ForgeRock-suksess med API-integrasjoner

Emne ASC 606, Inntekter fra kontrakter med kunder, satt på plass av Financial Accounting Standards Board (FASB), endrer i betydelig grad hvordan selskaper vil innregne inntekter. ForgeRock trengte å forstå viktigheten av dataene deres og nøyaktigheten i inntektsgjenkjenning for å spore den generelle helsen til virksomheten deres for å forbli i samsvar og identifisere muligheter for vekst.

De visste at de hadde en stram tidslinje for å få ASC 606-implementeringen fullført, og med mangel på ressurser, tid og budsjett var det klart at disse hindringene kunne forsinke prosjektet fra å gå videre. ForgeRock innså at de trengte en mellomvareløsning som var fleksibel nok til å sikre at inntekter kunne gjenkjennes konsekvent på tvers av virksomheten deres samtidig som de overholder den nye Revenue Recognition Standard (ASC 606). Videre, nøyaktig implementering av ASC 606 krevde å se tilbake på flere år med finansiell rapportering.

Implementering av en en-til-en-løsning endrer forretningsarbeidsflytene drastisk

ForgeRock brukte Intacct-kontraktsmodulen, som er utviklet spesielt for ASC 606. Selv før de vurderte ASC 606-kravene i implementeringen av Intacct, ville forretningslogikken i Intacct-løsningen ha tvunget frem betydelige logiske endringer innen Salesforce. Endring av hele driftsmodusen og salgsprosessen innen Salesforce var ikke akseptabelt, fordi det knytter seg direkte til Salesforce som en-til-en. For å unngå disse uønskede endringene, måtte ForgeRock holde de to systemene atskilt. Imidlertid måtte de stole på en API-plattform som kunne ta all forretningslogikken, kombinere den og plassere den i API-tjenesten for å bruke den.

Dette var ekstremt komplisert fordi ForgeRock har mellom 10-12 enheter der de har lønn. Alle enhetene har en balanseføring av provisjoner og en konsolidert funksjonell valuta. På grunn av kompleksiteten til de forskjellige komponentene, må de deles opp mellom produkt, SKU-er og vilkår, og flyte gjennom mellomvaren for å bli administrert riktig. Det var mange bevegelige deler i designet, som krevde arbeidsflyter som inkluderte API-kall som delte SKU-er i to, for deretter å bruke en kompleks gjenværende frittstående salgspris (SSP), samt kostnadsregnskap.

DIAGRAM: Forgerock RevRec dataflyt.

På en databane til sammenlignbar historisk 606

En annen stor og utfordrende del av prosjektet var å gjengi historiske data. De trengte å tømme, trekke ut detaljer og deretter rekonfigurere historikk for å gi sammenlignbar historisk ASC 606-inntektsføringsrapportering. I utgangspunktet ønsket ForgeRock en adopsjon tidlig i 2017, men det var for mange kompleksiteter til å møte den tidslinjen. Så de bestemte seg for å ta et skritt tilbake, se på hva som ville være involvert, og kom til den avgjørelsen at de trengte å presse prosjektet ut til 2018. Denne datoendringen ga ForgeRock den tilliten som trengs for å fullføre prosjektet med kvalitetsstandarden de visste måtte leveres.

«Vi måtte gå helt tilbake til 2012 fordi kostnadsanalysen vår under levetidsperioden vi valgte er fire år. Vi måtte se på alt vi gjenopptok. Opprinnelig omarbeidet vi for 2015 og vedtok i 2017, og det var så mye informasjon, for eksempel kontrakter og provisjoner som måtte gjennomgås for fullt ut å forstå hva den utsatte balansen og eiendelsbalansen per 31. desember 2015 ville være under ASC 606 ." sa John Fernandez, ForgeRocks finansdirektør.

ForgeRock opplevde betydelige inntektsendringer på kort sikt

Endringen i inntektsføring under ASC 606 kan ha en vesentlig innvirkning på inntektsbeløpet som er innregnet i en gitt periode, og derved påvirke vekstratene fra år til år for en company.

VC-fellesskapet lærer fortsatt om virkningen av ASC 606. De er vant til SaaS-selskaper på mange måter, men samtalene foregår egentlig ikke rundt dette ennå. De som spiller inn, sliter med å forstå den dramatiske effekten av tallene.

"På våre tall er det en ny verden, og vi må gi et fullstendig historisk syn på trender fra år til år for å bedre forstå ytelsen som en company. Vi må sørge for at vi forstår hvordan vi skal undersøke tallene for å forbedre spådommene våre og hva resultat- og resultateffekten vil være med hensyn til provisjoner og kapitalisering. Det har vært en stor endring, og mye ressurser, penger og arbeid har gått inn for å få dette riktig, sa John Fernandez.

"Til slutt vil alt dette være vann under broen og alle vil ha tilpasset seg de nye standardene, men inntil da tror jeg at noen investorer kan være forvirret. Hvis selskapene ikke gjør dette riktig, kan det til og med være vesentlige endringer, og det vil sikkert være ubehagelig for en berørt company. Akkurat nå er det veldig komplisert, i en tid da teknologier og prosesser burde bli enklere.»

Uten riktig plattform ville det vært mange smertepunkter

"Mange selskaper kan ta en snarvei og hardkode alt, men når de gjør den første endringen finner de snart ut at metodikken deres er feil, og de kan til og med ha gått glipp av en av forbindelsene de må gjøre i regnskapet, eller i systemet seg selv. Feil vil oppstå fordi de ikke har riktig del av mellomvare som vil hjelpe dem å gå gjennom den. Vi så på andre iPaaS-løsninger; de hadde lignende funksjonalitet for å gjøre API-kall og segmentering, men vi kunne ikke få brukssaken vi ønsket fra dem på en forenklet måte." sa John Fernandez

Selv med punkt-til-punkt, er det ikke en måte å sette meldingene i kø. Det ville være null synlighet av hva som skjer i den andre enden, og det ville være et dvelende spørsmål angående statusen til hvert endepunkt. Hvis API-meldingen genereres fra kildesystemet og den kommer opp som en feil, og det andre systemet er nede, blir det et stort problem. Du må behandle på nytt, noe som er et annet problem i seg selv.

Hvis ForgeRock ikke hadde tatt opp dette med en plattform, ville de ha møtt mange hindringer. For eksempel må de skrive API-ene for Salesforce og Intacct og utvikle den i begge ender for å endre datapakken. Dette prosjektet kunne ikke ha blitt gjennomført med ForgeRocks eksisterende teknologileverandører, og de ønsket ikke å ansette en hær av utviklere for å bygge API-ene.

Hvis du bryter ned de totale kostnadene for seks ressurser i løpet av seks måneder, kan prosjektet ha nådd et forbruk på en million dollar eller mer. Jitterbit-plattformen tillot ForgeRock å overholde strenge tidsfrister, holde seg innenfor budsjettet og ikke bruke opp verdifulle ressurser som trengs for andre prosjekter.

«Det er vanskelig å forestille seg å ikke ha en plattform for å hjelpe oss å oppnå det vi trengte å gjøre. Vi startet i juni og det var planlagt ferdigstillelse i september. Vi ville ha trengt rundt seks ressurser for å overholde denne fristen.» sa Anil Madithati, Senior Manager, Business Applications and Architecture.

Du trenger en plattform som er kraftig, rask, skalerbar og pålitelig

Med Jitterbit lager ForgeRock en tilpasset API for Intacct; de har mye forretningslogikk som må implementeres rundt API. Nå er det ekstremt enkelt å trekke ut data fra ett system til et annet system, slik at data lett pakkes, oppdateres automatisk og raskt flyttes dit de trenger å bo.

«Du trenger en plattform som kan håndtere reprosesseringsmekanismen. Det handler ikke bare om å få det gjort, men også hvordan du skalerer. Hvis noe feiler, trenger du en plattform som hjelper deg med å sette i kø, automatisk behandle og raskt varsle en administrator om å iverksette tiltak umiddelbart. Med Jitterbit er alt automatisert og å lage API-er er en mye enklere prosess." sa Anil Madithati.

De company har for tiden en API for Intacct og en annen for Visual Compliance, som er ForgeRocks applikasjon for overholdelse av lovlig revisjon, brukt til juridisk revisjon. Kontakter, kundeemner og regnskapsførere blir revidert av dette systemet. De har også et dedikert API som trekker ut med jevne mellomrom for samsvar og deretter behandler det til Salesforce. Totalt har ForgeRock fire API-er – Intacct, RevSym, Visual Compliance og Salesforce, med mer på vei. Jitterbit fungerer også som mellomvare mellom Intacct ERP-systemet Salesforce. ForgeRock utnytter Jitterbit API for å trekke ut informasjon, for eksempel salgsfakturaer, og salgsordredata og sender den til RevSym, for ASC 606-samsvar, som implementeres gjennom Jitterbit.

Om oss

ForgeRock er den digitale identitetsadministrasjonen company transformere måten organisasjoner samhandler sikkert med kunder, ansatte, enheter og ting på.