Die HR-Integrationsstudie 2021 von Jitterbit beleuchtet Recruiting, Vergütung und Onboarding als zentrale Unternehmensprioritäten für 2022

Greg Belkin, Leiter des Produktmarketings, Jitterbit
Sharvaani, Content-Marketing-Manager, Jitterbit

Laut Die HR-API-Integrationsstudie 2021 von Jitterbit, 32% der befragten Unternehmen sehen die Personalbeschaffung als eine der wichtigsten Prioritäten bei der Systemintegration im Jahr 2022 an. Die Umfrage ergab außerdem, dass weitere 30% der Befragten das Vergütungsmanagement als Priorität ansehen und 28% der Befragten den Schwerpunkt im Jahr 2022 auf die Ein- und Austrittsabwicklung von Mitarbeitern legen.

Recruiting, Vergütungsmanagement sowie das On- und Offboarding von Mitarbeitern haben einen tiefgreifenden positiven Effekt auf die Erfahrung sowohl der Mitarbeiter als auch der HR-Manager – vom Moment des ersten Kontakts mit einem Kandidaten über die Rekrutierung, Einstellung und Einarbeitung bis hin zum allerletzten Tag des Arbeitsverhältnisses. Jeder einzelne dieser Bereiche ist traditionell schwer zu steuern, kann aber bei ordnungsgemäßer Handhabung sowohl den Mitarbeiter als auch den HR-Manager positiv beeinflussen.

Personalbeschaffung und Bewerbermanagement

Seien wir ehrlich: Bewerber haben hohe Erwartungen, wenn sie sich auf eine neue Position bewerben. Sie wollen, dass der Einstellungsprozess schnell, reibungslos und transparent verläuft. HR-Manager haben ähnliche Erwartungen, da sie den Prozess so effizient wie möglich gestalten müssen, um so viele Kandidaten wie möglich in der zur Verfügung stehenden Zeit zu bearbeiten. Wenn ein Unternehmen jedoch mehrere Systeme zur Nachverfolgung von Bewerberaktivitäten nutzt, ohne wichtige Daten auszutauschen und zu koordinieren, kann dies leider zu Verzögerungen führen, die sich negativ auf die Motivation der Kandidaten und die interne Produktivität auswirken und potenziell zum Verlust von Talenten führen können.

Die Integration von Bewerbermanagement-Systemen und anderen rekrutierungsbezogenen Datenquellen:

• Verhindert Verzögerungen, stärkt den Einstellungsprozess und steigert die Produktivität und Moral potenzieller Mitarbeiter.
• Ermöglicht eine einfachere Entscheidungsfindung für oder gegen eine Einstellung in einem angemessenen Zeitrahmen.
• Stellt sicher, dass basierend auf mehreren im Laufe des Einstellungsprozesses ermittelten Datenquellen die richtige Person für die Stelle ausgewählt wird.

Mitarbeiter-Onboarding und -Offboarding

Laut der Integrationsumfrage 2021 von Jitterbit gaben mehr als 52% der Befragten an, dass die HR-Onboarding- und Offboarding-Systeme in ihrem Unternehmen derzeit in der einen oder anderen Form integriert sind. Darüber hinaus räumt fast ein Drittel (28%) dieser Befragten der Integration von Onboarding-Prozessen in den nächsten 12 Monaten Priorität ein – was deutlich macht, dass Onboarding und Offboarding eine der obersten Prioritäten des Unternehmens sind. Leistungsstarke Unternehmen wissen, dass bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters im Hintergrund viel passiert, um dessen Einstieg zu ermöglichen. Anpassungen und Neueinträge müssen in bestehenden Personalmanagementsystemen sowie in den Bereichen Lohnabrechnung, Spesenabrechnung, Anlagenverwaltung und Beschaffung vorgenommen werden. Da so viele verschiedene Systeme aktualisiert werden müssen, steigt die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und übermäßiger Zeitverzögerungen exponentiell an.

Die Integration von Systemen für das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern erfüllt mehrere wichtige Ziele, darunter:

• Die Weitergabe kritischer, im Rekrutierungsprozess gesammelter Informationen an herkömmliche Onboarding-Lösungen ermöglichen.
• Geringere Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen oder Fehlern im Zusammenhang mit der manuellen Dateneingabe.
• Fähigkeit für neue Mitarbeiter, die Onboarding-Prozesse schneller zu absolvieren, wodurch die Einarbeitungszeit verkürzt wird.
• Unterstützung von HR-Managern bei der schnelleren Bewältigung kritischer Personalprobleme durch einfacheren Zugriff auf relevante mitarbeiterbezogene Daten.

Ultradent, Ultradent, ein weltweit tätiges Unternehmen für Dentalbedarf und -herstellung sowie Jitterbit-Kunde, ist eine Organisation, die diesen Bedarf an Automatisierung bei der Einstellung und dem Ausscheiden von Mitarbeitern erkannte und beschloss, etwas dagegen zu tun. “Wir wollten ein nahtloses Onboarding-Erlebnis schaffen und uns von einem zeitaufwändigen Prozess verabschieden, der mehrere Abteilungen, Systeme und Personalabhängigkeiten umfasste”, sagte Jason Namoc, Integrationsingenieur bei Ultradent. “Das Ergebnis [dieses Vorgehens] ist eine nahtlose Erfahrung, die die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter verkürzt und ihre Zufriedenheit gesteigert hat.”

Vergütungs- und Mitarbeiterkostenmanagement

Der HR-Integrationsbericht 2021 ergab, dass 30% der Befragten beabsichtigen, in den nächsten 12 Monaten Software für das Vergütungsmanagement zu integrieren. Jitterbit ist der Ansicht, dass ein wesentlicher Grund für diesen Wunsch darin liegt, dass das Vergütungsmanagement für alle Beteiligten oft stressig, komplex und zeitaufwendig ist. Zudem handelt es sich um einen Prozess mit hoher Sichtbarkeit, bei dem die Mitarbeiter darauf angewiesen sind, dass alles auf Anhieb korrekt abläuft. Das Vergütungsmanagement umfasst häufig die Koordination mehrerer Erfassungssysteme, darunter formelle Spesenabrechnungssysteme, die Sicherstellung, dass Vergütungen und Spesen den in Personalmanagementsystemen (HRM) festgelegten Regeln entsprechen, sowie die Prozessabwicklung im Rahmen der Gehaltsabrechnung. Zudem geht es darum, den Mitarbeitern gerecht zu werden, die erwarten, dass dieser Vergütungs- und Erstattungsprozess fair, zeitnah und korrekt abläuft. Das setzt die Personalabteilung, die Finanzabteilung und alle anderen Beteiligten unter großen Druck, alles richtig zu machen.

Die Integration kritischer Vergütungs- und mitarbeiterbezogener Spesenprozesse führt für Unternehmen zu mehreren entscheidenden Vorteilen. Dazu gehören:

• Gesteigerte Produktivität für HR-Manager durch die Automatisierung von Spesenabrechnungen und Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen, Compliance-Prüfungen und Einreichungen.
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitsmoral dank beschleunigter Spfenerfassung und Transparenz bei den Abrechnungsdetails.
• Beschleunigtes Zahlungsmodell, auf das für kritische Finanzplanungen Verlass ist.

Jitterbit als strategischer Wegbereiter für HR-Automatisierung

Jitterbit ist sich bewusst, dass sich das Personalwesen in den letzten fünf Jahren drastisch verändert hat. Bewerber wie Mitarbeiter haben mehr Auswahlmöglichkeiten und können es sich leisten, von ihren potenziellen und aktuellen Arbeitgebern sowohl finanziell als auch emotional mehr zu erwarten. Aus diesem Grund gehen wir Partnerschaften mit Unternehmen ein, um ihnen zu helfen, ihre Technologieinvestitionen optimal zu nutzen, um potenzielle Mitarbeiter zu binden und aktuelle Mitarbeiter zufrieden und produktiv zu halten. Jitterbit automatisiert und integriert komplexe HRM-Systeme wie Spesenmanagement, Leistungsmanagement, Gehaltsabrechnungssysteme und spezialisierte Anwendungen für Mitarbeiterprämien oder -gesundheit, die lokal (on-premises) oder in der Cloud ausgeführt werden.

Die Vorlagen von Jitterbit beispielsweise bieten einzelne, vorgefertigte Integrationen, die Daten schnell in eine Richtung zwischen ähnlichen Objekten über zwei Anwendungen oder Systeme hinweg verschieben. Wenn es um das Onboarding- und Offboarding-Management im HR-Bereich geht, umfassen die Vorlagen von Jitterbit Folgendes:

• Workday ServiceNow – Einarbeitung und Austritt von Mitarbeitern: Diese Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter richtet sich sowohl an Nutzer von Workday als auch von ServiceNow. Es handelt sich um eine vorgefertigte Lösung zur Integration von Workday Human Capital Management (HCM) in ServiceNow ITSM. Die Prozessvorlage „Workday zu ServiceNow“ bietet eine einheitliche Oberfläche für die Einarbeitungsprozesse neuer Mitarbeiter, um diese für die Arbeit zu aktivieren, einschließlich IT-, Facility- und Sicherheitsanfragen zur Bereitstellung des Mitarbeiter-Laptops, des Ausweises, des Arbeitsplatzes usw.
• Workday Salesforce Einarbeitung und Austritt von Mitarbeitern: Diese Vorlage richtet sich an Nutzer sowohl von Workday als auch von Salesforce. Es handelt sich um eine vorgefertigte Lösung zur Integration von Workday Human Capital Management (HCM) in Salesforce Sales Cloud. Die Prozessvorlage „Workday zu Salesforce“ bietet eine einheitliche Benutzererfahrung für gängige Prozesse zur Einarbeitung und zum Ausscheiden von Mitarbeitern.
• Workday Oracle NetSuite – Einarbeitung und Austritt von Mitarbeitern: Diese Vorlage ist eine vorgefertigte Lösung für die Integration von Workday Human Capital Management (HCM) in NetSuite ERP. Die Prozessvorlage „Workday to NetSuite“ bietet eine einheitliche Benutzererfahrung für gängige Prozesse bei der Einarbeitung und dem Ausscheiden von Mitarbeitern.
• Workday Coupa-Vorlage für Mitarbeiterausgaben: Jitterbit bietet einsatzbereite Workday-Coupa-Integrationsvorlagen, mit denen Mitarbeiter umständliche Verfahren zur Spesenabrechnung vermeiden können. Als vorgefertigte Lösung beschleunigt diese Vorlage die Einrichtung von Konten für das Spesenmanagement und reduziert den Bedarf an technischem Support. Die Personalabteilung spart Zeit bei der manuellen Spesenabrechnung, was zu einer höheren Produktivität führt. Dank der verkürzten Auszahlungsfristen steigt die Zufriedenheit und Arbeitsmoral der Mitarbeiter.
• NetSuite Coupa Mitarbeiter-Spesenvorlage: Diese Vorlage richtet sich an bestehende Nutzer von Workday und Coupa und soll sowohl den Mitarbeitern als auch den für sie zuständigen Personalverantwortlichen die Zeitplanung erleichtern. Die Einrichtung und Verwaltung von Konten für die Spesenabrechnung wird optimiert und automatisiert, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert, die Erstattung von Spesen an die Mitarbeiter beschleunigt und insgesamt eine bessere Benutzererfahrung für alle Beteiligten gewährleistet wird.