Réussite des intégrations d'API avec ForgeRock

La norme ASC 606, Produits des activités ordinaires tirés de contrats avec des clients, mise en place par le Financial Accounting Standards Board (FASB), modifie considérablement la manière dont les entreprises comptabilisent leurs revenus. ForgeRock avait besoin de comprendre l'importance de ses données et la précision de la comptabilisation des revenus afin de suivre la santé globale de son entreprise, de rester en conformité et d'identifier des opportunités de croissance.

Ils savaient qu'ils disposaient d'un calendrier serré pour achever la mise en œuvre de l'ASC 606, et face au manque de ressources, de temps et de budget, il était évident que ces obstacles pouvaient retarder l'avancement du projet. ForgeRock a compris qu'elle avait besoin d'une solution de intergiciel suffisamment flexible pour garantir que le chiffre d'affaires puisse être comptabilisé de manière cohérente dans l'ensemble de son activité, tout en respectant la nouvelle norme de comptabilisation des produits (ASC 606). En outre, la mise en œuvre précise de l'ASC 606 nécessitait de se pencher sur plusieurs années de rapports financiers.

La mise en place d'une solution un pour un modifie radicalement les flux de travail de l'entreprise

ForgeRock utilisait le module de gestion des contrats d’Intacct, spécialement développé pour répondre aux exigences de la norme ASC 606. Même avant de prendre en compte les exigences de la norme ASC 606 lors de la mise en œuvre d’Intacct, la logique métier de la solution Intacct aurait imposé des modifications logiques importantes au sein de Salesforce. Modifier l’ensemble de leur mode de fonctionnement et de leur processus de vente au sein de Salesforce n’était pas envisageable, car ce dernier est directement lié à Salesforce selon un rapport de un pour un. Afin d’éviter ces changements indésirables, ForgeRock a dû maintenir les deux systèmes séparés. Cependant, l’entreprise devait s’appuyer sur une plateforme API capable de prendre en charge l’ensemble de la logique métier, de la regrouper et de l’intégrer dans le service API afin de pouvoir l’utiliser.

C'était extrêmement compliqué car ForgeRock compte entre 10 et 12 entités dotées d'une paie. Toutes les entités ont une capitalisation des commissions et une monnaie fonctionnelle consolidée. En raison de la complexité des différents composants, ceux-ci devaient être répartis entre les produits, les UGS (SKU) et les conditions, et transiter par le middleware pour être gérés correctement. La conception comportait de nombreux éléments mobiles, nécessitant des flux de travail comprenant des appels d'API divisant les UGS en deux, puis appliquant un prix de vente autonome (SSP) résiduel complexe, ainsi que de la comptabilité analytique.

SCHÉMA : Flux de données Forgerock RevRec.

Sur une voie de données vers le 606 historique comparable

Une autre partie importante et complexe du projet a consisté à retraiter les données historiques. Ils devaient tout effacer, extraire les détails, puis reconfigurer les données historiques afin de fournir des rapports comparables sur la comptabilisation des revenus selon la norme ASC 606. Initialement, ForgeRock souhaitait une adoption au début de 2017, mais les complexités étaient trop nombreuses pour respecter ce calendrier. Ils ont donc décidé de reculer d'un pas, d'évaluer ce que cela impliquerait et ont conclu qu'ils devaient reporter le projet à 2018. Ce changement de date a donné à ForgeRock la confiance nécessaire pour achever le projet avec le niveau de qualité qu'ils savaient devoir être atteint.

“ Nous avons dû remonter jusqu'en 2012, car notre analyse des coûts sur la période de vie que nous avons choisie est de quatre ans. Nous avons dû examiner tout ce que nous restาทions. À l'origine, nous restาทions pour 2015 et adoptions en 2017, et il y avait tellement d'informations, telles que les contrats et les commissions qui devaient être examinées afin de bien comprendre quel serait le solde des actifs et des différés au 31 décembre 2015 selon l'ASC 606 ”, a déclaré John Fernandez, directeur financier de ForgeRock.

ForgeRock a enregistré d'importantes variations de revenus à court terme

Le changement dans la comptabilisation des produits selon l'ASC 606 peut avoir un impact significatif sur le montant des produits comptabilisés au cours d'une période donnée, influençant ainsi les taux de croissance d'une année sur l'autre d'une entreprise.

La communauté des investisseurs en capital-risque (VC) apprend encore à mesurer l'impact de la norme ASC 606. À bien des égards, ils ont l'habitude des entreprises SaaS, mais les discussions ne s'articulent pas encore vraiment autour de ce sujet. Ceux qui commencent à s'y intéresser peinent à comprendre l'impact dramatique de ces chiffres.

“ D'après nos chiffres, c'est un monde nouveau et nous devrons réaliser une analyse historique complète des tendances d'une année sur l'autre pour mieux comprendre les performances en tant qu'entreprise. Nous devons nous assurer de savoir comment examiner les chiffres pour améliorer nos prévisions et quel sera l'impact sur le compte de résultat en ce qui concerne les commissions et la capitalisation. Il y a eu un changement important, et beaucoup de ressources, d'argent et de travail ont été consacrés pour y parvenir correctement ”, a déclaré John Fernandez.

“Finalement, tout cela appartiendra au passé et tout le monde se sera adapté aux nouvelles normes, mais d'ici là, je crois que certains investisseurs risquent d'être perdus. Si les entreprises ne s'y prennent pas correctement, il pourrait même y sans doute y avoir des retraitements importants d'états financiers, ce qui sera certainement désagréable pour l'entreprise concernée. C'est très compliqué à l'heure actuelle, à un moment où les technologies et les processus devraient se simplifier.”

Sans la bonne plateforme, il y aurait de nombreux points de friction

“ De nombreuses entreprises choisissent peut-être la facilité et codent tout en dur, mais dès qu'elles procèdent au premier changement, elles se rendent vite compte que leur méthodologie est défaillante et qu'elles ont peut-être même omis l'une des connexions nécessaires en comptabilité ou au sein du système lui-même. Des erreurs vont se produire car elles ne disposent pas du middleware approprié qui les aiderait à mener à bien cette transition. Nous avons examiné d’autres solutions iPaaS ; elles offraient des fonctionnalités similaires pour effectuer des appels d’API et la segmentation, mais nous n’avons pas pu obtenir le cas d’utilisation que nous souhaitions de manière simple ”, a déclaré John Fernandez.

Même avec une connexion point à point, il n’existe aucun moyen de mettre en file d’attente les message nécessaires. On n’aurait aucune visibilité sur ce qui se passe à l’autre bout et une incertitude persisterait quant à l’état de chaque terminal. Si l’API message est générée à partir du système source et qu’une erreur survient, alors que l’autre système est hors service, cela pose un gros problème. Il faudra alors relancer le traitement, ce qui constitue un autre problème en soi.

Si ForgeRock n’avait pas résolu ce problème grâce à sa plateforme, l’entreprise aurait dû faire face à de nombreux obstacles. Par exemple, elle aurait dû écrire les API pour Salesforce et Intacct, puis les développer des deux côtés pour modifier le format des données. Ce projet n’aurait pas pu être mené à bien avec les fournisseurs technologiques existants de ForgeRock, et l’entreprise ne souhaitait pas recruter une armée de développeurs pour créer ces API.

Si l'on décompose le coût total de six ressources sur une période de six mois, le projet a peut-être atteint une dépense d'un million de dollars ou plus. La plateforme Jitterbit a permis à ForgeRock de respecter des délais stricts, de rester dans les limites du budget et de ne pas épuiser des ressources précieuses nécessaires pour d'autres projets.

“Il est difficile d'imaginer ne pas avoir de plateforme pour nous aider à accomplir ce que nous avions à faire. Nous avons commencé en juin et la fin des travaux était prévue pour septembre. Nous aurions eu besoin d'environ six ressources pour respecter cette échéance.” a déclaré Anil Madithati, Senior Manager, Business Applications and Architecture.

Vous avez besoin d'une plateforme puissante, rapide, évolutive et fiable

Avec Jitterbit, ForgeRock crée une API personnalisée pour Intacct ; ils ont beaucoup de logique métier à implémenter autour de l'API. Il est désormais extrêmement simple d'extraire des données d'un système vers un autre afin qu'elles soient facilement regroupées, mises à jour automatiquement et déplacées rapidement là où elles doivent se trouver.

“ Vous avez besoin d'une plateforme capable de gérer le mécanisme de retraitement. Il ne s'agit pas seulement de l'exécuter, mais aussi de savoir comment vous passez à l'échelle. Si quelque chose échoue, vous avez besoin d'une plateforme qui aidera à mettre en file d'attente, à traiter automatiquement et à notifier rapidement un administrateur pour qu'il prenne des mesures immédiates. Avec Jitterbit, tout est automatisé et la création d'API est un processus beaucoup plus simple ”, a déclaré Anil Madithati.

L'entreprise dispose actuellement d'une API pour Intacct et d'une autre pour Visual Compliance, l'application de ForgeRock dédiée à la conformité en matière d'audit juridique. Les contacts, les prospects et les comptables sont contrôlés par ce système. L’entreprise dispose également d’une API dédiée qui extrait périodiquement des données à des fins de conformité, puis les traite vers Salesforce. Au total, ForgeRock dispose de quatre API : Intacct, RevSym, Visual Compliance et Salesforce, et d’autres sont à venir. Jitterbit sert de middleware entre le système ERP Intacct et Salesforce. ForgeRock utilise l’API Jitterbit pour extraire des informations, telles que les factures de vente et les données relatives aux commandes client, et les envoie à RevSym, afin d’assurer la conformité à la norme ASC 606, mise en œuvre via Jitterbit.