ForgeRock Suksess med API-integrasjoner

Emne ASC 606, Inntekter fra kontrakter med kunder, som ble innført av Financial Accounting Standards Board (FASB), endrer vesentlig hvordan selskaper skal inntektsføre. ForgeRock trengte å forstå viktigheten av dataene sine og nøyaktigheten i inntektsføringen for å spore den generelle helsen til virksomheten sin for å forbli i samsvar og identifisere vekstmuligheter.

De visste at de hadde en stram tidslinje for å få implementeringen av ASC 606 fullført, og med mangel på ressurser, tid og budsjett var det klart at disse hindringene kunne forsinke prosjektet. ForgeRock innså at de trengte en mellomvareløsning som var fleksibel nok til å sikre at inntekter kunne resultatføres konsistent på tvers av virksomheten, samtidig som de overholdt den nye standarden for inntektsføring (ASC 606). Å implementere ASC 606 nøyaktig krävde dessuten å se tilbake på flere års finansiell rapportering.

Implementering av en en-til-en-løsning endrer forretningsrutinene drastisk

ForgeRock brukte Intaccts kontraktsmodul, som er utviklet spesielt for ASC 606. Selv før man tok hensyn til ASC 606-kravene ved implementeringen av Intacct, ville forretningslogikken i Intacct-løsningen ha tvunget frem betydelige endringer i logikken i Salesforce. Å endre hele driftsmodellen og salgsprosessen i Salesforce var ikke akseptabelt, fordi den er direkte knyttet til Salesforce i en én-til-én-forbindelse. For å unngå disse uønskede endringene måtte ForgeRock holde de to systemene adskilt. De måtte imidlertid benytte en API-plattform som kunne ta all forretningslogikken, kombinere den og plassere den i API-tjenesten for å kunne bruke den.

Dette var ekstremt komplisert fordi ForgeRock har mellom 10–12 enheter som de kjører lønn for. Alle enhetene har aktivering av provisjoner og en konsolidert funksjonell valuta. På grunn av de ulike komponentenes kompleksitet måtte de deles opp mellom produkt, SKU-er og vilkår, og fly gjennom mellonvaren for å bli håndtert på riktig måte. Det var mange bevegelige deler i designet, noe som krevde arbeidsflyter som inkluderte API-kall som delte opp SKU-er i to, for deretter å anvende en kompleks gjenværende frittstående salgspris (SSP), i tillegg til kostnadsregnskap.

DIAGRAM: Dataflyt for ForgeRock RevRec.

På en datasti til sammenlignbar historisk 606

En annen stor og utfordrende del av prosjektet var å utarbeide historiske data på nytt. De trengte å rydde opp, hente ut detaljer og deretter rekonfigurere historiske tall for å kunne levere sammenlignbar historisk inntektsføringsrapportering i henhold til ASC 606. Opprinnelig ønsket ForgeRock en adopsjon tidlig i 2017, men det var for mange komplikasjoner til å overholde den tidsplanen. Dermed besluttet de å ta et skritt tilbake, vurdere hva som ville kreves, og kom frem til at de måtte utsette prosjektet til 2018. Denne tidsendringen ga ForgeRock den tryggheten som trengs for å fullføre prosjektet med den kvalitetsstandarden de visste måtte leveres.

“– Vi måtte gå hele veien tilbake til 2012 fordi kostnadsanalysen vår under den valgte levetiden er på fire år. Vi måtte se på alt vi skulle omregne. Opprinnelig holdt vi på å omregne for 2015 og ta i bruk i 2017, og det var så mye informasjon, som kontrakter og provisjoner, som måtte gjennomgås for fullt ut å forstå hva den utskutte saldoen og aktivasaldoen per 31. desember 2015 ville være under ASC 606, sa John Fernandez, finansdirektør i ForgeRock.

ForgeRock opplevde betydelige kortsiktige inntektsendringer

Endringen i inntektsføring under ASC 606 kan ha en vesentlig innvirkning på beløpet som inntektsføres i en gitt periode, og dermed påvirke et selskaps vekstrate fra år til år.

VC-miljøet lærer fortsatt om virkningen av ASC 606. De er vant til SaaS-selskaper på mange måter, men samtalene dreier seg egentlig ikke om dette ennå. De som kommer inn i bildet, sliter med å forstå den dramatiske innvirkningen på tallene.

“– Slik vi ser det, er det en ny verden, og vi må foreta en fullstendig historisk gjennomgang av år-til-år-trendene for å bedre forstå selskapets prestasjoner. Vi må forsikre oss om at vi forstår hvordan vi skal analysere tallene for å forbedre prognosene våre, og hva resultatpåvirkningen vil være når det gjelder provisjoner og aktivering. Det har skjedd en stor endring, og det er lagt ned mye ressurser, penger og arbeid for å få dette riktig, sa John Fernandez.

“Til slutt vil alt dette være vann under broen, og alle vil ha tilpasset seg de nye standardene, men inntil da tror jeg at noen investorer kan bli forvirret. Hvis selskaper ikke gjør dette riktig, kan det til og med bli vesentlige omregninger, og det vil helt sikkert være ubehagelig for et berørt selskap. Akkurat nå er det svært komplisert, i en tid da teknologier og prosesser burde bli enklere.”

Uten den riktige plattformen ville det vært mange utfordringer

“Mange selskaper tar kanskje en snarvei og hardkoder alt, men når de gjennomfører den første endringen, oppdager de snart at metodikken deres er mangelfull, og at de kanskje til og med har oversett en av koblingene de må opprette i regnskapet eller i selve systemet. Det vil oppstå feil fordi de ikke har den riktige mellomvaren som kan hjelpe dem med å komme seg gjennom prosessen. Vi så på andre iPaaS-løsninger; de hadde lignende funksjonalitet for API-anrop og segmentering, men vi klarte ikke å få til bruksscenariet vi ønsket på en enkel måte”, sa John Fernandez

Selv med punkt-til-punkt-tilkobling er det ikke mulig å sette de nødvendige message-ene i kø. Man ville ikke ha noen oversikt over hva som skjer i den andre enden, og det ville alltid være usikkerhet rundt statusen til hvert enkelt endepunkt. Hvis API-en message genereres fra kildesystemet og det oppstår en feil, samtidig som det andre systemet er nede, blir det et stort problem. Man må da behandle det på nytt, noe som i seg selv er et annet problem.

Hvis ForgeRock ikke hadde løst dette med en plattform, ville de ha møtt mange hindringer. For eksempel ville de måtte skrive API-ene for Salesforce og Intacct og utvikle dem på begge sider for å endre datapakken. Dette prosjektet kunne ikke ha blitt gjennomført med ForgeRocks eksisterende teknologileverandører, og de ønsket ikke å ansette en hær av utviklere for å bygge API-ene.

Hvis man bryter ned totalkostnaden for seks ressurser over en periode på seks måneder, kan prosjektet ha nådd et forbruk på én million dollar eller mer. Jitterbit-plattformen gjorde det mulig for ForgeRock å overholde strenge frister, holde seg innenfor budsjettet og unngå å bruke opp verdifulle ressurser som trengs til andre prosjekter.

“Det er vanskelig å forestille seg å ikke ha en plattform til å hjelpe oss med å oppnå det vi trengte å gjøre. Vi startet i juni, og det var planlagt ferdigstillelse i september. Vi ville ha trengt omtrent seks ressurser for å nå den fristen.” sa Anil Madithati, Senior Manager, Business Applications and Architecture.

Du trenger en plattform som er kraftig, rask, skalerbar og pålitelig

Med Jitterbit lager ForgeRock en tilpasset API for Intacct; de har mye forretningslogikk som må implementeres rundt API-en. Nå er det ekstremt enkelt å hente ut data fra ett system til et annet slik at dataene er ferdig pakket, oppdateres automatisk og flyttes raskt til der de trengs.

“Du trenger en plattform som kan håndtere gjenopprettingsmekanismen. Det handler ikke bare om å få jobben gjort, men også om hvordan du skalerer. Hvis noe svikter, trenger du en plattform som hjelper til med køprising, automatisk prosessering og raskt varsler en administrator om å iverksette umiddelbare tiltak. Med Jitterbit er alt automatisert, og det å opprette API-er er en mye enklere prosess”, sa Anil Madithati.

Selskapet har for tiden et API for Intacct og et annet for Visual Compliance, som er ForgeRocks applikasjon for etterlevelse av juridiske revisjonskrav, brukt til juridisk revisjon. Kontakter, potensielle kunder og regnskapsførere blir revidert av dette systemet. De har også et dedikert API som regelmessig henter ut data for samsvarsvurdering og deretter behandler dem i Salesforce. Totalt har ForgeRock fire API-er – Intacct, RevSym, Visual Compliance og Salesforce – og flere er på vei. Jitterbit fungerer som mellomvare mellom Intacct-ERP-systemet og Salesforce. ForgeRock benytter Jitterbit-API-et til å hente ut informasjon, for eksempel salgsfakturaer og salgsordredata, og sender den til RevSym for å oppfylle ASC 606-kravene, noe som implementeres gjennom Jitterbit.