Handleiding HR-systeemintegratie: Optimaliseer uw HR-technologiestack

Voor bedrijven die de algehele HR-ervaring willen verbeteren, is de oplossing niet altijd een hippe, nieuwe software. Soms is het het koppelen van de systemen die je al gebruikt.

Maar toen we bedrijven vroegen naar hoe ze momenteel hun HR-applicaties koppelen aan andere apps en gegevensbronnen, slechts 40% gaf aan een welomschreven HR-integratiestrategie te hebben.

In deze gids verkennen we wat HR-integratie is, bekijken we voorbeelden van veelvoorkomende HR-apps die kunnen worden geïntegreerd, en bespreken we oplossingen voor de uitdagingen die bedrijven ervan weerhouden om integratie-initiatieven te implementeren.

Wat is HR-systeemintegratie?

HR-systeemintegratie is het proces van het verbinden van HR-applicaties en -gegevens, hetzij via maatwerkcode of een integratieplatform van een derde partij.

Integratie kan worden gebruikt om verschillende HR-systemen met elkaar te verbinden (bijvoorbeeld het koppelen van een HRIS aan salarisadministratie-software zodat wanneer de rol van een medewerker in het HRIS wordt bijgewerkt, diens salaris automatisch wordt aangepast) of met systemen in andere afdelingen, zoals IT en finance.

Voorbeelden van HR-integratie

Om beter te begrijpen hoe HR-integratie werkt, kijken we naar een aantal praktijkvoorbeelden:

Voordelen van HR-integratie

Wanneer HR-systemen zijn gekoppeld, kan informatie stromen van werving en onboarding naar loonadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, opleiding, prestatiemanagement en uitdiensttreding zonder constante handmatige updates.

• Meer tijd voor strategisch werk: HR-software-integratie vermindert repetitieve gegevensinvoer door automatisch informatie over te dragen tussen de tools die teams al gebruiken. In plaats van werknemersgegevens te kopiëren tussen meerdere systemen, kunnen HR-professionals meer tijd besteden aan personeelsplanning, medewerkersbetrokkenheid, retentie en andere strategische initiatieven.
• Betere gegevensnauwkeurigheid in HR-systemen: Handmatige gegevensinvoer creëert kansen voor kleine fouten die zich kunnen voortplanten via loonadministratiesystemen, voordelenplatformen, tijdregistratietools en werknemersdossiers. Geïntegreerde HR-systemen helpen de datakwaliteit te verbeteren door consistente werknemersgegevens te behouden in gekoppelde applicaties.
• Soepelere werknemerservaringen: Werknemers voelen zich niet betrokken wanneer de toegang te lang duurt, loonadministratie-updates achterlopen of HR-teams de volledige context missen. HR-integratie helpt om personeelsgegevens door de juiste systemen te laten stromen, zodat nieuwe medewerkers sneller aan de slag kunnen, werknemers de selfservice met meer vertrouwen kunnen gebruiken en HR-teams met betere informatie kunnen reageren.
• Sterkere naleving en bedrijfscontinuïteit: HR-teams verwerken gevoelige personeelsgegevens en moeten tegelijkertijd gelijke tred houden met veranderende arbeidswetgeving, intern beleid en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. Geïntegreerde systemen helpen HR-afdelingen om consistentere dossiers bij te houden en de afhankelijkheid van één enkele persoon, spreadsheet of aangepast script voor kritieke HR-processen te verminderen.
• Een sterkere basis voor AI-automatisering: AI in HR is afhankelijk van nauwkeurige, actuele HR-gegevens. Met geïntegreerde HR-systemen kunnen AI-agenten met meer context werken om vragen van medewerkers te beantwoorden, de onboarding te ondersteunen, hulp te bieden bij het opzoeken van beleid en routinematige HR-verzoeken te automatiseren. De HR Agent van Jitterbit bouwt voort op die basis door medewerkers te helpen sneller antwoorden te krijgen en tegelijkertijd het handmatige werk voor HR-teams te verminderen.

HR-integratie-uitdagingen

Kosten

Integratie is een investering op lange termijn in het beheer van het grootste bezit van een bedrijf: zijn medewerkers. Toch schrikt de initiële kostprijs van de volledige invoering van integratie over verschillende systemen heen HR-personeel vaak af, en de vage belofte van “betere medewerkerservaringen” zal waarschijnlijk geen enkele ondernemingsstakeholder overtuigen om de gok te wagen.

In plaats van te focussen op hoeveel een integratieoplossing kost, moeten teams zich richten op hoeveel het blijft kosten om te blijven werken zonder HR-integratie. Welk percentage van de werkdag van een HR-medewerker wordt besteed aan handmatige gegevensinvoer? Hoeveel uren worden er elke week verspild aan het herstellen van te voorkomen fouten? Vermenigvuldig dat met de loonkosten, en je hebt een veel overtuigender argument om te investeren in integratie.

Beveiliging & Gegevensprivacy

HR-systemen die gevoelige werknemersgegevens opslaan, zijn een primair doelwit voor cyberaanvallen. Het idee om die gegevens via integratie toegankelijker te maken voor eenbreder scala aan systemen lijkt misschien contra-intuïtief, maar het juiste integratieplatform kan de beveiliging juist verbeteren door een beveiligd pad te creëren voor het overdragen van gegevens tussen apps – een stuk veiliger dan wanneer een werknemer informatie downloadt naar zijn of haar persoonlijke computer om deze handmatig ergens anders naartoe te transporteren.

Gecentraliseerde integratie-oplossingen zoals iPaaS (Integration Platform as a Service) kan voor extra gemoedsrust zorgen door consistente beveiligingsmaatregelen af te dwingen voor elke integratie en te bewaken hoe gegevens tussen apps stromen vanuit één enkel dashboard.

Integratiecomplexiteit

Onzekerheid over hoe integratiediensten werken en kunnen worden gebruikt in de context van hun bedrijf is een belangrijke reden waarom HR-teams aarzelen om integratieplatformen te adopteren.

Voordat hr-teams integratieoplossingen beoordelen, moeten ze een duidelijk begrip hebben van de problemen die ze willen oplossen en de werkstromen die ze willen automatiseren. Welke systemen zouden bij die werkstromen betrokken zijn? Zijn deze cloud-based of on-premise? Hoe zie je je tech-stack en integratiebehoeften veranderen naarmate je bedrijf groeit?

Het begrijpen van je integratiebehoeften is echter nog maar de helft van het werk: het integratieplatform dat je kiest, speelt ook een grote rol bij het verminderen van de complexiteit. Moderne integratieplatforms bieden visuele 'drag-and-drop'-tools voor het bouwen en beheren van integraties, waardoor HR minder afhankelijk is van IT.

Hoe Jitterbit HR-integratie mogelijk maakt

Jitterbit Harmony, ons geïntegreerd platform voor integratie en automatisering, ondersteunt HR- en IT-teams koppel de HR-applicaties die de volledige levenscyclus van medewerkers ondersteunen, van applicant tracking systems tot onkostensoftware. Onze HR AI-agent bouwt voort op dat fundament, waarbij die geïntegreerde HR-gegevens worden gebruikt om informatie op te halen, acties te activeren en werkstromen te automatiseren.

Ontdek onze oplossingen voor HR-workflowautomatisering; en Vraag een demo aan om het low-code integratieplatform van Jitterbit in actie te zien.