Éxito con las integraciones de API de ForgeRock

El tema ASC 606, Ingresos de contratos con clientes, establecido por la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), cambia significativamente la forma en que las empresas reconocerán los ingresos. ForgeRock necesitaba comprender la importancia de sus datos y la precisión en el reconocimiento de ingresos para realizar un seguimiento de la salud general de su negocio, seguir cumpliendo las normativas e identificar oportunidades de crecimiento.

Sabían que tenían un plazo ajustado para completar la implementación de la ASC 606 y, con la falta de recursos, tiempo y presupuesto, era evidente que estos obstáculos podían retrasar el avance del proyecto. ForgeRock se dio cuenta de que necesitaba una solución de middleware lo suficientemente flexible como para garantizar que los ingresos pudieran reconocerse de manera consistente en todo su negocio, cumpliendo al mismo tiempo con la nueva norma de reconocimiento de ingresos (ASC 606). Además, implementar con precisión la ASC 606 requería revisar varios años de informes financieros.

Implementar una solución de uno a uno altera drásticamente los flujos de trabajo empresariales

ForgeRock utilizaba el módulo de contratos de Intacct, desarrollado específicamente para cumplir con la norma ASC 606. Incluso antes de considerar los requisitos de la norma ASC 606 al implementar Intacct, la lógica de negocio de la solución de Intacct habría obligado a realizar cambios significativos en la lógica de Salesforce. Cambiar por completo su modo de operación y su proceso de ventas dentro de Salesforce no era aceptable, ya que está vinculado directamente a Salesforce en una relación uno a uno. Para evitar estos cambios no deseados, ForgeRock tuvo que mantener los dos sistemas separados. Sin embargo, necesitaban contar con una plataforma de API que pudiera tomar toda la lógica de negocio, combinarla e integrarla en el servicio de API para poder utilizarla.

Esto fue sumamente complicado porque ForgeRock tiene entre 10 y 12 entidades en las que procesa la nómina. Todas las entidades tienen una capitalización de comisiones y una moneda funcional consolidada. Debido a la complejidad de los diferentes componentes, estos tendrían que dividirse entre producto, SKU y plazos, y fluir a través del 'middleware' para gestionarse adecuadamente. Hubo muchas partes móviles en el diseño, lo que requirió flujos de trabajo que incluyeron llamadas a API que dividían los SKU en dos, para luego aplicar un complejo precio de venta independiente (SSP) residual, así como contabilidad de costos.

DIAGRAMA: Flujo de datos de ForgeRock RevRec.

En una ruta de datos hacia un 606 histórico comparable

Otra parte grande y desafiante del proyecto fue la reexpresión de datos históricos. Necesitaban depurar, extraer detalles y luego reconfigurar los datos históricos para poder proporcionar informes comparables de reconocimiento de ingresos según la ASC 606. Inicialmente, ForgeRock quería una adopción a principios de 2017, pero había demasiadas complejidades para cumplir con ese cronograma. Por lo tanto, decidieron dar un paso atrás, evaluar lo que implicaría y llegaron a la determinación de que necesitaban postergar el proyecto hasta 2018. Este cambio de fecha le otorgó a ForgeRock la confianza necesaria para completar con éxito el proyecto con el estándar de calidad que sabían que debían entregar.

“Tuvimos que retroceder hasta 2012 porque nuestro análisis de costos bajo el período de vida que elegimos es de cuatro años. Tuvimos que revisar todo lo que estábamos reexpresando. Originalmente estábamos reexpresando para 2015 y adoptando en 2017, y había tanta información, como contratos y comisiones que debían revisarse para comprender plenamente cuál sería el saldo de activos y diferidos al 31 de diciembre de 2015 bajo la ASC 606”, dijo John Fernandez, director financiero de ForgeRock.

ForgeRock experimentó cambios significativos en los ingresos a corto plazo

El cambio en el reconocimiento de ingresos según la ASC 606 puede afectar materialmente la cantidad de ingresos reconocidos en un período determinado, lo que a su vez impacta las tasas de crecimiento interanual de una empresa.

La comunidad de capital de riesgo todavía está aprendiendo sobre el impacto de la ASC 606. Están acostumbrados a las empresas de SaaS en muchos aspectos, pero las conversaciones sobre esto aún no se están dando del todo. Los que están entrando en juego están batallando para comprender el impacto drástico de las cifras.

“Con nuestros números, es un mundo nuevo y necesitaremos realizar una revisión histórica completa de las tendencias interanuales para comprender mejor el desempeño como empresa. Debemos asegurarnos de saber cómo examinar los números para mejorar nuestras predicciones y cuál será el impacto en el estado de resultados con respecto a las comisiones y la capitalización. Ha habido un gran cambio, y se han destinado muchos recursos, dinero y trabajo para hacer esto bien”, dijo John Fernandez.

“Con el tiempo, todo esto será agua pasada y todos se habrán adaptado a las nuevas normas, pero hasta entonces, creo que algunos inversores pueden estar confundidos. Si las empresas no hacen esto correctamente, incluso podría haber reexpresiones materiales y eso ciertamente será desagradable para una empresa afectada. Ahora mismo es muy complicado, en un momento en que las tecnologías y los procesos deberían volverse más simples.”

Sin la plataforma adecuada, habría muchos puntos críticos

“Muchas empresas pueden optar por un atajo y codificar todo de manera estática, pero cuando realizan el cambio inicial, pronto se dan cuenta de que su metodología es defectuosa y de que tal vez incluso se les haya pasado por alto alguna de las conexiones que deben establecer en contabilidad o en el propio sistema. Surgirán errores porque no cuentan con el middleware adecuado que les ayude a sortear el proceso. Analizamos otras soluciones iPaaS; tenían funcionalidades similares para realizar llamadas a la API y segmentación, pero no pudimos lograr el caso de uso que buscábamos de manera sencilla”, dijo John Fernández.

Incluso con la conexión punto a punto, no hay forma de poner en fila los message necesarios. No habría ninguna visibilidad de lo que está sucediendo en el otro extremo y quedaría una duda persistente sobre el estado de cada punto final. Si el message de la API se genera desde el sistema de origen y aparece un error, y el otro sistema está inactivo, eso se convierte en un gran problema. Tendrás que volver a procesarlo, lo cual es otro problema en sí mismo.

Si ForgeRock no hubiera resuelto esto con una plataforma, se habrían enfrentado a muchos obstáculos. Por ejemplo, habrían tenido que escribir las API para Salesforce e Intacct y desarrollarlas en ambos extremos para modificar el paquete de datos. Este proyecto no se habría podido llevar a cabo con los proveedores de tecnología con los que contaba ForgeRock, y la empresa no quería contratar a un ejército de desarrolladores para crear las API.

Si se desglosa el costo total de seis recursos en el transcurso de seis meses, es posible que el proyecto haya alcanzado un gasto de un millón de dólares o más. La plataforma Jitterbit permitió a ForgeRock cumplir con plazos estrictos, mantenerse dentro del presupuesto y no consumir recursos valiosos que se necesitan para otros proyectos.

“Es difícil imaginar no contar con una plataforma que nos ayudara a lograr lo que necesitábamos hacer. Comenzamos en junio y estaba programado para completarse en septiembre. Habríamos necesitado unos seis recursos para cumplir con ese plazo.” dijo Anil Madithati, Gerente Senior de Aplicaciones de Negocio y Arquitectura.

Necesitas una plataforma que sea potente, rápida, escalable y confiable

Con Jitterbit, ForgeRock está creando una API personalizada para Intacct; tienen una gran cantidad de lógica de negocio que debe implementarse en torno a la API. Ahora es sumamente sencillo extraer datos de un sistema a otro para que los datos estén empaquetados listos, se actualicen automáticamente y se trasladen rápidamente a donde tengan que estar.

“Necesitas una plataforma que pueda manejar el mecanismo de reprocesamiento. No se trata solo de hacerlo, sino también de cómo escalas. Si algo falla, necesitas una plataforma que ayude a poner en cola, se autoprocese y notifique rápidamente a un administrador para que tome medidas inmediatas. Con Jitterbit todo está automatizado y la creación de API es un proceso mucho más simplificado”, dijo Anil Madithati.

Actualmente, la empresa cuenta con una API para Intacct y otra para Visual Compliance, que es la aplicación de ForgeRock para el cumplimiento normativo en auditorías legales, utilizada para realizar auditorías legales. Este sistema audita los contactos, los clientes potenciales y los contadores. También cuentan con una API dedicada que extrae información periódicamente para fines de cumplimiento y luego la procesa en Salesforce. En total, ForgeRock tiene cuatro API: Intacct, RevSym, Visual Compliance y Salesforce, y se esperan más. Jitterbit actúa como middleware entre el sistema ERP de Intacct y Salesforce. ForgeRock aprovecha la API de Jitterbit para extraer información, como facturas de ventas y datos de órdenes de venta, y la envía a RevSym para el cumplimiento de la norma ASC 606, que se implementa a través de Jitterbit.