ForgeRock-framgång med API-integrationer

Ämnet ASC 606, Intäkter från avtal med kunder, som infördes av Financial Accounting Standards Board (FASB), förändrar avsevärt hur företag redovisar intäkter. ForgeRock behövde förstå vikten av sin data och noggrannheten i intäktsredovisningen för att följa upp sin verksamhets övergripande hälsa för att förbli regelstora och identifiera tillväxtmöjligheter.

De visste att de hade en stram tidsplan för att slutföra ASC 606-implementeringen, och med brist på resurser, tid och budget stod det klart att dessa hinder kunde försena projektet. ForgeRock insåg att de behövde en mellanprogramvara som var tillräckligt flexibel för att säkerställa att intäkter kunde redovisas konsekvent i hela verksamheten samtidigt som de följde den nya intäktsredovisningsstandarden (ASC 606). Dessutom krävde en noggrann implementering av ASC 606 att man såg tillbaka på flera års finansiell rapportering.

Implementeringen av en en-till-en-lösning förändrar affärsprocesserna drastiskt

ForgeRock använde Intaccts avtalsmodul, som har utvecklats särskilt för ASC 606. Redan innan man tog hänsyn till ASC 606-kraven vid implementeringen av Intacct skulle affärslogiken i Intacct-lösningen ha tvingat fram betydande logiska förändringar inom Salesforce. Att ändra hela deras driftsätt och försäljningsprocess inom Salesforce var inte acceptabelt, eftersom det är direkt kopplat till Salesforce på ett en-till-en-sätt. För att undvika dessa oönskade förändringar var ForgeRock tvungna att hålla de två systemen åtskilda. De behövde dock förlita sig på en API-plattform som kunde ta all affärslogik, kombinera den och placera den i API-tjänsten för att kunna använda den.

Detta var extremt komplicerat eftersom ForgeRock har mellan 10 och 12 enheter som de har lönehantering för. Alla enheter har en kapitalisering av provisioner och en konsoliderad funktionell valuta. På grund av de olika komponenternas komplexitet behövde de delas upp mellan produkt, SKU och villkor, och flöda genom mellanprogramvaran för att hanteras på ett korrekt sätt. Det fanns många rörliga delar i designen som krävde arbetsflöden vilka inkluderade API-anrop som delade upp SKU:er i två, för att sedan tillämpa ett komplext återstående fristående försäljningspris (SSP) samt kostnadsredovisning.

DIAGRAM: Dataflöde för Forgerock RevRec.

På en databana till jämförbar historisk 606

En annan stor och utmanande del av projektet var att omarbeta historiska data. De behövde rensa ut, plocka fram detaljer och sedan omkonfigurera historiken för att kunna erbjuda jämförbar historisk intäktsredovisning enligt ASC 606. Ursprungligen ville ForgeRock ha en tidig adoption under 2017, men det fanns för många komplexiteter för den tidsplanen. Därför beslutade de sig för att ta ett steg tillbaka, se över vad som skulle krävas och komma fram till att de behövde skjuta upp projektet till 2018. Denna datumändring gav ForgeRock det självförtroende som krävdes för att framgångsrikt slutföra projektet med den kvalitetsstandard som de visste behövde levereras.

“Vi var tvungna att gå ända tillbaka till 2012 eftersom vår kostnadsanalys under den livslängd vi valde är fyra år. Vi var tvungna att titta på allt vi omräknade. Ursprungligen omräknade vi för 2015 och tillämpade 2017, och det fanns så mycket information, såsom kontrakt och provisioner, som behövde granskas för att till fullo förstå vad det uppskjutna balansen och tillgångsbalansen per den 31 december 2015 skulle bli enligt ASC 606”, säger John Fernandez, finanschef på ForgeRock.

ForgeRock upplevde betydande kortsiktiga intäktsförändringar

Förändringen i intäktsredovisning enligt ASC 606 kan väsentligt påverka beloppet för intäkter som redovisas under en given period, och därmed påverka ett företags tillväxttakt år från år.

VC-communityt håller fortfarande på att lära sig om effekterna av ASC 606. De är i många avseenden vana vid SaaS-bolag, men diskussionerna förs inte riktigt kring detta ännu. De som kommer in i bilden har svårt att förstå siffrornas dramatiska påverkan.

“Enligt våra siffror är det en ny värld och vi kommer att behöva göra en fullständig historisk genomgång av år-över-år-trender för att bättre förstå prestationen som företag. Vi måste se till att vi förstår hur vi ska granska siffrorna för att förbättra våra prognoser och vad resultaträkningseffekten kommer att bli med avseende på provisioner och aktivering. Det har skett en stor förändring, och mycket resurser, pengar och arbete har lagts på att få detta rätt”, sade John Fernandez.

“Förr eller senare kommer allt detta att vara ett passerat stadium och alla kommer att ha anpassat sig till de nya standarderna, men tills dess tror jag att vissa investerare kan komma att känna sig förvirrade. Om företag inte gör detta på rätt sätt kan det till och med leda till väsentliga omräkningar, och det blir säkerligen obehagligt för ett drabbat företag. Just nu är det väldigt komplicerat, i en tid då teknologier och processer borde bli enklare.”

Utan rätt plattform skulle det finnas många smärtpunkter

“Många företag kanske tar en genväg och kodar in allt direkt, men när de genomför den första förändringen upptäcker de snart att deras metodik är bristfällig och att de kanske till och med har missat någon av de kopplingar som behövs i redovisningen eller i själva systemet. Fel kommer att uppstå eftersom de saknar den lämpliga mellanprogramvaran som hjälper dem att hantera detta. Vi tittade på andra iPaaS-lösningar; de hade liknande funktionalitet för API-anrop och segmentering, men vi kunde inte på ett enkelt sätt få fram det användningsfall vi ville ha med dem”, säger John Fernandez.

Även vid punkt-till-punkt-anslutning finns det inget sätt att köa de message-enheter som behövs. Man skulle inte ha någon insyn alls i vad som händer i den andra änden, och det skulle finnas en kvarstående osäkerhet kring statusen för varje ändpunkt. Om API:et message genereras från källsystemet och det uppstår ett fel, samtidigt som det andra systemet är nere, blir det ett stort problem. Du måste då göra om bearbetningen, vilket i sig är ett annat problem.

Om ForgeRock inte hade löst detta med en plattform, skulle de ha stött på många hinder. De skulle till exempel ha varit tvungna att skriva API:er för Salesforce och Intacct och utveckla dem i båda ändarna för att ändra datapaketet. Detta projekt hade inte kunnat genomföras med ForgeRocks befintliga teknikleverantörer, och de ville inte anställa en hel armé av utvecklare för att bygga API:erna.

Om man slår ut den totala kostnaden för sex resurser under en period av sex månader kan projektet ha nått en utgift på en miljon dollar eller mer. Jitterbit-plattformen gjorde det möjligt för ForgeRock att hålla strama tidsplaner, hålla sig inom budgeten och slippa förbruka värdefulla resurser som behövs för andra projekt.

“Det är svårt att föreställa sig att inte ha en plattform som hjälper oss att uppnå det vi behövde göra. Vi började i juni och det var planerat att vara klart i september. Vi hade behövt ungefär sex resurser för att klara den tidsfristen.” sa Anil Madithati, Senior Manager, Business Applications and Architecture.

Du behöver en plattform som är kraftfull, snabb, skalbar och tillförlitlig

Med Jitterbit skapar ForgeRock ett anpassat API för Intacct; de har en hel del affärslogik som måste implementeras kring API:et. Nu är det extremt enkelt att extrahera data från ett system till ett annat så att data färdigställs, uppdateras automatiskt och flyttas snabbt till vart den än behöver finnas.

“Du behöver en plattform som kan hantera ombearbetningsmekanismen. Det handlar inte bara om att få det gjort utan också om hur du skalar upp. Om något misslyckas behöver du en plattform som hjälper till att köa, auto-bearbeta och snabbt meddela en administratör för att vidta omedelbara åtgärder. Med Jitterbit är allt automatiserat och att skapa API:er är en mycket enklare process”, sa Anil Madithati.

Företaget har för närvarande ett API för Intacct och ett annat för Visual Compliance, vilket är ForgeRocks applikation för efterlevnadskontroll inom juridik och används för juridiska revisioner. Kontakter, leads och revisorer granskas av detta system. De har även ett särskilt API som regelbundet extraherar data för efterlevnadskontroll och sedan bearbetar den till Salesforce. Totalt har ForgeRock fyra API:er – Intacct, RevSym, Visual Compliance och Salesforce – och fler är på väg. Jitterbit fungerar som mellanprogramvara mellan Intaccts ERP-system och Salesforce. ForgeRock utnyttjar Jitterbits API för att extrahera information, såsom försäljningsfakturor och orderdata, och skickar den till RevSym för att uppfylla ASC 606-kraven, vilket implementeras via Jitterbit.