Éxito de ForgeRock con integraciones API

El tema ASC 606, Ingresos provenientes de contratos con clientes, implementado por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), cambia significativamente la forma en que las empresas reconocerán los ingresos. ForgeRock necesitaba comprender la importancia de sus datos y la precisión en el reconocimiento de ingresos para realizar un seguimiento de la salud general de su negocio para seguir cumpliendo con las normas e identificar oportunidades de crecimiento.

Sabían que tenían un cronograma ajustado para completar la implementación de ASC 606, y con la falta de recursos, tiempo y presupuesto, estaba claro que estos obstáculos podrían retrasar el avance del proyecto. ForgeRock se dio cuenta de que necesitaban una solución de middleware que fuera lo suficientemente flexible como para garantizar que los ingresos pudieran reconocerse de manera uniforme en toda su empresa y, al mismo tiempo, cumplir con el nuevo estándar de reconocimiento de ingresos (ASC 606). Además, la implementación precisa de la ASC 606 requería revisar varios años de informes financieros.

La implementación de una solución uno a uno altera drásticamente los flujos de trabajo comerciales

ForgeRock estaba usando el módulo de contrato Intacct, que se desarrolló especialmente para ASC 606. Incluso antes de considerar los requisitos de ASC 606 para implementar Intacct, la lógica comercial en la solución Intacct habría forzado cambios lógicos significativos dentro de Salesforce. Cambiando todo su modo operativo y proceso de ventas dentro Salesforce no era aceptable, porque se relaciona directamente con Salesforce como uno a uno. Para evitar estos cambios no deseados, ForgeRock tuvo que mantener los dos sistemas separados. Sin embargo, necesitaban confiar en una plataforma API que pudiera tomar toda la lógica comercial, combinarla y colocarla en el servicio API para usarla.

Esto fue sumamente complicado porque ForgeRock tiene entre 10-12 entidades en las que tienen nómina. Todas las entidades cuentan con una capitalización de comisiones y una moneda funcional consolidada. Debido a la complejidad de los diferentes componentes, sería necesario dividirlos entre productos, SKU y términos, y fluir a través del middleware para administrarlos correctamente. Había muchas partes móviles en el diseño, que requerían flujos de trabajo que incluían llamadas API que dividían los SKU en dos y luego aplicaban un complejo precio de venta independiente (SSP) residual, así como la contabilidad de costos.

DIAGRAMA: Flujo de datos Forgerock RevRec.

En una ruta de datos hacia el histórico comparable 606

Otra parte grande y desafiante del proyecto fue volver a establecer los datos históricos. Necesitaban vaciar, extraer detalles y luego reconfigurar los históricos para proporcionar informes de reconocimiento de ingresos ASC 606 históricos comparables. Inicialmente, ForgeRock quería una adopción a principios de 2017, pero había demasiadas complejidades para cumplir con ese cronograma. Entonces, decidieron dar un paso atrás, mirar lo que implicaría y llegaron a la determinación de que necesitaban impulsar el proyecto hasta 2018. Este cambio de fecha le dio a ForgeRock la confianza necesaria para completar con éxito el proyecto con el estándar de calidad que sabía que tenía que ser entregado.

“Tuvimos que retroceder hasta 2012 porque nuestro análisis de costos en el período de vida que elegimos es de cuatro años. Tuvimos que mirar todo lo que estábamos reafirmando. Originalmente estábamos reexpresando para 2015 y adoptando en 2017, y había tanta información, como contratos y comisiones que necesitaban ser revisadas para comprender completamente cuál sería el saldo diferido y de activos al 31 de diciembre de 2015 según ASC 606 .” dijo John Fernandez, director financiero de ForgeRock.

ForgeRock experimentó cambios significativos en los ingresos a corto plazo

El cambio en el reconocimiento de ingresos bajo ASC 606 puede afectar materialmente la cantidad de ingresos reconocidos en un período determinado, impactando así las tasas de crecimiento interanual de una empresa.

La comunidad de VC aún está aprendiendo sobre el impacto de ASC 606. Están acostumbrados a las empresas de SaaS en muchos aspectos, pero las conversaciones aún no se están dando en torno a esto. Los que están entrando en juego están luchando por comprender el impacto dramático de los números.

“En cuanto a las cifras, es un mundo nuevo y necesitaremos realizar una visión histórica completa de las tendencias interanuales para comprender mejor el desempeño como empresa. Necesitamos asegurarnos de que entendemos cómo examinar las cifras para mejorar nuestras predicciones y cuál será el impacto en las pérdidas y ganancias con respecto a las comisiones y la capitalización. Ha habido un gran cambio y se han invertido muchos recursos, dinero y trabajo para hacerlo bien”, dijo John Fernandez.

“Al final, todo esto quedará en el olvido y todo el mundo se habrá adaptado a las nuevas normas, pero hasta entonces, creo que algunos inversores pueden estar confundidos. Si las empresas no hacen esto correctamente, entonces podría haber incluso reajustes sustanciales y eso sin duda será desagradable para una empresa afectada. En este momento es muy complicado, en un momento en el que las tecnologías y los procesos deberían ser cada vez más sencillos”.

Sin la plataforma adecuada, habría muchos puntos débiles

“Muchas empresas pueden tomar un atajo y codificar todo, pero cuando hacen el cambio inicial, pronto descubren que su metodología es defectuosa y es posible que incluso hayan perdido una de las conexiones que necesitan hacer en contabilidad o en el sistema. sí mismo. Surgirán errores porque no tienen la pieza intermedia adecuada que les ayude a moverse a través de ella. Analizamos otras soluciones iPaaS; tenían una funcionalidad similar para hacer llamadas API y segmentación, pero no pudimos obtener el caso de uso que queríamos de ellos de una manera simplista”. dijo Juan Fernández

Incluso con punto a punto, no hay forma de poner en cola los mensajes necesarios. Habría cero visibilidad de lo que está sucediendo en el otro extremo y habría una pregunta persistente sobre el estado de cada punto final. Si el mensaje API se genera desde el sistema de origen y aparece como un error, y el otro sistema está inactivo, eso se convierte en un gran problema. Deberá volver a procesar, que es otro problema en sí mismo.

Si ForgeRock no hubiera abordado esto con una plataforma, se habrían enfrentado a muchos obstáculos. Por ejemplo, tendrían que escribir las API para Salesforce e Intacct y desarrollarlo en ambos extremos para cambiar el paquete de datos. Este proyecto no se podría haber realizado con los proveedores de tecnología existentes de ForgeRock y no querían contratar a un ejército de desarrolladores para crear las API.

Si se desglosa el costo total de seis recursos a lo largo de seis meses, el proyecto podría haber alcanzado un gasto de un millón de dólares o más. Jitterbit La plataforma permitió a ForgeRock cumplir con plazos estrictos, mantenerse dentro del presupuesto y no consumir recursos valiosos que se necesitan para otros proyectos.

“Es difícil imaginar no tener una plataforma que nos ayude a lograr lo que necesitábamos hacer. Comenzamos en junio y estaba previsto que finalizara en septiembre. Habríamos necesitado unos seis recursos para cumplir con ese plazo”. dijo Anil Madithati, Gerente Senior, Arquitectura y Aplicaciones Comerciales.

Necesita una plataforma potente, rápida, escalable y fiable

Con JitterbitForgeRock está creando una API personalizada para Intacct; tienen mucha lógica de negocio que debe implementarse en torno a la API. Ahora es extremadamente sencillo extraer datos de un sistema a otro, de modo que los datos se empaquetan fácilmente, se actualizan automáticamente y se transfieren rápidamente a donde sea necesario.

“Necesitas una plataforma que pueda manejar el mecanismo de reprocesamiento. No se trata solo de hacerlo, sino también de cómo escalar. Si algo falla, necesitas una plataforma que ayude a poner en cola, procesar automáticamente y notificar rápidamente a un administrador para que tome medidas inmediatas. Con Jitterbit “Todo está automatizado y la creación de API es un proceso mucho más sencillo”, dijo Anil Madithati.

Actualmente, la empresa cuenta con una API para Intacct y otra para Visual Compliance, que es la aplicación de cumplimiento de auditoría legal de ForgeRock, que se utiliza para la auditoría legal. Este sistema audita contactos, clientes potenciales y contables. También cuentan con una API dedicada que extrae información de forma periódica para el cumplimiento y luego la procesa para Salesforce. En total, ForgeRock tiene cuatro API: Intacct, RevSym, Visual Compliance y Salesforce, con más por venir. Jitterbit está actuando como middleware entre el sistema ERP Intacct y Salesforce. ForgeRock aprovecha el Jitterbit API para extraer información, como facturas de venta y datos de pedidos de venta, y enviarla a RevSym, para el cumplimiento de ASC 606, que se implementa a través de Jitterbit.