ForgeRock framgång med API-integrationer

Ämne ASC 606, Intäkter från kontrakt med kunder, som införts av Financial Accounting Standards Board (FASB), förändrar avsevärt hur företag kommer att redovisa intäkter. ForgeRock behövde förstå vikten av deras data och noggrannheten i intäktsredovisning för att spåra den övergripande hälsan för deras verksamhet för att förbli kompatibel och identifiera möjligheter för tillväxt.

De visste att de hade en snäv tidslinje för att genomföra implementeringen av ASC 606, och med brist på resurser, tid och budget var det uppenbart att dessa hinder kunde försena projektet från att gå framåt. ForgeRock insåg att de behövde en mellanprogramlösning som var tillräckligt flexibel för att säkerställa att intäkterna kunde redovisas konsekvent i hela deras verksamhet samtidigt som de följde den nya Revenue Recognition Standard (ASC 606). Vidare krävde en korrekt implementering av ASC 606 en tillbakablick över flera år av finansiell rapportering.

Implementering av en en-till-en-lösning förändrar affärsarbetet drastiskt

ForgeRock använde kontraktsmodulen Intacct, som har utvecklats speciellt för ASC 606. Redan innan man övervägde ASC 606-kraven vid implementering av Intacct, skulle affärslogiken i Intacct-lösningen ha tvingat fram betydande logiska förändringar inom Salesforce. Ändra hela deras driftsätt och säljprocess inom Salesforce var inte acceptabelt, eftersom det knyter an direkt till Salesforce som en-till-en. För att undvika dessa oönskade förändringar var ForgeRock tvungen att hålla de två systemen åtskilda. De behövde dock förlita sig på en API-plattform som kunde ta all affärslogik, kombinera den och placera den i API-tjänsten för att använda den.

Detta var extremt komplicerat eftersom ForgeRock har mellan 10-12 enheter där de har löner. Alla enheter har en aktivering av provisioner och en konsoliderad funktionell valuta. På grund av de olika komponenternas komplexitet skulle de behöva delas upp mellan produkt, SKU:er och termer och flyta genom mellanvaran för att hanteras på rätt sätt. Det fanns många rörliga delar i designen, vilket krävde arbetsflöden som inkluderade API-anrop som delade SKU:er i två, och sedan tillämpade ett komplext kvarvarande fristående försäljningspris (SSP), såväl som kostnadsredovisning.

DIAGRAM: Forgerock RevRec dataflöde.

På en dataväg till jämförbar historisk 606

En annan stor och utmanande del av projektet var att återställa historiska data. De behövde spola, dra ut detaljer och sedan konfigurera om historik för att ge jämförbar historisk ASC 606 intäktsredovisning. Inledningsvis ville ForgeRock ha en tidig adoption 2017, men det fanns för många komplexiteter för att möta den tidslinjen. Så de bestämde sig för att ta ett steg tillbaka, titta på vad som skulle vara involverat och kom fram till beslutet att de behövde driva projektet ut till 2018. Denna datumändring gav ForgeRock det förtroende som behövdes för att framgångsrikt slutföra projektet med den kvalitetsstandard de visste måste levereras.

”Vi var tvungna att gå hela vägen tillbaka till 2012 eftersom vår kostnadsanalys under den livslängd vi valde är fyra år. Vi var tvungna att titta på allt vi omformulerade. Ursprungligen räknade vi om för 2015 och antog 2017, och det fanns så mycket information, såsom kontrakt och provisioner som behövde granskas för att fullt ut kunna förstå vad det uppskjutna saldot och tillgångsbalansen per den 31 december 2015 skulle vara enligt ASC 606 .” sa John Fernandez, ForgeRocks finanschef.

ForgeRock upplevde betydande intäktsförändringar på kort sikt

Förändringen i intäktsredovisning enligt ASC 606 kan väsentligt påverka mängden intäkter som redovisas under en given period, och därigenom påverka tillväxttakten från år till år för en company.

VC-gemenskapen lär sig fortfarande om effekterna av ASC 606. De är vana vid SaaS-företag i många avseenden, men samtalen pågår inte riktigt kring detta än. De som kommer in i spelet kämpar för att förstå den dramatiska effekten av siffrorna.

"På våra siffror är det en ny värld och vi kommer att behöva göra en fullständig historisk syn på trender från år till år för att bättre förstå prestanda som en company. Vi måste se till att vi förstår hur vi undersöker siffrorna för att förbättra våra förutsägelser och vad resultat- och resultateffekten kommer att bli med avseende på provisioner och kapitalisering. Det har skett en stor förändring, och mycket resurser, pengar och arbete har lagts ner på att få det här rätt, säger John Fernandez.

"Till slut kommer allt att vara vatten under bron och alla kommer att ha anpassat sig till de nya standarderna, men tills dess tror jag att vissa investerare kan vara förvirrade. Om företag inte gör detta korrekt kan det till och med bli väsentliga omräkningar och det kommer säkert att vara obehagligt för en drabbad company. Just nu är det väldigt komplicerat, i en tid då teknologier och processer borde bli enklare.”

Utan rätt plattform skulle det finnas många smärtpunkter

"Många företag kan ta en genväg och hårdkoda allt, men när de gör den första förändringen upptäcker de snart att deras metod är felaktig och de kan till och med ha missat en av de kopplingar de behöver göra i redovisningen eller i systemet sig. Fel kommer att uppstå eftersom de inte har rätt mellanprogram som hjälper dem att gå igenom det. Vi tittade på andra iPaaS-lösningar; de hade liknande funktionalitet för att göra API-anrop och segmentering men vi kunde inte få det användningsfall vi ville ha från dem på ett förenklat sätt.” sa John Fernandez

Även med punkt-till-punkt finns det inget sätt att köa de meddelanden som behövs. Det skulle finnas noll synlighet av vad som händer i andra änden och det skulle finnas en kvardröjande fråga om statusen för varje endpoint. Om API-meddelandet genereras från källsystemet och det kommer upp som ett fel, och det andra systemet är nere, blir det ett stort problem. Du måste bearbeta om, vilket är ett annat problem i sig.

Om ForgeRock inte hade åtgärdat detta med en plattform, skulle de ha mött många hinder. Till exempel skulle de behöva skriva API:erna för Salesforce och Intacct och utveckla det i båda ändarna för att ändra datapaketet. Det här projektet kunde inte ha genomförts med ForgeRocks befintliga teknikleverantörer och de ville inte anställa en armé av utvecklare för att bygga API:erna.

Om du bryter ner den totala kostnaden för sex resurser under loppet av sex månader kan projektet ha nått en utgift på en miljon dollar eller mer. Jitterbit-plattformen gjorde det möjligt för ForgeRock att hålla strikta deadlines, hålla sig inom budget och inte använda värdefulla resurser som behövs för andra projekt.

"Det är svårt att föreställa sig att inte ha en plattform för att hjälpa oss uppnå det vi behövde göra. Vi började i juni och det var planerat att vara klart i september. Vi skulle ha behövt ungefär sex resurser för att klara den deadline. sa Anil Madithati, Senior Manager, Business Applications and Architecture.

Du behöver en plattform som är kraftfull, snabb, skalbar och pålitlig

Med Jitterbit skapar ForgeRock ett anpassat API för Intacct; de har mycket affärslogik som måste implementeras runt API:et. Nu är det extremt enkelt att extrahera data från ett system till ett annat system så att data enkelt paketeras, uppdateras automatiskt och snabbt flyttas dit den behöver bo.

"Du behöver en plattform som kan hantera upparbetningsmekanismen. Det handlar inte bara om att få det gjort utan också hur du skalar. Om något misslyckas behöver du en plattform som hjälper till att köa, autobearbeta och snabbt meddela en administratör att vidta omedelbara åtgärder. Med Jitterbit är allt automatiserat och att skapa API:er är en mycket enklare process.” sa Anil Madithati.

Smakämnen company har för närvarande ett API för Intacct och ett annat för Visual Compliance, som är ForgeRocks applikation för laglig revisionsefterlevnad, som används för legal revision. Kontakter, leads och revisorer granskas av detta system. De har också ett dedikerat API som extraherar regelbundet för efterlevnad och sedan bearbetar det till Salesforce. Totalt har ForgeRock fyra API:er – Intacct, RevSym, Visual Compliance och Salesforce, med mer att komma. Jitterbit fungerar som mellanvara mellan Intaccts affärssystem också Salesforce. ForgeRock utnyttjar Jitterbit API för att extrahera information, såsom försäljningsfakturor och försäljningsorderdata och skickar den till RevSym, för ASC 606-efterlevnad, som implementeras genom Jitterbit.

Om oss

ForgeRock är den digitala identitetshanteringen company förändra hur organisationer interagerar säkert med kunder, anställda, enheter och saker.