Jitterbits HR-integratieonderzoek van 2021 belicht werving, vergoedingen en onboarding als belangrijkste bedrijfsprioriteiten voor 2022

Greg Belkin, Directeur Productmarketing, Jitterbit
Sharvaani, Content Marketing Manager, Jitterbit

Volgens Jitterbit’s API-integratie-enquêtereis voor Human Resources 2021, 32% van de ondervraagde organisaties beschouwen werving als een belangrijke prioriteit op het gebied van systeemintegratie voor 2022. Uit het onderzoek bleek ook dat nog eens 30% van de respondenten prioriteit geven aan beloningsbeheer, en dat 28% van de respondenten zich richten op de in- en uitstroom van medewerkers als speerpunt voor 2022.

Werving, beloningsbeheer en de onboarding en offboarding van medewerkers hebben allemaal een diepgaand positief effect op de ervaring van zowel de medewerker als de HR-manager, vanaf het moment dat het eerste contact wordt gelegd met een kandidaat, via werving, indiensttreding en onboarding, tot en met de allerlaatste werkdag. Elk van deze processen is traditioneel moeilijk te beheren, maar kan, mits goed beheerd, een positieve invloed hebben op zowel de medewerker als de HR-manager.

Werving en selectie

Laten we eerlijk zijn: sollicitanten hebben hoge verwachtingen wanneer ze solliciteren naar een nieuwe functie. Ze willen dat het wervingsproces snel, soepel en transparant verloopt. HR-managers hebben vergelijkbare verwachtingen, in die zin dat ze het proces zo efficiënt mogelijk willen hebben, zodat ze zoveel mogelijk kandidaten kunnen verwerken als de tijd toelaat. Helaas kan het, als een organisatie meerdere systemen gebruikt om sollicitantactiviteiten bij te houden zonder de belangrijkste gegevens te delen en te coördineren, leiden tot vertragingen die een negatieve invloed hebben op het moraal van de kandidaat en de interne productiviteit, en die potentieel kunnen resulteren in verlies van beschikbaar talent.

Het integreren van applicant tracking systems en andere wervingsgerelateerde gegevensbronnen:

• Voorkomt vertragingen, versterkt het wervingsproces en verhoogt de productiviteit en het moraal onder potentiële werknemers.
• Maakt het gemakkelijker om binnen een redelijk tijdsbestek tot een beslissing te komen of iemand wel of niet wordt aangenomen.
• Zorgt ervoor dat de juiste persoon voor de baan wordt geselecteerd op basis van meerdere bronnen van gegevens die tijdens het wervingsproces zijn verzameld.

Medewerkersinstroom en -uitstroom

Volgens het integratieonderzoek van Jitterbit uit 2021 gaf meer dan 52% van de respondenten aan dat de HR-systemen voor onboarding en offboarding binnen hun organisatie momenteel op de een of andere manier geïntegreerd zijn. Bovendien geeft bijna een derde (28%) van die respondenten aan prioriteit te geven aan de integratie van onboarding in de komende 12 maanden – wat duidelijk maakt dat onboarding en offboarding een topprioriteit zijn voor organisaties. Goed presterende organisaties weten dat er, wanneer een nieuwe medewerker bij een organisatie in dienst treedt, achter de schermen veel gebeurt om zijn of haar komst in goede banen te leiden. Er moeten aanpassingen en nieuwe gegevens worden ingevoerd in bestaande systemen voor human capital management, evenals in systemen voor salarisadministratie, onkostenvergoeding, activabeheer en inkoop. Omdat er zoveel verschillende systemen moeten worden bijgewerkt, neemt de kans op menselijke fouten en buitensporige vertragingen exponentieel toe.

Het integreren van systemen voor de instroom en uitstroom van medewerkers bereikt verschillende belangrijke doelen, waaronder:

• Het mogelijk maken dat kritische informatie die tijdens het wervingsproces is verzameld, wordt gedeeld met traditionele onboardingsoplossingen.
• Verminderde kans op vertragingen of fouten door handmatige invoer.
• Mogelijkheid voor nieuwe werknemers om de inwerkprocessen sneller te doorlopen, waardoor de tijd tot productiviteit wordt verkort.
• HR-managers helpen kritieke personeelsproblemen sneller op te lossen door hen eenvoudiger toegang te geven tot relevante personeelsgerelateerde gegevens.

Ultradent, een wereldwijd tandheelkundig leverings- en productiebedrijf en Jitterbit-klant, is één organisatie die de noodzaak van automatisering voor het in- en uitdiensttreden van medewerkers onderkende en besloot hier actie op te ondernemen. “We wilden een naadloze onboarding-ervaring creëren en afstappen van een tijdrovend proces met meerdere afdelingen, systemen en personeelsafhankelijkheden,” aldus Jason Namoc, integratie-ingenieur bij Ultradent. “Het resultaat [hiervan] is een naadloze ervaring die de tijd tot productiviteit van de medewerker versnelde en de medewerkerstevredenheid vergrootte.”

Salaris- en onkostenbeheer

Uit het HR-integratierapport van 2021 bleek dat 30% van de respondenten van plan is om in de komende 12 maanden software voor beloningsbeheer te integreren. Jitterbit is van mening dat een belangrijke drijfveer voor deze wens is dat beloningsbeheer voor alle betrokken partijen vaak stressvol, complex en tijdrovend is. Het is bovendien een proces dat veel in de schijnwerpers staat en waarvan werknemers verwachten dat het in één keer correct verloopt. Beloningsbeheer omvat vaak de afstemming van meerdere registratiesystemen, waaronder formele onkostenbeheersystemen, waarbij moet worden gewaarborgd dat beloningen en onkosten voldoen aan de regels die zijn vastgelegd in HRM-systemen (Human Resource Management), en de uitvoering van processen binnen de salarisadministratie. Daarnaast gaat het om het bedienen van medewerkers die verwachten dat dit belonings- en vergoedingsproces eerlijk, tijdig en nauwkeurig verloopt. Dat legt veel druk op HR, de financiële afdeling en alle andere belanghebbenden om het goed te doen.

De integratie van kritieke processen met betrekking tot beloningen en declaraties van werknemers leidt tot verschillende belangrijke voordelen voor organisaties. Deze voordelen omvatten:

• Verhoogde productiviteit voor HR-managers door het automatiseren van onkosten declaratie- en loongerelateerde processen, compliance-beoordelingen en indieningen.
• Verhoogde tevredenheid en moraal van medewerkers dankzij versnelde invoer van onkosten en inzicht in loongegevens.
• Versneld betalingstermijnmodel waarop kan worden vertrouwd voor cruciale financiële planning.

Jitterbit als strategische HR-automatiseringscatalysator

Jitterbit begrijpt dat HR de afgelopen vijf jaar drastisch is veranderd. Zowel kandidaten als werknemers hebben meer keuze en kunnen het zich veroorloven om meer te verwachten van hun toekomstige en huidige werkgevers, zowel financieel als emotioneel. Om deze reden werken we samen met bedrijven om hen te helpen hun technologie-investeringen op de best mogelijke manier te benutten om potentiële werknemers betrokken te houden en huidige werknemers tevreden en productief te houden. Jitterbit automatiseert en integreert complexe HRM-systemen, zoals onkostenbeheer, secundaire arbeidsvoorwaarden, salarisadministratiesystemen en gespecialiseerde applicaties voor werknemersbeloningen of welzijn die on-premises of in de cloud draaien.

De sjablonen van Jitterbit bieden bijvoorbeeld enkele, vooraf gebouwde integraties die snel gegevens in één richting verplaatsen tussen vergelijkbare objecten in twee applicaties of systemen. Wat betreft het beheer van onboarding en offboarding binnen HR, omvatten de sjablonen van Jitterbit:

• Workday ServiceNow: Onboarding en offboarding van medewerkers: Dit sjabloon voor de inwerking van nieuwe medewerkers is bedoeld voor gebruikers van zowel Workday als ServiceNow. Het is een kant-en-klare oplossing voor de integratie van Workday Human Capital Management (HCM) met ServiceNow ITSM. De Workday-naar-ServiceNow-processjabloon biedt een uniforme ervaring voor onboardingprocessen van nieuwe medewerkers om de medewerker aan de slag te laten gaan, inclusief IT-, faciliteiten- en beveiligingsaanvragen voor het verstrekken van een laptop, toegangspas, werkplek enzovoort.
• Workday Salesforce Inwerken en uittreden van medewerkers: Dit sjabloon is bedoeld voor gebruikers van zowel Workday als Salesforce. Het is een kant-en-klare oplossing voor de integratie van Workday Human Capital Management (HCM) met Salesforce Sales Cloud. De Workday naar Salesforce-processjabloon biedt een uniforme ervaring voor gangbare onboarding- en offboarding-processen voor medewerkers
• Workday Oracle NetSuite: inwerken en uitschrijven van medewerkers: Dit sjabloon is een kant-en-klare oplossing voor de integratie van Workday Human Capital Management (HCM) met NetSuite ERP. Het processjabloon Workday naar NetSuite biedt een uniforme ervaring voor gangbare processen rond de indiensttreding en het vertrek van medewerkers.
• Workday Coupa-sjabloon voor onkosten van werknemers: Jitterbit beschikt over kant-en-klare Workday Coupa-integratiesjablonen waarmee medewerkers omslachtige procedures voor het registreren van onkosten kunnen vermijden. Deze sjabloon, een kant-en-klare oplossing, versnelt het opzetten van accounts voor onkostenbeheer en vermindert de behoefte aan technische ondersteuning. HR-medewerkers besparen tijd die ze anders zouden besteden aan het handmatig registreren van onkosten, wat leidt tot een hogere productiviteit. Medewerkers ervaren een grotere tevredenheid en een beter moreel dankzij de snellere uitbetaling.
• NetSuite Coupa sjabloon voor werknemersuitgaven: Dit sjabloon is bedoeld voor bestaande gebruikers van Workday en Coupa en is ontworpen om het tijdbeheer te vergemakkelijken voor zowel medewerkers als de HR-managers die hen ondersteunen. Het aanmaken en beheren van accounts voor onkostendeclaraties is gestroomlijnd en geautomatiseerd, waardoor de kans op menselijke fouten wordt verkleind, de verwerking van onkostendeclaraties sneller verloopt en alle gebruikers een betere algehele ervaring krijgen.