HR-System-Integrationsleitfaden: Optimieren Sie Ihren HR-Tech-Stack

Für Unternehmen, die das allgemeine HR-Erlebnis verbessern möchten, ist die Lösung nicht immer eine schicke neue Software. Manchmal geht es darum, die Systeme zu verknüpfen, die Sie bereits nutzen.

Aber als wir Unternehmen fragten, wie sie ihre HR-Anwendungen derzeit mit anderen Apps und Datenquellen verknüpfen, Nur 40% gab an, über eine definierte Strategie zur HR-Integration zu verfügen.

In diesem Leitfaden untersuchen wir, was HR-Integration ist, betrachten Beispiele für gängige HR-Anwendungen, die integriert werden können, und diskutieren Lösungen für die Herausforderungen, die Unternehmen daran hindern, Integrationsinitiativen umzusetzen.

Was ist HR-Systemintegration?

HR-Systemintegration ist der Prozess der Verknüpfung von HR-Anwendungen und -Daten, entweder durch benutzerdefinierten Code oder eine Integrationsplattform von Drittanbietern.

Integration kann genutzt werden, um verschiedene HR-Systeme miteinander zu verbinden (zum Beispiel die Verbindung eines HRIS mit einer Gehaltsabrechnungssoftware, sodass bei einer Änderung der Rolle eines Mitarbeiters im HRIS dessen Gehalt automatisch aktualisiert wird) oder mit Systemen in anderen Abteilungen wie IT und Finanzwesen.

Beispiele für HR-Integration

Um besser zu verstehen, wie HR-Integration funktioniert, betrachten wir einige reale Anwendungsfälle:

Vorteile der HR-Integration

Wenn HR-Systeme miteinander verknüpft sind, können Informationen von der Einstellung und dem Onboarding an die Entgeltabrechnung, die Sozialleistungen, das Lernen, das Leistungsmanagement und das Offboarding fließen, ohne dass ständige manuelle Aktualisierungen erforderlich sind.

• Mehr Zeit für strategische Arbeit: Die HR-Software-Integration reduziert repetitive Dateneingaben, indem sie Informationen automatisch zwischen den Tools überträgt, die Teams ohnehin bereits nutzen. Anstatt Mitarbeiterdaten in mehrere Systeme einzugeben, können sich HR-Fachleute mehr Zeit für Personalplanung, Mitarbeiterbindung und andere strategische Initiativen nehmen.
• Bessere Datengenauigkeit über HR-Systeme hinweg: Die manuelle Dateneingabe birgt das Risiko kleiner Fehler, die sich über Gehaltsabrechnungssysteme, Leistungsplattformen, Zeiterfassungstools und Mitarbeiterakten fortpflanzen können. Integrierte HR-Systeme tragen zur Verbesserung der Datenqualität bei, indem sie konsistente Mitarbeiterdaten über verknüpfte Anwendungen hinweg pflegen.
• Reibungslosere Mitarbeitererlebnisse: Mitarbeiter fühlen sich isoliert, wenn der Zugriff zu lange dauert, Gehaltsabrechnungen verzögert sind oder Personalteams der vollständige Kontext fehlt. Die HR-Integration trägt dazu bei, dass Mitarbeiterdaten durch die richtigen Systeme fließen, sodass neue Mitarbeiter schneller einsatzbereit sind, Mitarbeiter den Self-Service sicherer nutzen können und HR-Teams mit besseren Informationen reagieren können.
• Stärkere Compliance und Geschäftskontinuität: HR-Teams verarbeiten sensible Mitarbeiterdaten und halten gleichzeitig Schritt mit sich ändernden Arbeitsgesetzen, internen Richtlinien und Datenschutzbestimmungen. Integrierte Systeme helfen Personalabteilungen dabei, konsistentere Aufzeichnungen zu führen und die Abhängigkeit von einer einzelnen Person, einer Tabellenkalkulation oder einem benutzerdefinierten Skript für kritische HR-Prozesse zu verringern.
• Ein stärkeres Fundament für KI-Automatisierung: KI im Personalwesen ist auf genaue und aktuelle Personaldaten angewiesen. Mit integrierten HR-Systemen können KI-Agenten mit einem besseren Kontext arbeiten, um Fragen von Mitarbeitern zu beantworten, das Onboarding zu unterstützen, bei der Suche nach Richtlinien zu helfen und routinemäßige HR-Anfragen zu automatisieren. Das Produkt HR Agent von Jitterbit baut auf dieser Grundlage auf und hilft Mitarbeitern dabei, schneller Antworten zu erhalten, während gleichzeitig der manuelle Aufwand für die HR-Teams reduziert wird.

Herausforderungen bei der HR-Integration

Kosten

Integration ist eine langfristige Investition in die Verwaltung des wertvollsten Vermögenswerts eines Unternehmens: seiner Mitarbeiter. Dennoch sind die anfänglichen Kosten für die vollständige Einführung einer Systemintegration oft ein Abschreckungsgrund für HR-Mitarbeiter, und das vage Versprechen “besserer Mitarbeitererfahrungen” wird kaum Unternehmensverantwortliche davon überzeugen, dieses Risiko einzugehen.

Anstatt sich darauf zu konzentrieren, wie viel eine Integrationslösung kostet, sollten Teams sich darauf konzentrieren, wie viel es kosten wird, weiterhin ohne HR-Integration zu arbeiten. Welcher Prozentsatz des Arbeitstages eines HR-Mitarbeiters wird für die manuelle Dateneingabe aufgewendet? Wie viele Stunden werden jede Woche durch die Behebung vermeidbarer Fehler verschwendet? Multiplizieren Sie das mit den Arbeitskosten, und Sie haben ein weitaus überzeugenderes Argument für Investitionen in die Integration.

Sicherheit und Datenschutz

HR-Systeme, in denen sensible Mitarbeiterdaten gespeichert sind, sind erstklassige Ziele für Cyberangriffe. Die Idee, diese Daten durch Integration über eine größere Vielfalt von Systemen hinweg zugänglicher zu machen, mag kontraintuitiv erscheinen, aber die richtige Integrationsplattform kann die Sicherheit tatsächlich verbessern, indem sie einen sicheren Weg für die Datenübertragung zwischen Anwendungen schafft – was weitaus sicherer ist, als wenn ein Mitarbeiter Informationen auf seinen persönlichen Computer herunterlädt, um sie manuell an einen anderen Ort zu übertragen.

Zentrale Integrationslösungen wie iPaaS (Integrationsplattform als Dienstleistung) kann zusätzliche Sicherheit bieten, indem einheitliche Sicherheitskontrollen für jede Integration durchgesetzt und der Datenfluss zwischen Apps über ein einziges Dashboard überwacht wird.

Integrationskomplexität

Die Ungewissheit darüber, wie Integrationsdienste funktionieren und im Kontext ihres Unternehmens genutzt werden können, ist ein Hauptgrund dafür, dass HR-Teams zögern, Integrationsplattformen einzusetzen.

Bevor HR-Teams Integrationslösungen evaluieren, sollten sie ein klares Verständnis der Probleme haben, die sie lösen möchten, und der Arbeitsabläufe, die sie automatisieren wollen. Welche Systeme wären in diese Arbeitsabläufe involviert? Handelt es sich dabei um cloudbasierte oder On-Premise-Systeme? Wie wird sich Ihrer Ansicht nach Ihr Tech-Stack und Ihr Integrationsbedarf mit dem Wachstum Ihres Unternehmens verändern?

Das Verstehen Ihrer Integrationsanforderungen ist jedoch nur die halbe Miete: Auch die Wahl der Integrationsplattform spielt eine entscheidende Rolle bei der Komplexitätsreduzierung. Moderne Integrationsplattformen bieten visuelle Drag-and-Drop-Tools zum Erstellen und Verwalten von Integrationen, wodurch die Personalabteilung weniger auf die IT angewiesen ist.

Wie Jitterbit HR-Integration ermöglicht

Jitterbit Harmony, unsere einheitliche Integrations- und Automatisierungsplattform, unterstützt Personal- und IT-Teams Verbinden Sie die HR-Anwendungen, die den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus unterstützen, von Bewerbermanagement-Systemen bis hin zu Spesenabrechnungssoftware. Unsere KI-Personalagent baut auf diesem Fundament auf und nutzt diese integrierten HR-Daten, um Informationen abzurufen, Aktionen auszulösen und Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Entdecken Sie unsere Lösungen zur Automatisierung von HR-Workflows; und Demo anfordern die Low-Code-Integrationsplattform von Jitterbit in Aktion zu erleben.