Berklee Online Salesforce – Vellykket integrering

Bakgrunn

Berklee Online tilbyr studiepoenggivende kurs, sertifikater og bachelor- og mastergradsprogrammer for håpefulle musikere og scenekunstnere over hele verden. Institusjonen ble grunnlagt i 2002 og gir direkte tilgang til den samme undervisningen og læreplanen som tilbys på campusen til Berklee College of Music, og leverer ekspertundervisning i musikk og ferdighetene som trengs for å lykkes i en kreativ bransje.

Utfordring

Voksende infrastruktur krever en moderne tilnærming til tilkoblingsmuligheter

Som en av verdens største nettbaserte utdanningsinstitusjoner må Berklee holde IT-infrastrukturen sin oppdatert og sømløst tilkoblet for å betjene studenter, lærere og administratorer på en effektiv måte.

“Vi har nettopp begynt å trenge mer teknologi for å imøtekomme behovene til studenter som tar en nettbasert utdanning,” sier Luke Stevens, teknologidirektør ved Berklee. “Og vi har tatt i bruk Salesforce som CRM-system for opptaksteamet vårt, i stedet for det gamle home-systemet. Totalt sett har antallet systemer vi har, doblet seg de siste årene.”

Med en infrastruktur i vekst og som ble stadig mer kompleks, slet Berklee med ineffektive prosesser, isolerte data og manglende oversikt på tvers av driften. For å løse utfordringene søkte institusjonen en moderne og smidig tilnærming til digital tilkobling.

Løsning

Enkel og rask integrasjon mellom kritiske plattformer

Ved å eksperimentere med ulike teknikker for systemintegrasjon fant en utvikler ved Berklee en lovende løsning. Etter at det hadde vist seg å være vanskelig og tidkrevende å lage en skreddersydd integrasjon, brukte utvikleren Jitterbit Harmony-teknologi til å bygge en integrasjon på bare noen få dager.

“Vi hadde akkurat begynt å satse på Salesforce på den tiden,” sier Stevens. “Vi hadde ikke særlig mye kompetanse på dette internt, og det gjorde beslutningen om å gå videre med Jitterbit ganske enkel.”

Ved hjelp av Jitterbit Harmony-plattformen koblet Berklees IT-team Salesforce-applikasjonen sin til Ellucian Colleague ERP-programvaren og interne databaser for å gi et 360-graders overblikk over studentdataene. Gruppen opprettet også integrasjoner som kobler Salesforce-instansen til forretningsanalyseprogramvaren Informer, markedsføringsautomasjonsapplikasjonen Marketo og en FTP-plattform.

Vi bruker Jitterbit til å sentralisere og administrere flere integrasjoner mellom ulike systemer uten å måtte øke teknologiutgiftene til infrastrukturen vår hver gang vi legger til et nytt system.”
Luke Stevens, teknologidirektør, Berklee Online

Fordeler

Best-in-klasse digitale tjenester, større effektivitet og måling av studentenes suksess

Jitterbit Harmony-løsningen gjør det mulig for Berklee å enkelt integrere nye systemer i sin voksende infrastruktur, samtidig som kostnadene holdes lave.

“– Vi bruker Jitterbit til å sentralisere og administrere flere integrasjoner mellom ulike systemer uten å måtte øke teknologiutgiftene til infrastrukturen vår hver gang vi legger til et nytt system, sier Stevens. – Vi har Jitterbit i sentrum.”

Med Jitterbit-teknologi som tilkoblingsnav tilbyr Berklee digitale tjenester i toppklasse, noe som gir studenter, lærere og ansatte en sømløs digital opplevelse. I tillegg muliggjør automatiseringen på tvers av plattformer at institusjonen kan skape nye prosesseffektiviteter.

“Før var det lærerens oppgave å merke av i karakterboken hvilke studenter som var i risikosonen,” sier Stevens. “De skrev en merknad som ble sendt til en rådgiver for oppfølging. [Nå] oppretter vi oppgaver for dem i Salesforce, og veiledere vet hvem de skal kontakte – det krever ingen innblanding fra lærerstaben.”

Til slutt forventer Berklee at større tilkobling og datavisibilitet vil gi nyttige målingstall for ytterligere å oppmuntre til studentenes suksess.

“– Vi kommer til å ende opp på et sted der vi med større nøyaktighet fanger opp hva slags data som forutsier at en student kommer til å få et godt resultat og bli vellykket i utdanningen sin, sier Stevens.

Sammendrag

• Berklee Online slet med ineffektivitet og datasiloer som oppsto etter hvert som IT-infrastrukturen utvidet seg og ble mer kompleks, og søkte derfor en moderne og smidig tilkoblingsløsning.
• Med Jitterbit Harmony-plattformen klarte Berklee raskt og enkelt å integrere Salesforce-applikasjonen med ERP-systemet og de interne databasene, og skapte dermed et 360-graders overblikk over studentdataene. I tillegg utviklet IT-teamet integrasjoner som kobler sammen forretningsanalyse, markedsføringsautomatisering og FTP-plattformer.
• Nå integrerer Berklee sømløst nye systemer i IT-infrastrukturen sin samtidig som kostnadene holdes nede. I tillegg tilbyr utdanningsinstitusjonen markedsledende digitale tjenester, skaper nye prosesseffektiviteter og ser for seg å ta i bruk nøkkelmetrikker for å fremme studentenes suksess.