto, era necessário contar com uma plataforma de API capaz de receber toda a lógica de negócios, combiná-la e incorporá-la ao serviço de API para que pudesse ser utilizada.

Isso foi extremamente complicado porque a ForgeRock tem entre 10 e 12 entidades nas quais possui folha de pagamento. Todas as entidades têm capitalização de comissões e uma moeda funcional consolidada. Devido à complexidade dos diferentes componentes, eles precisariam ser divididos entre produto, SKUs e prazos, e fluir através do middleware para serem gerenciados adequadamente. Havia muitas partes móveis no design, exigindo fluxos de trabalho que incluíam chamadas de API dividindo SKUs em dois, aplicando depois um Preço de Venda Independente (SSP) residual complexo, bem como contabilidade de custos.

DIAGRAMA: Fluxo de dados do ForgeRock RevRec.

Em um caminho de dados para o histórico comparável 606

Outra parte grande e desafiadora do projeto foi a reexpressão de dados históricos. Eles precisavam limpar, extrair detalhes e, em seguida, reconfigurar os dados históricos para fornecer relatórios comparáveis de reconhecimento de receita conforme o ASC 606. Inicialmente, a ForgeRock queria a adoção no início de 2017, mas havia muitas complexidades para cumprir esse prazo. Portanto, eles decidiram dar um passo atrás, analisar o que seria necessário e chegaram à conclusão de que precisavam adiá-lo para 2018. Essa mudança de data deu à ForgeRock a confiança necessária para concluir o projeto com o padrão de qualidade que sabiam que precisava ser entregue.

“Tivemos que voltar até 2012 porque nossa análise de custos sob o período de vida que escolhemos é de quatro anos. Tivemos que examinar tudo o que estávamos republicando. Originalmente, estábamos republicando para 2015 e adotando em 2017, e havia tanta informação, como contratos e comissões que precisavam ser revisadas para compreender totalmente qual seria o saldo de ativos e diferidos em 31 de dezembro de 2015 sob a norma ASC 606”, disse John Fernandez, Diretor Financeiro da ForgeRock.

A ForgeRock experimentou mudanças significativas na receita a curto prazo

A mudança no reconhecimento de receita de acordo com o ASC 606 pode impactar materialmente o valor da receita reconhecida em qualquer período específico, afetando, portanto, as taxas de crescimento ano a ano de uma empresa.

A comunidade de VC ainda está aprendendo sobre o impacto da ASC 606. Eles estão acostumados com empresas de SaaS em muitos aspectos, mas as conversas ainda não estão acontecendo realmente sobre isso. Aqueles que estão entrando em cena estão lutando para entender o impacto dramático dos números.

“Pelos nossos números, é um mundo novo e precisaremos realizar uma análise histórica completa da tendência ano a ano para entender melhor o desempenho como empresa. Precisamos ter certeza de que entendemos como examinar os números para melhorar nossas previsões e qual será o impacto no DRE em relação a comissões e capitalização. Houve uma grande mudança, e muitos recursos, dinheiro e trabalho foram investidos para fazer isso direito”, disse John Fernandez.

“Com o tempo, tudo isso serão águas passadas e todos terão se adaptado aos novos padrões, mas até lá, acredito que alguns investidores possam ficar confusos. Se as empresas não fizerem isso corretamente, poderá haver até mesmo republicações materiais de demonstrações financeiras, e isso certamente será desagradável para a empresa afetada. No momento, está muito complicado, em um momento em que as tecnologias e os processos deveriam estar se tornando mais simples.”

Sem a Plataforma Certa, Haveria Muitos Problemas

“Muitas empresas podem pegar um atalho e programar tudo de forma fixa, mas, quando fazem a alteração inicial, logo descobrem que sua metodologia é falha e podem até ter perdido uma das conexões que precisam fazer na contabilidade ou no próprio sistema. Erros surgirão porque elas não têm a peça apropriada de middleware que as ajudará a passar por isso. Analisamos outras soluções iPaaS; elas tinham funcionalidade semelhante para chamadas de API e segmentação, mas não conseguimos obter delas o caso de uso que queríamos de forma simplificada”, disse John Fernandez

Mesmo na conexão ponto a ponto, não há como enfileirar os messages necessários. Não haveria nenhuma visibilidade do que está acontecendo na outra extremidade e ficaria a dúvida sobre o status de cada terminal. Se a API message for gerada a partir do sistema de origem e apresentar um erro, e o outro sistema estiver fora do ar, isso se torna um grande problema. Será necessário reprocessar, o que já é outro problema por si só.

Se a ForgeRock não tivesse resolvido isso com uma plataforma, teria enfrentado muitos obstáculos. Por exemplo, teria que criar as APIs para o Salesforce e o Intacct e desenvolvê-las em ambas as extremidades para alterar o pacote de dados. Esse projeto não poderia ter sido realizado com os fornecedores de tecnologia existentes da ForgeRock, e a empresa não queria contratar um exército de desenvolvedores para criar as APIs.

Se você detalhar o custo total de seis recursos ao longo de seis meses, o projeto pode ter alcançado um gasto de um milhão de dólares ou mais. A plataforma Jitterbit permitiu que a ForgeRock cumprisse prazos rigorosos, permanecesse dentro do orçamento e não esgotasse recursos valiosos que são necessários para outros projetos.

“É difícil imaginar não ter uma plataforma para nos ajudar a alcançar o que precisávamos fazer. Começamos em junho e estava programado para conclusão em setembro. Precisaríamos de cerca de seis recursos para cumprir esse prazo.” disse Anil Madithati, Gerente Sênior de Aplicações de Negócios e Arquitetura.

Você precisa de uma plataforma que seja poderosa, rápida, escalável e confiável

Com o Jitterbit, a ForgeRock está criando uma API personalizada para o Intacct; eles têm muita lógica de negócios que precisa ser implementada em torno da API. Agora é extremamente simples extrair dados de um sistema para outro para que os dados sejam empactabilizados prontamente, atualizados automaticamente e movidos rapidamente para onde precisem estar.

“Você precisa de uma plataforma que possa lidar com o mecanismo de reprocessamento. Não se trata apenas de realizar a tarefa, mas também de como você escala. Se algo falhar, você precisa de uma plataforma que ajude a colocar na fila, autoprocessar e notificar rapidamente um administrador para tomar medidas imediatas. Com o Jitterbit, tudo é automatizado e a criação de APIs é um processo muito mais simplificado”, disse Anil Madithati.

Atualmente, a empresa possui uma API para o Intacct e outra para o Visual Compliance, que é o aplicativo de conformidade para auditoria jurídica da ForgeRock, utilizado para auditorias jurídicas. Contatos, leads e contadores são auditados por esse sistema. Eles também possuem uma API dedicada que extrai dados periodicamente para fins de conformidade e, em seguida, os processa no Salesforce. No total, a ForgeRock possui quatro APIs – Intacct, RevSym, Visual Compliance e Salesforce –, com mais a caminho. A Jitterbit atua como middleware entre o sistema ERP Intacct e o Salesforce. A ForgeRock utiliza a API da Jitterbit para extrair informações, como notas fiscais de vendas e dados de pedidos de vendas, e as envia ao RevSym para fins de conformidade com a norma ASC 606, que é implementada por meio da Jitterbit.