Berklee Online Salesforce – Erfolgreiche Integration

Hintergrund

Berklee Online bietet creditbasierte Kurse, Zertifikate sowie Bachelor- und Masterstudiengänge für angehende Musiker und darstellende Künstler weltweit an. Die im Jahr 2002 gegründete Institution bietet direkten Zugang zu denselben Unterrichtseinheiten und Lehrplänen wie auf dem Campus des Berklee College of Music und vermittelt fachkundigen Musikunterricht sowie die Fähigkeiten, die man in einer Kreativbranche für den Erfolg benötigt.

Herausforderung

Wachsende Infrastruktur erfordert einen modernen Ansatz für Konnektivität

Als einer der weltweit größten Online-Pädagogen muss Berklee seine IT-Infrastruktur auf dem neuesten Stand und nahtlos verbunden halten, um Studenten, Dozenten und Administratoren effektiv zu dienen.

“Wir haben gerade erst begonnen, mehr Technologie einzusetzen, um den Bedürfnissen von Studierenden in Online-Studiengängen gerecht zu werden”, sagt Luke Stevens, Leiter der Technologieabteilung bei Berklee. “Und wir haben Salesforce für unsere Zulassungsabteilung als CRM eingeführt, anstatt das veraltete home-System weiter zu nutzen. Insgesamt hat sich die Anzahl unserer Systeme in den letzten Jahren verdoppelt.”

Da sich die Infrastruktur von Berklee erweiterte und immer komplexer wurde, hatte die Institution mit ineffizienten Prozessen, isolierten Daten und einem Mangel an Transparenz über ihre Abläufe hinweg zu kämpfen. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, strebte die Einrichtung einen modernen, agilen Ansatz für die digitale Vernetzung an.

Lösung

Einfache, schnelle Integration zwischen geschäftskritischen Plattformen

Bei Experimenten mit verschiedenen Techniken zur Systemintegration stieß ein Entwickler von Berklee auf eine vielversprechende Lösung. Nachdem sich die Erstellung einer maßgeschneiderten Integration als schwierig und zeitaufwendig erwiesen hatte, nutzte der Entwickler die Jitterbit-Technologie Harmony, um innerhalb weniger Tage eine Integration zu erstellen.

“Zu dieser Zeit begannen wir gerade erst, in Salesforce zu investieren”, sagt Stevens. “Da wir intern noch nicht über viel Fachwissen in diesem Bereich verfügten, fiel uns die Entscheidung, mit Jitterbit weiterzumachen, ziemlich leicht.”

Mithilfe der Jitterbit-Plattform Harmony hat das IT-Team von Berklee seine Anwendung Salesforce mit der ERP-Software „Ellucian Colleague“ und internen Datenbanken verbunden, um einen 360-Grad-Überblick über die Studentendaten zu ermöglichen. Außerdem hat das Team Integrationen eingerichtet, die die Salesforce-Instanz mit der Business-Analytics-Software „Informer“, der Marketing-Automatisierungsanwendung „Marketo“ und einer FTP-Plattform verbinden.

Wir nutzen Jitterbit, um mehrere Integrationen zwischen verschiedenen Systemen zu zentralisieren und zu verwalten, ohne unsere Technologieausgaben für die Infrastruktur jedes Mal erhöhen zu müssen, wenn wir ein neues System hinzufügen.”
Luke Stevens, Director of Technology, Berklee Online

Vorteile

Erstklassige digitale Dienste, größere Effizienz und Kennzahlen für den Studienerfolg

Die Jitterbit-Lösung Harmony ermöglicht es Berklee, neue Systeme problemlos in seine wachsende Infrastruktur zu integrieren und dabei die Kosten niedrig zu halten.

“Wir nutzen Jitterbit, um mehrere Integrationen zwischen verschiedenen Systemen zu zentralisieren und zu verwalten, ohne dass wir bei jedem Hinzufügen eines neuen Systems unsere Technologieausgaben für unsere Infrastruktur erhöhen müssen”, sagt Stevens. “Jitterbit bildet bei uns den Mittelpunkt.”

Mit der Jitterbit-Technologie als Konnektivitätshub bietet Berklee erstklassige digitale Dienste und stellt Studierenden, Dozenten und Mitarbeitern ein nahtloses digitales Erlebnis zur Verfügung. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung über Plattformen hinweg der Institution, neue Prozesseffizienzen zu schaffen.

“Früher war es Aufgabe der Lehrenden, in ihrem Notenbuch zu kennzeichnen, welche Studierenden gefährdet waren”, sagt Stevens. “Sie machten sich eine Notiz, die an einen Studienberater weitergeleitet wurde, damit dieser sich darum kümmern konnte. [Jetzt] erstellen wir für sie Aufgaben in Salesforce, und die Studienberater wissen, wen sie anrufen müssen – ein Eingreifen der Lehrkräfte ist nicht erforderlich.”

Letztlich erwartet das Berklee College of Music, dass eine größere Vernetzung und Datentransparenz nützliche Kennzahlen liefern werden, um den Studienerfolg der Studierenden weiter zu fördern.

“Wir werden schließlich an einem Punkt sein, an dem wir mit größerer Genauigkeit erfassen, welche Art von Daten vorhersagt, dass ein Student ein gutes Ergebnis erzielt und in seiner Ausbildung erfolgreich sein wird”, sagt Stevens.

Zusammenfassung

• Um mit Ineffizienzen und Datensilos zu kämpfen, die entstanden, als sich die IT-Infrastruktur ausdehnte und komplexer wurde, suchte Berklee Online nach einer modernen, agilen Konnektivitätslösung.
• Mithilfe der Jitterbit Harmony-Plattform konnte Berklee seine Salesforce-Anwendung schnell und einfach in seine ERP-Software und internen Datenbanken integrieren und so eine 360-Grad-Sicht auf seine Studierendendaten schaffen. Darüber hinaus richtete das IT-Team Integrationen ein, die Business-Analytics-, Marketing-Automatisierungs- und FTP-Plattformen miteinander verbinden.
• Nun integriert Berklee nahtlos neue Systeme in seine IT-Infrastruktur und hält dabei die Kosten niedrig. Darüber hinaus bietet die Bildungseinrichtung erstklassige digitale Dienste, schafft neue Prozesseffizienzen und plant, wichtige Kennzahlen zu nutzen, um den Studienerfolg zu fördern.