Successo con le integrazioni API di ForgeRock

L'argomento ASC 606, Ricavi derivanti da contratti con i clienti, stabilito dal Financial Accounting Standards Board (FASB), modifica in modo significativo il modo in cui le aziende contabilizzano i ricavi. ForgeRock aveva la necessità di comprendere l'importanza dei propri dati e l'accuratezza nel riconoscimento dei ricavi per monitorare la salute complessiva del proprio business, rimanere conforme e individuare opportunità di crescita.

Sapevano di avere una scadenza stretta per completare l'implementazione dell'ASC 606 e, a causa della mancanza di risorse, tempo e budget, era chiaro che questi ostacoli avrebbero potuto ritardare l'avanzamento del progetto. ForgeRock si rese conto di aver bisogno di una soluzione middleware sufficientemente flessibile da garantire che i ricavi potessero essere contabilizzati in modo coerente in tutta la loro attività, rispettando al contempo il nuovo principio di riconoscimento dei ricavi (ASC 606). Inoltre, l'implementazione accurata dell'ASC 606 richiedeva di riesaminare diversi anni di rendicontazione finanziaria.

L'implementazione di una soluzione uno a uno altera drasticamente i flussi di lavoro aziendali

ForgeRock utilizzava il modulo contratti di Intacct, sviluppato appositamente per l’ASC 606. Anche prima di prendere in considerazione i requisiti dell’ASC 606 nell’implementazione di Intacct, la logica di business della soluzione Intacct avrebbe comunque imposto modifiche logiche significative all’interno di Salesforce. Modificare l’intera modalità operativa e il processo di vendita all’interno di Salesforce non era accettabile, poiché il sistema è direttamente collegato a Salesforce in un rapporto uno a uno. Per evitare queste modifiche indesiderate, ForgeRock ha dovuto mantenere separati i due sistemi. Tuttavia, era necessario affidarsi a una piattaforma API in grado di acquisire tutta la logica di business, combinarla e inserirla nel servizio API per poterla utilizzare.

Questo è stato estremamente complicato perché ForgeRock ha tra 10 e 12 entità in cui gestisce i salari. Tutte le entità dispongono di una capitalizzazione delle commissioni e di una valuta funzionale consolidata. A causa della complessità dei diversi componenti, questi avrebbero dovuto essere suddivisi tra prodotto, SKU e termini, e fluire attraverso il middleware per essere gestiti correttamente. C'erano molti elementi mobili nella progettazione, che richiedevano flussi di lavoro che includevano chiamate API per dividere le SKU in due, applicare quindi un complesso Prezzo di Vendita Autonomo (SSP) residuo, nonché la contabilità industriale.

DIAGRAMMA: Flusso di dati di Forgerock RevRec.

Su un percorso di dati verso lo storico comparabile 606

Un'altra parte ampia e complessa del progetto è stata la rideterminazione dei dati storici. Avevano bisogno di ripulire, estrarre i dettagli e quindi Riconfigurare i dati storici al fine di fornire un reporting di riconoscimento dei ricavi ASC 606 storico e comparabile. Inizialmente, ForgeRock voleva un'adozione all'inizio del 2017, ma c'erano troppe complessità per rispettare quella tempistica. Quindi, decisero di fare un passo indietro, valutare cosa avrebbe comportato e giunsero alla conclusione che dovevano posticipare il progetto al 2018. Questo cambiamento di data ha fornito a ForgeRock la sicurezza necessaria per completare con successo il progetto con lo standard qualitativo che sapevano di dover garantire.

“Dovessimo tornare indietro fino al 2012 perché la nostra analisi dei costi nel periodo di vita che abbiamo scelto è di quattro anni. Dovevamo esaminare tutto ciò che stavamo rideterminando. In origine stavamo rideterminando per il 2015 e adottando nel 2017, e c'erano così tante informazioni, come contratti e commissioni che dovevano essere riesaminate per comprendere appieno quale sarebbe stato il saldo dei costi differiti e delle attività al 31 dicembre 2015 ai sensi dell'ASC 606”, ha dichiarato John Fernandez, Direttore finanziario di ForgeRock.

ForgeRock ha registrato significativi cambiamenti di fatturato a breve termine

La modifica nel riconoscimento dei ricavi ai sensi dell'ASC 606 può influire in modo significativo sull'ammontare dei ricavi riconosciuti in un determinato periodo, incidendo di conseguenza sui tassi di crescita anno su anno di un'azienda.

La comunità dei VC sta ancora imparando a conoscere l'impatto dell'ASC 606. Per molti aspetti sono abituati alle aziende SaaS, ma le conversazioni su questo tema non si stanno ancora realmente sviluppando. Quelli che stanno entrando in gioco faticano a comprendere il drastico impatto dei numeri.

“Dai nostri dati, è un mondo nuovo e dovremo effettuare una visione storica completa dell'andamento anno su anno per comprendere meglio le prestazioni come azienda. Dobbiamo assicurarci di capire come esaminare i numeri per migliorare le nostre previsioni e quale sarà l'impatto sul conto economico rispetto alle commissioni e alla capitalizzazione. C'è stato un grande cambiamento e molte risorse, denaro e lavoro sono stati investiti per fare le cose per bene”, ha detto John Fernandez.

“Alla fine, tutto questo sarà acqua passata e tutti si saranno adeguati ai nuovi standard, ma fino ad allora, credo che alcuni investitori potrebbero essere confusi. Se le aziende non lo faranno correttamente, potrebbero persino esserci rideterminazioni sostanziali e ciò sarà certamente spiacevole per un'azienda coinvolta. In questo momento è molto complicato, in un momento in cui le tecnologie e i processi dovrebbero diventare più semplici.”

Senza la giusta piattaforma, ci sarebbero molti problemi critici

“Molte aziende potrebbero prendere una scorciatoia e programmare tutto in modo rigido, ma quando effettuano la modifica iniziale scoprono presto che la loro metodologia è difettosa e potrebbero persino aver perso una delle connessioni che devono stabilire nella contabilità, o nel sistema stesso. Gli errori si presenteranno perché non dispongono del pezzo di middleware appropriato che li aiuterà ad affrontarli. Abbiamo esaminato altre soluzioni iPaaS; avevano funzionalità simili per effettuare chiamate API e segmentazione, ma non siamo riusciti a ottenere da esse il caso d'uso che desideravamo in modo semplicistico”, ha dichiarato John Fernandez

Anche con la connessione punto a punto, non c’è modo di mettere in coda i message necessari. Non ci sarebbe alcuna visibilità su ciò che sta accadendo dall’altra parte e rimarrebbe un dubbio sullo stato di ciascun endpoint. Se l’API message viene generata dal sistema di origine e viene segnalata come errore, mentre l’altro sistema è inattivo, ciò diventa un grave problema. Sarà necessario ripetere l’elaborazione, il che rappresenta di per sé un’altra complicazione.

Se ForgeRock non avesse risolto questo problema con una piattaforma, avrebbe dovuto affrontare numerosi ostacoli. Ad esempio, avrebbe dovuto scrivere le API per Salesforce e Intacct e svilupparle su entrambe le piattaforme per modificare il pacchetto di dati. Questo progetto non avrebbe potuto essere portato a termine con i fornitori di tecnologia esistenti di ForgeRock e l’azienda non voleva assumere un esercito di sviluppatori per realizzare le API.

Se si scompone il costo totale di sei risorse nel corso di sei mesi, il progetto potrebbe aver raggiunto una spesa di un milione di dollari o più. La piattaforma Jitterbit ha permesso a ForgeRock di rispettare scadenze rigorose, rimanere nei limiti del budget e non esaurire preziose risorse necessarie per altri progetti.

“È difficile immaginare di non avere una piattaforma che ci aiutasse a ottenere ciò di cui avevamo bisogno. Abbiamo iniziato a giugno e il completamento era previsto per settembre. Avremmo avuto bisogno di circa sei risorse per rispettare quella scadenza.” ha detto Anil Madithati, Senior Manager di Business Applications and Architecture.

Hai bisogno di una piattaforma che sia potente, veloce, scalabile e affidabile

Con Jitterbit, ForgeRock sta creando un'API personalizzata per Intacct; devono implementare molta logica di business attorno all'API. Ora è estremamente semplice estrarre dati da un sistema all'altro in modo che i dati siano prontamente impacchettati, aggiornati automaticamente e spostati rapidamente ovunque debbano risiedere.

“Hai bisogno di una piattaforma in grado di gestire il meccanismo di rielaborazione. Non si tratta solo di completare il lavoro, ma anche di come gestisci la scalabilità. Se qualcosa fallisce, hai bisogno di una piattaforma che aiuti a mettere in coda, elaborare automaticamente e notificare rapidamente un amministratore affinché intervenga immediatamente. Con Jitterbit tutto è automatizzato e la creazione di API è un processo molto più semplificato”, ha affermato Anil Madithati.

L'azienda dispone attualmente di un'API per Intacct e di un'altra per Visual Compliance, l'applicazione di ForgeRock dedicata alla conformità in ambito di audit legale. I contatti, i lead e i contabili vengono sottoposti a verifica da questo sistema. L’azienda dispone inoltre di un’API dedicata che estrae periodicamente i dati ai fini della conformità e li elabora in Salesforce. In totale, ForgeRock dispone di quattro API: Intacct, RevSym, Visual Compliance e Salesforce, alle quali se ne aggiungeranno altre. Jitterbit funge da middleware tra il sistema ERP Intacct e Salesforce. ForgeRock sfrutta l’API di Jitterbit per estrarre informazioni, quali fatture di vendita e dati relativi agli ordini di vendita, e le invia a RevSym, ai fini della conformità all’ASC 606, implementata tramite Jitterbit.