Guide d'intégration du système RH : Optimisez votre pile technologique RH

Pour les entreprises qui cherchent à améliorer l'expérience RH globale, la solution ne réside pas toujours dans un nouveau logiciel sophistiqué. Parfois, il s'agit de connecter les systèmes que vous utilisez déjà.

Mais lorsque nous avons interrogé les entreprises sur la manière dont elles connectent actuellement leurs applications RH à d'autres applications et sources de données, Seule l'entreprise 40% a déclaré disposer d'une stratégie d'intégration RH bien définie.

Dans ce guide, nous explorerons ce qu'est l'intégration RH, des exemples d'applications RH courantes qui peuvent être intégrées, et discuterons des solutions aux défis qui empêchent les entreprises de mettre en œuvre des initiatives d'intégration.

Qu'est-ce que l'intégration des systèmes RH ?

L'intégration de systèmes RH est le processus qui consiste à connecter des applications et des données RH, soit par le biais de code personnalisé, soit par une plateforme d'intégration tierce.

L'intégration peut être utilisée pour connecter différents systèmes RH entre eux (par exemple, relier un système d'information des ressources humaines à un logiciel de paie afin que, lorsque le poste d'un employé est mis à jour dans le SIRH, son salaire soit automatiquement mis à jour) ou à des systèmes d'autres départements, comme l'informatique et les finances.

Exemples d'intégration RH

Pour mieux comprendre le fonctionnement de l'intégration des RH, examinons quelques cas d'usage concrets :

Avantages de l'intégration RH

Lorsque les systèmes RH sont connectés, les informations peuvent circuler du recrutement et de l'intégration vers la paie, les avantages sociaux, la formation, la gestion des performances et le départ de l'entreprise sans mises à jour manuelles constantes.

• Plus de temps pour le travail stratégique : L'intégration des logiciels RH réduit la saisie répétitive de données en transférant automatiquement les informations entre les outils que les équipes utilisent déjà. Au lieu de copier les données des employés dans plusieurs systèmes, les professionnels des ressources humaines peuvent consacrer plus de temps à la planification des effectifs, à l'engagement et à la fidélisation des employés, ainsi qu'à d'autres initiatives stratégiques.
• Meilleure exactitude des données dans tous les systèmes RH : La saisie manuelle de données crée des risques d'erreurs mineures qui peuvent se propager dans les systèmes de paie, les plateformes d'avantages sociaux, les outils de suivi du temps et les dossiers des employés. Les systèmes RH intégrés contribuent à améliorer la qualité des données en maintenant des informations cohérentes sur les employés dans toutes les applications connectées.
• Expériences collaborateur plus fluides : Les employés se sentent isolés lorsque l'accès prend trop de temps, que les mises à la paie tardent, ou que les équipes RH manquent de contexte complet. L'intégration RH aide à faire circuler les données des employés dans les bons systèmes afin que les nouvelles embauches soient opérationnelles plus rapidement, que les employés puissent utiliser le libre-service en toute confiance et que les équipes RH puissent répondre avec de meilleures informations.
• Conformité et continuité des activités renforcées : Les équipes RH traitent des données sensibles concernant les salariés tout en s'adaptant à l'évolution de la législation du travail, des politiques internes et des réglementations en matière de protection des données. Les systèmes intégrés aident les services RH à garantir une plus grande cohérence dans la gestion des dossiers et à réduire la dépendance vis-à-vis d'une seule personne, d'un tableur ou d'un script personnalisé pour les processus RH critiques.
• Des bases plus solides pour l'automatisation par l'IA : L'intelligence artificielle appliquée aux ressources humaines repose sur des données RH précises et à jour. Grâce à des systèmes RH intégrés, les agents IA peuvent s'appuyer sur un contexte plus complet pour répondre aux questions des collaborateurs, faciliter l'intégration des nouveaux arrivants, orienter la recherche de politiques d'entreprise et automatiser les demandes RH courantes. La solution HR Agent de Jitterbit s'appuie sur ces fondements pour aider les collaborateurs à obtenir des réponses plus rapides tout en réduisant la charge de travail manuel des équipes RH.

Défis d'intégration des RH

Coût

L'intégration est un investissement à long terme pour gérer le plus grand atout d'une entreprise : ses employés. Pourtant, le coût initial d'une adoption complète de l'intégration entre les systèmes constitue un frein courant pour les professionnels des ressources humaines, et la promesse vague de “ meilleures expériences pour les employés ” ne suffira probablement pas à convaincre les dirigeants d'entreprise de prendre ce risque.

Au lieu de se concentrer sur le coût d'une solution d'intégration, les équipes devraient se concentrer sur ce que coûte la poursuite des activités sans intégration des ressources humaines. Quel pourcentage de la journée d'un employé des RH est consacré à la saisie manuelle de données ? Combien d'heures sont gaspillées chaque semaine à corriger des erreurs évitables ? Multipliez cela par le coût de la main-d'œuvre, et vous obtiendrez un argument bien plus convaincant pour investir dans l'intégration.

Sécurité et confidentialité des données

Les systèmes de ressources humaines qui stockent des informations sensibles sur les employés sont des cibles privilégiées pour les cyberattaques. L'idée de rendre ces données plus accessibles à travers une plus grande variété de systèmes grâce à l'intégration peut sembler contre-intuitive, mais la bonne plateforme d'intégration peut en fait améliorer la sécurité en créant un canal sécurisé pour le transfert de données entre applications — ce qui est bien plus sûr qu'un employé téléchargeant des informations sur son ordinateur personnel pour les transférer manuellement ailleurs.

Les solutions d'intégration centralisées comme iPaaS (Plateforme d'intégration en tant que service) peut offrir une tranquillité d'esprit supplémentaire en appliquant des contrôles de sécurité cohérents à chaque intégration et en surveillant la circulation des données entre les applications à partir d'un tableau de bord unique.

Complexité d'intégration

L'incertitude quant au fonctionnement des services d'intégration et à la manière dont ils peuvent être utilisés dans le contexte de leur entreprise est une raison majeure pour laquelle les équipes RH hésitent à adopter des plateformes d'intégration.

Avant d'évaluer les solutions d'intégration, les équipes RH doivent avoir une idée précise des problèmes qu'elles souhaitent résoudre et des flux de travail qu'elles veulent automatiser. Quels systèmes seraient impliqués dans ces flux de travail ? Sont-ils basés dans le cloud ou sur site ? Comment voyez-vous l'évolution de votre pile technologique et de vos besoins d'intégration à mesure que votre entreprise se développe ?

Comprendre vos besoins d'intégration n'est cependant que la moitié du combat : la plateforme d'intégration que vous choisissez joue également un rôle majeur dans la réduction de la complexité. Les plateformes d'intégration modernes offrent des outils visuels par glisser-déposer pour créer et gérer les intégrations, réduisant ainsi la dépendance des RH envers l'informatique.

Comment Jitterbit permet l'intégration des RH

Jitterbit Harmony, notre plateforme unifiée d'intégration et d'automatisation, aide les équipes RH et informatiques connectez les applications RH qui prennent en charge l'ensemble du cycle de vie des employés, des systèmes de suivi des candidats aux logiciels de gestion des dépenses. Notre Agent IA RH s'appuie sur cette base, en utilisant ces données RH intégrées pour récupérer des informations, déclencher des actions et automatiser des flux de travail.

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