Jitterbitin vuoden 2021 HR-integraatiotutkimus nostaa rekrytoinnin, palkkauksen ja perehdytyksen vuoden 2022 keskeisiksi yritysprioriteeteiksi

Greg Belkin, Tuotemarkkinoinnin johtaja, Jitterbit
Sharvaani, Sisältömarkkinoinnin päällikkö, Jitterbit

Mukaan Jitterbitin vuoden 2021 henkilöstöhallinnon API-integraatiotutkimus, 32% vastaajayrityksistä on asettanut rekrytoinnin vuoden 2022 järjestelmäintegraation keskeiseksi painopisteeksi. Kyselystä kävi myös ilmi, että lisäksi 30% vastaajista asettaa palkkahallinnon etusijalle, ja 28% vastaajista keskittyy työntekijöiden perehdyttämiseen ja työsuhteen päättämiseen vuoden 2022 painopistealueena.

Rekrytointi, palkitsemisen hallinta sekä työntekijän perehdytys ja työsuhteen päättäminen vaikuttavat syvästi positiivisesti sekä työntekijän että HR-päällikön kokemukseen siitä hetkestä lähtien, kun ehdokkaaseen otetaan ensimmäinen yhteyttä, aina rekrytoinnin, palkkaamisen ja perehdytyksen kautta työnsuhteen viimeiseen päivään asti. Jokainen näistä on perinteisesti vaikeasti hallittava prosessi, mutta oikein hoidettuna sillä voi olla myönteinen vaikutus sekä työntekijään että HR-päällikköön.

Rekrytointi ja hakijoiden seuranta

Myönnettäänpä se: työnhakijoilla on suuret odotukset heidän hakeessaan uutta paikkaa. He haluavat rekrytointiprosessin olevan nopea, sujuva ja läpinäkyvä. HR-päälliköillä on samanlaiset odotukset siinä mielessä, että he tarvitsevat prosessin olevan mahdollisimman tehokas, jotta he voivat käsitellä mahdollisimman monta ehdokasta ajan sallimissa rajoissa. Valitettavasti jos organisaatio käyttää useita järjestelmiä hakijoiden toiminnan seurantaan ilman keskeisten tietojen jakamista ja koordinointia, se voi johtaa viivästyksiin, jotka vaikuttavat haitallisesti ehdokkaiden motivaatioon, sisäiseen tuottavuuteen ja voivat mahdollisesti johtaa lahjakkuuksien menettämiseen.

Hakijaseurantajärjestelmien ja muiden rekrytointiin liittyvien tietolähteiden integrointi yhteen:

• Estää viivästyksiä, vahvistaa rekrytointiprosessia ja lisää tuottavuutta ja työmotivaatiota potentiaalisten työntekijöiden keskuudessa.
• Mahdollistaa helpomman pääsyn palkkauspäätökseen kohtuullisessa ajassa.
• Varmistaa, että tehtävään valitaan oikea henkilö rekrytointiprosessin aikana havaittujen useiden tietolähteiden perusteella.

Työntekijöiden perehdytys ja työsuhteen päättäminen

Jitterbitin vuoden 2021 integraatiokyselyn mukaan yli 52% vastaajista ilmoitti, että heidän organisaationsa henkilöstöhallinnon perehdyttämis- ja työsuhteen päättämisjärjestelmät ovat tällä hetkellä integroituja jollain tavalla. Lisäksi lähes kolmasosa (28%) kyselyyn vastanneista pitää työntekijöiden perehdyttämisen integrointia ensisijaisena tavoitteena seuraavien 12 kuukauden aikana – mikä osoittaa selvästi, että perehdyttäminen ja työsuhteen päättäminen ovat organisaation tärkeimpiä prioriteetteja. Menestyvät organisaatiot tietävät, että kun uusi työntekijä liittyy organisaatioon, taustalla tapahtuu paljon hänen saapumisensa järjestämiseksi. Olemassa oleviin henkilöstöhallinnon järjestelmiin sekä palkanlaskentaan, kulujen hallintaan, omaisuudenhallintaan ja hankintoihin on tehtävä muutoksia ja uusia syöttöjä. Kun niin monia eri järjestelmiä on päivitettävä, inhimillisten virheiden ja liiallisten viivästysten mahdollisuus kasvaa räjähdysmäisesti.

Työntekijöiden perehdyttämis- ja poistumisprosessien järjestelmien integrointi saavuttaa useita keskeisiä tavoitteita, joita ovat muun muassa:

• Mahdollistaa rekrytointiprosessissa kerätyn kriittisen tiedon jakamisen perinteisten perehdytysratkaisujen kanssa.
• Manuaaliseen syöttämiseen liittyvien viivästysten tai virheiden mahdollisuus pienentynyt.
• Uusien työntekijöiden kyky suorittaa perehdytysprosessit nopeammin, mikä lyhentää aikaa tuottavuuteen.
• Autetaan henkilöstöpäälliköitä ratkaisemaan kriittisiä henkilöstöpulmia nopeammin tarjoamalla heille helpompi pääsy asiaankuuluviin työntekijätietoihin.

Ultradent, maailmanlaajuinen hammashoidon tuotteiden toimittaja ja valmistusyritys sekä Jitterbitin asiakas, on yksi organisaatio, joka tunnisti työntekijöiden perehdyttämisen ja työsuhteen päättymisen automatisoinnin tarpeen ja päätti tehdä sille jotain. “Haimme saumatonta perehdytyskokemusta ja halusimme siirtyä pois aikaa vievästä prosessista, joka sisälsi useita osastoja, järjestelmiä ja henkilöstöriippuvuuksia”, sanoi Ultradentin integraatioinsinööri Jason Namoc. “[Tämän tekemisen] tuloksena on saumaton kokemus, joka nopeutti työntekijöiden tuottavuuden saavuttamista ja lisäsi tyytyväisyyttä.”

Palkitseminen ja työntekijöiden kulujen hallinta

Vuoden 2021 HR-integraatioraportin mukaan 30% vastaajista aikoo integroida palkkahallintaan liittyvän ohjelmiston seuraavien 12 kuukauden aikana. Jitterbit uskoo, että tämän halun keskeisenä syynä on se, että palkkahallinta on usein stressaavaa, monimutkaista ja aikaa vievää kaikille osapuolille. Kyseessä on myös näkyvä prosessi, jonka työntekijät odottavat sujuvan oikein jo ensimmäisellä kerralla. Palkkahallintoon kuuluu usein useiden kirjanpitojärjestelmien koordinointi, mukaan lukien viralliset kulujenhallintajärjestelmät, sekä sen varmistaminen, että palkat ja kulut noudattavat henkilöstöhallintojärjestelmissä (HRM) vahvistettuja sääntöjä, ja prosessien toteuttaminen palkanlaskennassa. Siihen kuuluu myös sellaisten työntekijöiden palveleminen, jotka odottavat tämän palkkaus- ja korvausprosessin olevan oikeudenmukainen, oikea-aikainen ja tarkka. Tämä asettaa henkilöstöhallinnolle, taloushallinnolle ja kaikille muille sidosryhmille suuren paineen hoitaa asia oikein.

Kriittisten palkanmaksuun ja työntekijöiden kulujen hallintaan liittyvien prosessien integrointi tuo organisaatioille useita tärkeitä etuja. Etuihin kuuluvat:

• Lisännyt HR-päälliköiden tuottavuutta automatisoimalla kulujen raportointiin ja palkanlaskentaan liittyviä prosesseja, vaatimustenmukaisuuden tarkistuksia ja ilmoituksia.
• Kasvanut työntekijöiden tyytyväisyys ja työmotivaatio nopeutetun kulukirjauksen ja palkanmaksun yksityiskohtien näkyvyyden ansiosta.
• Nopeutettu maksuaikamalli, johon voidaan luottaa kriittisessä taloussuunnittelussa.

Jitterbit strategisen HR-automaation mahdollistajana

Jitterbit ymmärtää, että henkilöstöhallinto on muuttunut radikaalisti viimeisen viiden vuoden aikana. Sekä työnhakijoilla että työntekijöillä on enemmän valinnanvaraa, ja heillä on varaa odottaa enemmän tulevilta ja nykyisiltä työnantajiltaan, sekä taloudellisesti ettäemotionaalisesti. Tästä syystä teemme yhteistyötä yritysten kanssa auttaaksemme niitä hyödyntämään teknologia-investointejaan parhaalla mahdollisella tavalla pitääkseen potentiaaliset työntekijät sitoutuneina sekä nykyiset työntekijät tyytyväisinä ja tuottavina. Jitterbit automatisoi ja integroi monimutkaisia HRM-järjestelmiä, kuten matkalaskujen hallintaa, etuuksien hallintaa, palkanmaksujärjestelmiä sekä erikoistuneita työntekijöiden palkitsemis- tai hyvinvointisovelluksia, jotka toimivat joko paikallisesti (on-premises) tai pilvessä.

Esimerkiksi Jitterbitin mallit tarjoavat yksittäisiä, valmiita integraatioita, jotka siirtävät tietoa nopeasti yhteen suuntaan samankaltaisten kohteiden välillä kahden sovelluksen tai järjestelmän

• Workday ServiceNow: työntekijöiden perehdytys ja työsuhteen päättäminen: Tämä uuden työntekijän perehdyttämismalli on suunniteltu sekä Workday:n että ServiceNow:n käyttäjille. Se on valmiiksi koottu ratkaisu Workday:n henkilöstöhallintajärjestelmän (HCM) integroimiseksi ServiceNow ITSM:ään. Workday–ServiceNow-prosessimalli tarjoaa yhtenäisen kokemuksen työntekijöiden perehdyttämisprosesseista, joiden avulla työntekijä saadaan valmiiksi työhön, mukaan lukien IT-, tilojen ja turvallisuuspyyntöjä, joiden avulla työntekijälle voidaan myöntää kannettava tietokone, kulkukortti, työpiste jne.
• Workday Salesforce Työntekijöiden perehdytys ja työsuhteen päättäminen: Tämä malli on tarkoitettu sekä Workday- että Salesforce-käyttäjille. Se on valmiiksi koottu ratkaisu Workday Human Capital Management (HCM) -järjestelmän integroimiseksi Salesforce Sales Cloud -palveluun. Workday–Salesforce-prosessimalli tarjoaa yhtenäisen käyttökokemuksen työntekijöiden yleisiin perehdytys- ja työsuhteen päättämisprosesseihin.
• Workday Oracle NetSuite: työntekijöiden perehdytys ja työsuhteen päättäminen: Tämä malli on valmiiksi koottu ratkaisu Workday-henkilöstöhallintajärjestelmän (HCM) integroimiseksi NetSuite-ERP-järjestelmään. Workday–NetSuite-prosessimalli tarjoaa yhtenäisen käyttökokemuksen työntekijöiden tavanomaisissa perehdytys- ja työsuhteen päättymisprosesseissa.
• Workday Coupa-työntekijän kulumalli: Jitterbit tarjoaa käyttövalmiita Workday Coupa -integraatiomalleja, joiden avulla työntekijät välttyvät työläiltä kulujen kirjaamismenettelyiltä. Tämä valmiiksi koottu ratkaisu nopeuttaa kulujen hallinnan tilien perustamista ja vähentää teknisen tuen tarvetta. Henkilöstöhallinnon työntekijät säästävät aikaa, jota kuluisi kulujen manuaaliseen kirjaamiseen, mikä parantaa tuottavuutta. Työntekijöiden tyytyväisyys ja työilmapiiri paranevat, kun maksujen käsittelyaika lyhenee.
• NetSuite Coupa työntekijöiden kululaskuohje: Tämä malli on tarkoitettu nykyisille Workday- ja Coupa-käyttäjille, ja sen tarkoituksena on helpottaa ajanhallintaa sekä työntekijöiden että heitä palvelevien henkilöstöjohtajien kannalta. Kuluraportointitilien luominen ja hallinta on virtaviivaistettu ja automatisoitu, mikä vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta, nopeuttaa työntekijöiden kulujen korvaamista ja tarjoaa paremman kokonaiskokemuksen kaikille käyttäjille.