ForgeRock-succes met API-integraties

Het onderwerp ASC 606, Revenue from Contracts with Customers, dat is opgesteld door de Financial Accounting Standards Board (FASB), verandert aanzienlijk hoe bedrijven omzet zullen verantwoorden. ForgeRock moest het belang van hun gegevens en de nauwkeurigheid bij de omzetverantwoording begrijpen om de algehele gezondheid van hun bedrijf te volgen, compliant te blijven en groeimogelijkheden te identificeren.

Ze wisten dat ze een strakke deadline hadden om de ASC 606-implementatie te voltooien, en door een gebrek aan middelen, tijd en budget was het duidelijk dat deze obstakels het project konden vertragen. ForgeRock realiseerde zich dat ze een middleware-oplossing nodig hadden die flexibel genoeg was om te zorgen dat omzet consistent kon worden erkend binnen hun hele bedrijf, terwijl ze voldeden aan de nieuwe omzetverwerkingsstandaard (ASC 606). Bovendien vereiste het nauwkeurig implementeren van ASC 606 dat er werd teruggekeken op meerdere jaren van financiële rapportage.

Het implementeren van een één-op-één-oplossing verandert bedrijfsprocessen ingrijpend

ForgeRock maakte gebruik van de contractmodule van Intacct, die speciaal voor ASC 606 is ontwikkeld. Zelfs als bij de implementatie van Intacct nog geen rekening was gehouden met de ASC 606-vereisten, zou de bedrijfslogica in de Intacct-oplossing al aanzienlijke aanpassingen in de logica van Salesforce hebben vereist. Het was onaanvaardbaar om de gehele werkwijze en het verkoopproces binnen Salesforce te wijzigen, omdat deze één-op-één gekoppeld is aan Salesforce. Om deze ongewenste wijzigingen te vermijden, moest ForgeRock de twee systemen gescheiden houden. Ze moesten echter wel vertrouwen op een API-platform dat alle bedrijfslogica kon overnemen, combineren en in de API-service kon plaatsen om deze te kunnen gebruiken.

Dit was uiterst ingewikkeld omdat ForgeRock tussen de 10 en 12 entiteiten heeft waarin zij de loonadministratie voeren. Al deze entiteiten hebben een kapitalisatie van commissies en een geconsolideerde functionele valuta. Vanwege de complexiteit van de verschillende componenten moesten deze worden opgesplitst per product, SKU en looptijd, en via de middleware stromen om correct te worden beheerd. Het ontwerp kende vele bewegende delen en vereiste workflows met API-aanroepen die SKU's in tweeën splitsten, gevolgd door het toepassen van een complexe, residuele Standalone Selling Price (SSP) en kostenboekhouding.

DIAGRAMMEER: Forgerock RevRec-gegevensstroom.

Op een gegevenspad naar vergelijkbare historische 606

Een ander groot en uitdagend onderdeel van het project was het herformuleren van historische gegevens. Ze moesten gegevens opschonen, details eruit halen en vervolgens historische cijfers opnieuw configureren om vergelijkbare historische ASC 606-omzetverantwoording te kunnen bieden. Aanvankelijk wilde ForgeRock begin 2017 overstappen, maar er waren te veel complexiteiten om die termijn te halen. Daarom besloten ze een stap terug te doen, te bekijken wat erbij kwam kijken en kwamen ze tot de conclusie dat ze het project moesten verschuiven naar 2018. Deze datumwijziging gaf ForgeRock het nodige vertrouwen om het project met succes af te ronden volgens de kwaliteitsnorm die volgens hen gehaald moest worden.

“We moesten helemaal teruggaan tot 2012 omdat onze kostenanalyse onder de door ons gekozen levensduur vier jaar is. We moesten alles bekijken wat we aan het herformuleren waren. Oorspronkelijk waren we aan het herformuleren voor 2015 en zouden we dit in 2017 adopteren, en er was zoveel informatie, zoals contracten en commissies die moesten worden beoordeeld om volledig te begrijpen wat het uitgestelde en activasaldo per 31 december 2015 zou zijn onder ASC 606,” zei John Fernandez, Chief Financial Officer van ForgeRock.

ForgeRock kende aanzienlijke inkomstenwijzigingen op korte termijn

De wijziging in de omzetverantwoording onder ASC 606 kan een materiële invloed hebben op het bedrag aan omzet dat in een bepaalde periode wordt verantwoord, en daarmee op de jaar-op-jaar groeicijfers van een bedrijf.

De VC-gemeenschap leert nog steeds over de impact van ASC 606. Ze zijn in veel opzichten gewend aan SaaS-bedrijven, maar de gesprekken hierover vinden hierover nog niet echt plaats. Degenen die ermee te maken krijgen, hebben moeite om de dramatische impact van de cijfers te begrijpen.

“Volgens onze cijfers is het een nieuwe wereld en zullen we een volledige historische analyse moeten maken van de jaar-op-jaar-trends om de prestaties als bedrijf beter te begrijpen. We moeten ervoor zorgen dat we begrijpen hoe we de cijfers moeten analyseren om onze voorspellingen te verbeteren en wat de impact op de winst- en verliesrekening zal zijn met betrekking tot commissies en activering. Er heeft een grote verandering plaatsgevonden, en er is veel capaciteit, geld en werk gestoken in het goed krijgen hiervan, aldus John Fernandez.

“Uiteindelijk zal dit allemaal van de baan zijn en zal iedereen aan de nieuwe normen zijn aangepast, maar tot die tijd ben ik van mening dat sommige beleggers in de war kunnen zijn. Als bedrijven dit niet goed doen, kunnen er zelfs materiële herformuleringen volgen en dat zal zeker onplezierig zijn voor een getroffen bedrijf. Momenteel is het erg ingewikkeld, in een tijd waarin technologieën en processen juist eenvoudiger zouden moeten worden.”

Zonder het juiste platform zouden er veel pijnpunten zijn

“Veel bedrijven kiezen misschien voor de makkelijke weg en programmeren alles vast, maar zodra ze de eerste wijziging doorvoeren, komen ze er al snel achter dat hun aanpak tekortschiet en dat ze misschien zelfs een van de koppelingen over het hoofd hebben gezien die ze nodig hebben in de boekhouding of in het systeem zelf. Er zullen fouten ontstaan omdat ze niet over de juiste middleware beschikken die hen helpt dit proces te doorlopen. We hebben andere iPaaS-oplossingen bekeken; die hadden vergelijkbare functionaliteit voor API-aanroepen en segmentatie, maar we konden er niet op een eenvoudige manier de use case mee realiseren die we voor ogen hadden”, aldus John Fernandez

Zelfs bij point-to-point is er geen manier om de benodigde message’s in de wachtrij te plaatsen. Er zou geen enkel inzicht zijn in wat er aan de andere kant gebeurt en er zou een blijvende onzekerheid bestaan over de status van elk eindpunt. Als de API message door het bronsysteem wordt gegenereerd en er een foutmelding verschijnt, terwijl het andere systeem niet beschikbaar is, leidt dat tot een groot probleem. Je zult de verwerking opnieuw moeten uitvoeren, wat op zich al een ander probleem is.

Als ForgeRock dit niet met een platform had aangepakt, zouden ze met veel obstakels te maken hebben gekregen. Ze zouden bijvoorbeeld de API's voor Salesforce en Intacct moeten schrijven en het aan beide kanten moeten ontwikkelen om het gegevenspakket aan te passen. Dit project had niet gerealiseerd kunnen worden met de bestaande technologieleveranciers van ForgeRock en ze wilden geen leger aan ontwikkelaars inhuren om de API's te bouwen.

Als je de totale kosten van zes middelen over een periode van zes maanden uitsplitst, heeft het project mogelijk een uitgave van een miljoen dollar of meer bereikt. Het Jitterbit-platform stelde ForgeRock in staat om strakke deadlines te halen, binnen het budget te blijven en geen waardevolle middelen te verbruiken die nodig zijn voor andere projecten.

“Het is moeilijk voor te stellen dat we geen platform hadden gehad om ons te helpen bereiken wat we moesten doen. We zijn in juni begonnen en de afronding stond gepland voor september. We hadden ongeveer zes mensen nodig gehad om die deadline te halen.” zei Anil Madithati, Senior Manager Business Applications and Architecture.

Je hebt een platform nodig dat krachtig, snel, schaalbaar en betrouwbaar is

Met Jitterbit creëert ForgeRock een aangepaste API voor Intacct; ze hebben veel bedrijfslogica die rondom de API moet worden geïmplementeerd. Nu is het uiterst eenvoudig om gegevens uit het ene systeem naar het andere systeem te extraheren, zodat gegevens kant-en-klaar zijn verpakt, automatisch worden bijgewerkt en snel worden verplaatst naar waar ze moeten zijn.

“Je hebt een platform nodig dat het herverwerkingsmechanisme aankan. Het gaat niet alleen om het voor elkaar krijgen, maar ook om hoe je schaalt. Als er iets misgaat, heb je een platform nodig dat helpt bij het in de wachtrij plaatsen, automatisch verwerken en snel waarschuwen van een beheerder om onmiddellijk actie te ondernemen. Met Jitterbit is alles geautomatiseerd en is het creëren van API's een veel eenvoudiger proces,” aldus Anil Madithati.

Het bedrijf beschikt momenteel over een API voor Intacct en een andere voor Visual Compliance, de applicatie van ForgeRock voor juridische compliance-audits, die wordt gebruikt voor juridische audits. Contactpersonen, leads en accountants worden door dit systeem gecontroleerd. Ze beschikken ook over een speciale API die periodiek gegevens ophaalt ten behoeve van compliance en deze vervolgens verwerkt naar Salesforce. In totaal heeft ForgeRock vier API's – Intacct, RevSym, Visual Compliance en Salesforce – en er zullen er nog meer volgen. Jitterbit fungeert als de middleware tussen het Intacct ERP-systeem en Salesforce. ForgeRock maakt gebruik van de Jitterbit-API om informatie, zoals verkoopfacturen en verkoopordergegevens, te extraheren en deze naar RevSym te sturen voor ASC 606-naleving, die via Jitterbit wordt geïmplementeerd.