Integreringsguide for HR-systemer: Optimaliser HR-teknologiporteføljen din

For bedrifter som prøver å forbedre den generelle HR-opplevelsen, er løsningen ikke alltid en fancy ny programvare. Noen ganger handler det om å koble sammen systemene du allerede bruker.

Men da vi spurte selskaper om hvordan de for tiden kobler HR-applikasjonene sine til andre apper og datakilder, Bare 40% oppga å ha en fastlagt strategi for HR-integrasjon.

I denne guiden skal vi utforske hva HR-integrasjon er, se på eksempler på vanlige HR-apper som kan integreres, og diskutere løsninger på utfordringene som hindrer selskaper i å iverksette integrasjonsinitiativer.

Hva er HR-systemintegrasjon?

HR-systemintegrasjon er prosessen med å koble sammen HR-applikasjoner og data, enten gjennom tilpasset kode eller en tredjeparts integrasjonsplattform.

Integrasjon kan brukes til å koble forskjellige HR-systemer sammen (for eksempel ved å koble et HR-system til lønnsprogramvare slik at når en ansatts rolle oppdateres i HR-systemet, oppdateres lønnen deres automatisk) eller til systemer i andre avdelinger, som IT og økonomi.

Eksempler på HR-integrasjon

For å forstå bedre hvordan HR-integrasjon fungerer, la oss se på noen virkelige brukstilfeller:

Fordeler med HR-integrasjon

Når HR-systemer er koblet sammen, kan informasjon flyte fra ansettelse og onboarding til lønn, goder, opplæring, prestasjonsstyring og offboarding uten konstante manuelle oppdateringer.

• Mer tid til strategisk arbeid: Integrasjon av HR-programvare reduserer repetitiv dataregistrering ved automatisk å overføre informasjon mellom verktøyene teamene allerede bruker. I stedet for å kopiere ansattdata på tvers av flere systemer, kan HR-fagfolk bruke mer tid på arbeidsstyrkeplanlegging, engasjement blant ansatte, beholde medarbeidere og andre strategiske initiativer.
• Bedre datanøyaktighet på tvvers av HR-systemer: Manuell dataregistrering skaper rom for små feil som kan forplante seg gjennom lønnssystemer, fordelsplattformer, tidsregistreringsverktøy og ansattregistre. Integrerte HR-systemer bidrar til å forbedre datakvaliteten ved å opprettholde konsistente ansattdata på tvers av tilknyttede applikasjoner.
• Mer smidige ansattopplevelser: Ansatte føler seg frakoblet når tilgangen tar for lang tid, lønnsoppdateringer henger etter, eller HR-team mangler fullstendig kontekst. HR-integrasjon bidrar til å holde ansattdata i bevegelse gjennom de riktige systemene, slik at nyansatte kommer raskere i gang, ansatte kan bruke selvbetjening med større trygghet, og HR-team kan svare med bedre informasjon.
• Sterkere etterlevelse og forretningskontinuitet: HR-avdelinger håndterer sensitive ansattdata samtidig som de holder tritt med skiftende arbeidslivslover, interne retningslinjer og personvernregelverk. Integrerte systemer hjelper HR-avdelinger med å opprettholde mer konsistente registre og redusere avhengigheten av én enkelt person, regneark eller tilpasset skript for kritiske HR-prosesser.
• Et sterkere fundament for KI-automatisering: AI innen HR er avhengig av nøyaktige og oppdaterte HR-data. Med integrerte HR-systemer kan AI-agenter arbeide med bedre kontekst for å besvare spørsmål fra ansatte, støtte innkjøring av nye medarbeidere, veilede i søk etter retningslinjer og automatisere rutinemessige HR-forespørsler. Jitterbits HR Agent bygger videre på dette grunnlaget ved å hjelpe ansatte med å få raskere svar, samtidig som det reduserer det manuelle arbeidet for HR-teamene.

Utfordringer med HR-integrasjon

Kostnad

Integrasjon er en langsiktig investering i forvaltningen av et selskaps største ressurs: de ansatte. Likevel er startkostnaden ved å ta i bruk full integrasjon på tvers av systemer en vanlig avskrekkende faktor for HR-personell, og det vage løftet om “bedre ansattopplevelser” kommer sannsynligvis ikke til å overbevise noen bedriftsinteressenter til å ta risikoen.

I stedet for å fokusere på hvor mye en integrasjonsløsning koster, bør team fokusere på hvor mye det vil koste å fortsette driften uten HR-integrasjon. Hvor stor prosentandel av en HR-medarbeiders arbeidsdag brukes på manuell dataregistrering? Hvor mange timer bortkastes på å rette opp feil som kunne unngås hver uke? Multipliser det med arbeidskostnaden, og du har et mye mer overbevisende argument for å investere i integrasjon.

Sikkerhet og personvern

HR-systemer som lagrer sensitiv ansattinformasjon, er prime mål for nettangrep. Tanken om å gjøre disse dataene mer tilgjengelige på tvers av et bredere utvalg av systemer gjennom integrasjon kan virke motintuitiv, men riktig integrasjonsplattform kan faktisk forbedre sikkerheten ved å skape en sikker bane for overføring av data mellom apper – mye sikrere enn at en ansatt laster ned informasjon til sin personlige datamaskin for å overføre den manuelt et annet sted.

Sentraliserte integrasjonsløsninger som iPaaS (Integrasjonsplattform som en tjeneste) kan gi ekstra trygghet ved å håndtere konsekvente sikkerhetskontroller på tvers av hver integrasjon og overvåke hvordan data flyter mellom apper fra ett enkelt kontrollpanel.

Integrasjonskompleksitet

Usikkerhet rundt hvordan integrasjonstjenester fungerer og kan brukes i bedriftens sammenheng, er en vesentlig årsak til at HR-team vegrer seg for å ta i bruk integrasjonsplattformer.

Før HR-avdelinger evaluerer integrasjonsløsninger, bør de ha en klar forståelse av hvilke problemer de ønsker å løse, og hvilke arbeidsflyter de vil automatisere. Hvilke systemer vil være involvert i disse arbeidsflytene? Er de skybaserte eller lokale? Hvordan ser du for deg at teknologistakken og integrasjonsbehovene dine vil endre seg i takt med at virksomheten vokser?

Å forstå integrasjonsbehovene dine er imidlertid bare halve kampen: Integrasjonsplattformen du velger, spiller også en stor rolle når det gjelder å redusere kompleksitet. Moderne integrasjonsplattformer tilbyr visuelle «dra og slipp»-verktøy for å bygge og administrere integrasjoner, noe som reduserer HRs avhengighet av IT.

Slik muliggjør Jitterbit HR-integrasjon

Jitterbit Harmony, vår samlede integrasjons- og automatiseringsplattform, hjelper HR- og IT-teamene koble sammen HR-applikasjonene som støtter hele ansettelsesforholdet, fra søkersystemer til utgiftsstyringsprogramvare. Vår HR-AI-agent bygger videre på det fundamentet ved å bruke disse integrerte HR-dataene til å hente inn informasjon, utløse handlinger og automatisere arbeidsflyter.

Utforsk våre løsninger for automatisering av HR-arbeidsflyt; og Be om en demo for å se Jitterbits lavkode-integrasjonsplattform i aksjon.