ForgeRock succes med API-integrationer

Emnet ASC 606, indtægter fra kontrakter med kunder, indført af Financial Accounting Standards Board (FASB), ændrer markant den måde, virksomheder vil indregne indtægter på. ForgeRock var nødt til at forstå vigtigheden af deres data og nøjagtigheden af indtægtsføringen for at spore deres virksomheds samlede sundhed for at forblive i overensstemmelse med reglerne og identificere muligheder for vækst.

De vidste, at de havde en stram tidslinje for at få implementeringen af ​​ASC 606 afsluttet, og med mangel på ressourcer, tid og budget var det klart, at disse hindringer kunne forsinke projektets fremdrift. ForgeRock erkendte, at de havde brug for en mellemløsning, der var fleksibel nok til at sikre, at indtægter kunne bogføres konsekvent på tværs af deres forretning, samtidig med at de overholdt den nye Revenue Recognition Standard (ASC 606). Desuden krævede en præcis implementering af ASC 606 en tilbagebliksovervågning af flere års regnskabsrapportering.

Implementering af en én-til-én løsning ændrer drastisk forretningens arbejdsgange

ForgeRock anvendte Intaccts kontraktmodul, som er udviklet specielt med henblik på ASC 606. Selv før man overhovedet tog højde for ASC 606-kravene ved implementeringen af Intacct, ville forretningslogikken i Intacct-løsningen have medført betydelige ændringer i logikken i Salesforce. Det var ikke acceptabelt at ændre hele deres driftsmodel og salgsproces i Salesforce, da den er direkte forbundet med Salesforce i et én-til-én-forhold. For at undgå disse uønskede ændringer var ForgeRock nødt til at holde de to systemer adskilt. De var dog nødt til at benytte en API-platform, der kunne overtage al forretningslogikken, kombinere den og placere den i API-tjenesten, så den kunne bruges.

Dette var ekstremt kompliceret, da ForgeRock har mellem 10-12 enheder, som de har lønudbetalinger til. Alle enhederne har en kapitalisering af provisioner og en konsolideret funktionsvaluta. På grund af kompleksiteten af de forskellige komponenter skulle de opdeles mellem produkt, SKU'er og vilkår, og strømme gennem middlewaren for at blive håndteret korrekt. Der var mange bevægelige dele i designet, der krævede arbejdsgange, som omfattede API-kald til at splitte SKU'er i to, hvorefter en kompleks residual Standalone Selling Price (SSP) blev anvendt, samt omkostningsregnskab.

DIAGRAM: Forgerock RevRec datastrøm.

På en datasti til sammenlignelig historisk 606

En anden stor og udfordrende del af projektet var at genfastsætte historiske data. De skulle rense, trække detaljer ud og derefter omkonfigurere historiske data for at levere sammenlignelig historisk regnskabsrapportering i henhold til ASC 606. Oprindeligt ønskede ForgeRock en tidlig implementering i 2017, men der var for mange kompleksiteter til at overholde tidsplanen. Så de besluttede at tage et skridt tilbage, se på hvad der ville være involveret, og nåede til den konklusion, at de var nødt til at udskyde projektet til 2018. Denne datoændring gav ForgeRock den nødvendige tillid til succesfuldt at fuldføre projektet med den kvalitetsstandard, de vidste, der skulle leveres.

“Vi var nødt til at gå helt tilbage til 2012, fordi vores omkostningsanalyse under den valgte livsperiode er på fire år. Vi var nødt til at se på alt, hvad vi omregnede. Oprindeligt omregnede vi for 2015 og vedtog i 2017, og der var så meget information, såsom kontrakter og provisioner, der skulle gennemgås for fuldt ud at forstå, hvad restance- og aktivsaldoen pr. 31. december 2015 ville være under ASC 606,” sagde John Fernandez, ForgeRocks økonomidirektør.

ForgeRock oplevede betydelige ændringer i omsætningen på kort sigt

Ændringen i indtægtsføring under ASC 606 kan materielt påvirke det beløb, der indtægtsføres i en given periode, og dermed påvirke en virksomheds vækstrater fra år til år.

VC-miljøet lærer stadig om effekten af ASC 606. De er vant til SaaS-virksomheder på mange måder, men samtalerne om dette sker ikke rigtig endnu. Dem, der kommer i spil, kæmper med at forstå den dramatiske indvirkning af tallene.

“Vores tal viser en ny verden, og vi bliver nødt til at foretage en fuldstændig historisk gennemgang af års-til-år-tendenser for bedre at forstå virksomhedens performance. Vi skal sikre os, at vi forstår, hvordan vi skal analysere tallene for at forbedre vores forudsigelser, og hvad P&L-påvirkningen vil være med hensyn til provisioner og kapitalisering. Der har været en stor ændring, og der er blevet investeret mange ressourcer, penge og arbejde i at få dette på rette spor,” sagde John Fernandez.

“På et tidspunkt vil det hele være vand under broen, og alle vil have tilpasset sig de nye standarder, men indtil da tror jeg, at nogle investorer kan blive forvirrede. Hvis virksomheder ikke gør dette korrekt, kan der endda være væsentlige omgørelser, og det vil helt sikkert være ubehageligt for en berørt virksomhed. Lige nu er det meget kompliceret, på et tidspunkt, hvor teknologier og processer burde blive enklere.”

Uden den rette platform ville der være mange smertepunkter

“Mange virksomheder tager måske en genvej og koder alt hårdt, men når de foretager den indledende ændring, opdager de snart, at deres metode er fejlbehæftet, og de har måske endda overset en af de forbindelser, de skal foretage i regnskabsafdelingen eller i selve systemet. Der vil opstå fejl, fordi de ikke har det passende stykke middleware, der kan hjælpe dem med det. Vi kiggede på andre iPaaS-løsninger; de havde lignende funktionalitet til at foretage API-kald og segmentering, men vi kunne ikke få den brugssituation, vi ønskede, fra dem på en enkel måde,” sagde John Fernandez.

Selv med punkt-til-punkt-forbindelse er der ingen mulighed for at sætte de nødvendige message’er i kø. Der ville være nul indsigt i, hvad der foregår i den anden ende, og der ville være et vedvarende spørgsmål vedrørende status for hvert enkelt endepunkt. Hvis API'en message genereres fra kildesystemet og der opstår en fejl, og det andet system er nede, bliver det et stort problem. Man bliver nødt til at genbehandle, hvilket i sig selv er et andet problem.

Hvis ForgeRock ikke havde løst dette problem med en platform, ville de have stået over for mange udfordringer. For eksempel ville de have været nødt til at skrive API'erne til Salesforce og Intacct og udvikle dem i begge ender for at ændre datapakken. Dette projekt kunne ikke have været gennemført med ForgeRocks eksisterende teknologileverandører, og de ønskede ikke at ansætte en hær af udviklere til at bygge API'erne.

Hvis man opdeler de samlede omkostninger for seks ressourcer over en periode på seks måneder, kan projektet have nået et forbrug på en million dollars eller mere. Jitterbit-platformen gjorde det muligt for ForgeRock at overholde strenge tidsfrister, holde sig inden for budgettet og ikke opbruge værdifulde ressourcer, der er nødvendige for andre projekter.

“Det er svært at forestille sig ikke at have en platform til at hjælpe os med at opnå det, vi skulle gøre. Vi startede i juni, og det skulle være færdigt i september. Vi ville have haft brug for omkring seks ressourcer for at overholde den deadline.” sagde Anil Madithati, Senior Manager, Business Applications and Architecture.

Du har brug for en platform, der er kraftfuld, hurtig, skalerbar og pålidelig

Med Jitterbit opretter ForgeRock en brugerdefineret API til Intacct; de har en masse forretningslogik, der skal implementeres omkring API'en. Nu er det ekstremt simpelt at udtrække data fra ét system til et andet system, så data er let pakkes, opdateres automatisk og flyttes hurtigt derhen, hvor de skal ligge.

“Du har brug for en platform, der kan håndtere genbehandlingsmekanismen. Det handler ikke kun om at få det gjort, men også om, hvordan man skalerer. Hvis noget fejler, har du brug for en platform, der kan hjælpe med at købe i kø, automatisk behandle og hurtigt underrette en administrator for at tage øjeblikkelig handling. Med Jitterbit er alt automatiseret, og oprettelse af API'er er en meget mere forenklet måde at behandle på,” sagde Anil Madithati.

Virksomheden har i øjeblikket et API til Intacct og et andet til Visual Compliance, som er ForgeRocks applikation til overholdelse af lovmæssige revisionskrav, der anvendes til juridisk revision. Kontakter, kundeemner og regnskabsmedarbejdere revideres af dette system. De har også en dedikeret API, der regelmæssigt udtrækker data med henblik på overholdelse af lovgivningen og derefter behandler dem til Salesforce. I alt har ForgeRock fire API'er – Intacct, RevSym, Visual Compliance og Salesforce – og flere er på vej. Jitterbit fungerer som middleware mellem Intacct-ERP-systemet og Salesforce. ForgeRock udnytter Jitterbit-API’en til at udtrække oplysninger, såsom salgsfakturaer og salgsordredata, og sender dem til RevSym med henblik på overholdelse af ASC 606, hvilket implementeres via Jitterbit.