HR-järjestelmien integraatio-opas: Optimoi HR-teknologiasi

Yrityksille, jotka pyrkivät parantamaan HR-kokonaiskokemusta, ratkaisu ei aina ole hieno uusi ohjelmisto. Joskus kyse on jo käytössä olevien järjestelmien yhdistämisestä.

Mutta kun kysyimme yrityksiltä siitä, miten ne tällä hetkellä yhdistävät HR-sovelluksensa muihin sovelluksiin ja tietolähteisiin, Vain 40% ilmoitti, että sillä on määritelty HR-integraatiostrategia.

Tässä oppaassa tarkastelemme, mitä HR-integraatio on, annamme esimerkkejä yleisistä integroitavista HR-sovelluksista ja pohdimme ratkaisuja haasteisiin, jotka estävät yrityksiä toteuttamasta integraatiohankkeita.

HR-järjestelmien integrointi

HR-järjestelmien integraatio on prosessi, jossa HR-sovellukset ja -tiedot yhdistetään joko räätälöidyn koodin tai kolmannen osapuolen integraatioalustan avulla.

Integraatiota voidaan käyttää eri HR-järjestelmien yhdistämiseen toisiinsa (esimerkiksi HRIS-järjestelmän yhdistämiseen palkanlaskentaohjelmistoon niin, että kun työntekijän rooli päivitetään HRIS-järjestelmään, hänen palkkansa päivittyy automaattisesti) tai eri osastojen, kuten IT- ja talousosaston, järjestelmiin.

Esimerkkejä HR-integraatioista

Jotta ymmärtäisimme paremmin, miten HR-integraatio toimii, tarkastellaan muutamia käytännön esimerkkejä:

HR-integraation hyödyt

Kun HR-järjestelmät on yhdistetty, tiedot voivat siirtyä rekrytoinnista ja perehdytyksestä palkanmaksuun, etuuksiin, koulutukseen, suorituksen hallintaan ja työsuhteen päättämiseen ilman jatkuvia manuaalisia päivityksiä.

• Enemmän aikaa strategiselle työlle: HR-ohjelmistojen integraatio vähentää toistuvaa tietojen syöttöä siirtämällä tietoja automaattisesti työkalujen välillä, joita tiimit jo käyttävät. Sen sijaan, että työntekijätietoja kopioitaisiin useisiin eri järjestelmiin, HR-ammattilaiset voivat käyttää enemmän aikaa työvoiman suunnitteluun, työntekijöiden sitouttamiseen, pysyvyyteen ja muihin strategisiin hankkeisiin.
• Parempi tietojen tarkkuus HR-järjestelmissä: Manuaalinen tietojen syöttö luo mahdollisuuksia pienille virheille, jotka voivat levitä palkanlaskentajärjestelmiin, etuusalustoille, ajanhallintatyökaluihin ja työntekijätietoihin. Integroidut HR-järjestelmät auttavat parantamaan tietojen laatua ylläpitämällä yhtenäisiä työntekijätietoja yhdistetyissä sovelluksissa.
• Sujuvammat työntekijäkokemukset: Työntekijät kokevat olonsa vieraantuneiksi, kun käyttöoikeuksien saaminen kestää liian kauan, palkanlaskennan päivitykset viivästyvät tai HR-tiimeiltä puuttuu kokonaiskuva. HR-integraatio auttaa pitämään työntekijätiedot liikkeessä oikeiden järjestelmien kautta, jotta uudet työntekijät saadaan perehdytettyä nopeammin, työntekijät voivat käyttää itsepalvelua luottavaisemmin ja HR-tiimit pystyvät vastaamaan parempien tietojen avulla.
• Vahvempi sääntelyntehokkuus ja liiketoiminnan jatkuvuus: HR-tiimit käsittelevät arkaluonteisia työntekijätietoja pysyen samalla ajan tasalla muuttuvien työlakien, sisäisten käytäntöjen ja tietosuojamääräysten kanssa. Integroidut järjestelmät auttavat HR-osastoja ylläpitämään johdonmukaisempia tietoja ja vähentämään riippuvuutta yhdestä henkilöstä, taulukkolaskentaohjelmasta tai mukautetusta skriptistä kriittisissä HR-prosesseissa.
• Vahvempi perusta tekoälyautomaatiolle: Henkilöstöhallinnon tekoäly perustuu tarkkoihin ja ajantasaisiin henkilöstötietoihin. Integroitujen henkilöstöhallintojärjestelmien avulla tekoälyagentit voivat toimia paremmassa kontekstissa vastatessaan työntekijöiden kysymyksiin, tukemalla perehdyttämistä, ohjaamalla käytäntöjen etsimistä ja automatisoimalla rutiininomaisia henkilöstöhallinnon pyyntöjä. Jitterbitin HR Agent-ratkaisu pohjautuu tähän perustaan auttamalla työntekijöitä saamaan vastauksia nopeammin ja vähentämällä samalla henkilöstöhallintotiimien manuaalista työtä.

HR-integraation haasteet

Kustannus

Integraatio on pitkäaikainen investointi yrityksen suurimman voimavaran eli sen työntekijöiden johtamiseen. Integraation täysipainoisen käyttöönoton ennakkokustannukset eri järjestelmissä pelottavat silti usein HR-henkilöstöä, eikä epämääräinen lupaus “paremmista työntekijäkokemuksista” todennäköisesti vakuuta yrityksen sidosryhmiä ottamaan riskiä.

Sen sijaan, että tiimit keskittyisivät siihen, kuinka paljon integraatioratkaisu maksaa, niiden tulisi keskittyä siihen, kuinka paljon maksaa jatkaa toimintaa ilman HR-integraatiota. Kuinka suuri prosenttiosuus HR-työntekijän työpäivästä kuluu manuaaliseen tietojen syöttämiseen? Kuinka monta tuntia viikossa tuhlataan vältettävissä olevien virheiden korjaamiseen? Kerro tämä työvoiman kustannuksilla, niin saat paljon painavamman perustelun integraatioon investoimiselle.

Tietoturva ja tietosuoja

Arkaluonteisia työntekijätietoja säilyttävät HR-järjestelmät ovat ensisijaisia kyberhyökkäysten kohteita. Ajatus kyseisen datan saattamisesta entistä saavutettavamammaksi useampien eri järjestelmien kautta integraation avulla saattaa tuntua epäintuitiiviselta, mutta oikea integraatioalusta voi itse asiassa parantaa turvallisuutta luomalla turvallisen reitin tiedonsiirrolle sovellusten välille – mikä on huomattavasti turvallisempaa kuin se, että työntekijä lataisi tiedot henkilökohtaiselle tietokoneelleen siirtääkseen ne manuaalisesti jonnekin muualle.

Keskitetyt integraatioratkaisut, kuten iPaaS (Integration Platform as a Service) voi tuoda lisää mielenrauhaa ottamalla käyttöön yhtenäiset tietoturvakontrollit jokaisessa integraatiossa ja valvomalla sovellusten välistä datavirtaa yhdestä hallintapaneelista.

Integraation monimutkaisuus

Epävarmuus siitä, miten integraatiopalvelut toimivat ja miten niitä voidaan käyttää heidän yrityksensä kontekstissa, on tärkeä syy sille, miksi HR-tiimit epäröivät integraatioalustojen käyttöönottoa.

Ennen integraatioratkaisujen arviointia HR-tiimeillä on oltava selkeä käsitys ratkaistavista ongelmista ja automatisoitavista työnkuluista. Mitkä järjestelmät olisivat mukana näissä työnkuluissa? Ovatko ne pilvipohjaisia vai paikallisia? Miten näette teknologiapinoutenne ja integraatiotarpeidenne muuttuvan yrityksenne kasvaessa?

Integraatiotarpeiden ymmärtäminen on kuitenkin vasta puolet taistelusta: valitsemillasi integraatioalustoilla on myös keskeinen rooli monimutkaisuuden vähentämisessä. Modernit integraatioalustat tarjoavat visuaalisia, vedä ja pudota -työkaluja integraatioiden rakentamiseen ja hallintaan, mikä vähentää henkilöstöhallinnon riippuvuutta IT-osastosta.

Miten Jitterbit mahdollistaa HR-integraatiot

Jitterbit Harmony, yhtenäistetty integraatio- ja automaatioalustamme, auttaa HR- ja IT-tiimejä yhdistä HR-sovellukset, jotka tukevat työntekijän koko elinkaarta, hakijaseurantajärjestelmistä kulujenhallintaohjelmistoihin. Meidän HR-tekoälyagentti rakentaa tuon perustan varaan hyödyntäen integroitua HR-dataa tietojen hakemiseen, toimintojen käynnistämiseen ja työnkulkujen automatisointiin.

Tutustu HR-työnkulun automaatioratkaisuihimme; ja Pyydä demo nähdä Jitterbitin matalakoodisen integraatioalustan toiminnassa.