Integrationsguide för HR-system: Optimera din HR-techstack

För företag som försöker förbättra den övergripande HR-upplevelsen är lösningen inte alltid ett avancerat nytt programvarusystem. Ibland handlar det om att koppla ihop de system du redan använder.

Men när vi frågade företag om hur de för närvarande kopplar ihop sina HR-applikationer med andra appar och datakällor, Endast 40% uppgav att man hade en fastställd strategi för HR-integration.

I den här guiden kommer vi att utforska vad HR-integration är, titta på exempel på vanliga HR-appar som kan integreras och diskutera lösningar på de utmaningar som hindrar företag från att implementera integrationsinitiativ.

Vad är HR-systemintegration?

HR-systemintegration är processen att ansluta HR-applikationer och data, antingen genom anpassad kod eller en integrationsplattform från tredje part.

Integration kan användas för att koppla ihop olika HR-system med varandra (till exempel genom att ansluta ett HR-system till lönehanteringsprogramvara så att en anställds lön uppdateras automatiskt i HR-systemet när deras roll ändras) eller till system på andra avdelningar, som IT och ekonomi.

Exempel på HR-integration

För att bättre förstå hur HR-integrering fungerar kan vi titta på några verkliga användningsfall:

Fördelar med HR-integration

När HR-system är sammankopplade kan information flöda från rekrytering och onboarding till lön, förmåner, utbildning, prestationsstyrning och offboarding utan ständiga manuella uppdateringar.

• Mer tid för strategiskt arbete: Integration av HR-programvara minskar repetitiv datainmatning genom att automatiskt överföra information mellan de verktyg som teamen redan använder. Istället för att kopiera medarbetardata över flera system kan HR-personal ägna mer tid åt kompetensförsörjning, medarbetarengagemang, personalbehållning och andra strategiska initiativ.
• Bättre datanoggrannhet i alla HR-system: Manuell datainmatning skapar utrymme för små misstag som kan sprida sig genom lönesystem, förmånsplattformar, tidsrapporteringsverktyg och anställningsregister. Integrerade HR-system bidrar till att förbättra datakvaliteten genom att upprätthålla konsekventa medarbetardata i anslutna applikationer.
• Smidigare medarbetarupplevelser: Medarbetare känner sig avskärmade när det tar för lång tid att få tillgång, löneuppdateringarna släpar efter eller HR-teamen saknar fullständig kontext. HR-integrering hjälper till att hålla medarbetardata i rörelse genom rätt system så att nyanställda kommer igång snabbare, medarbetare kan använda självbetjäning med större trygghet och HR-teamen kan svara med bättre information.
• Starkare regelefterlevnad och verksamhetskontinuitet: HR-team hanterar känsliga medarbetardata samtidigt som de hänger med i förändrade arbetslagar, interna policyer och dataskyddsförordningar. Integrerade system hjälper HR-avdelningar att upprätthålla mer konsekventa register och minska beroendet av en enda person, ett kalkylblad eller ett anpassat skript för kritiska HR-processer.
• En starkare grund för AI-automatisering: AI inom HR är beroende av korrekta och aktuella HR-uppgifter. Med integrerade HR-system kan AI-agenter arbeta med bättre sammanhang för att besvara medarbetarnas frågor, stödja introduktionen av nya medarbetare, vägleda vid sökning efter riktlinjer och automatisera rutinmässiga HR-förfrågningar. Jitterbits HR Agent bygger vidare på denna grund genom att hjälpa medarbetarna att få snabbare svar samtidigt som det manuella arbetet för HR-teamen minskas.

Utmaningar med HR-integration

Kostnad

Integration är en långsiktig investering i att hantera ett företags största tillgång: dess medarbetare. Ändå är initialkostnaden för att fullt ut implementera integration mellan system ett vanligt hinder för HR-personal, och det vaga löftet om “bättre medarbetarupplevelser” kommer förmodligen inte att övertyga några intressenter i företaget att ta risken.

Istället för att fokusera på hur mycket en integrationslösning kostar bör team fokusera på vad det kostar att fortsätta arbeta utan HR-integration. Hur stor del av en HR-anställds arbetsdag ägnas åt manuell datainmatning? Hur många timmar slösas bort varje vecka på att åtgärda misstag som hade kunnat undvikas? Multiplicera det med arbetskostnaden så får du ett mycket starkare argument för att investera i integration.

Säkerhet och datasekretess

HR-system som lagrar känslig anställningsinformation är primära måltavlor för cyberattacker. Tanken på att göra dessa data mer tillgängliga i en mängd olika system genom integration kan verka kontraintuitiv, men rätt integrationsplattform kan faktiskt förbättra säkerheten genom att skapa en säker väg för att överföra data mellan appar – vilket är mycket säkrare än att en anställd laddar ner information till sin personliga dator för att överföra den manuellt någon annanstans.

Centraliserade integrationslösningar som iPaaS (Integration Platform as a Service) kan ge extra sinnesro genom att upprätthålla konsekventa säkerhetskontroller i varje integration och övervaka hur data flödar mellan appar från en enda instrumentpanel.

Integrationskomplexitet

Osäkerhet kring hur integrationstjänster fungerar och kan användas i det egna företagets kontext är en viktig anledning till att HR-team drar sig för att adoptera integrationsplattformar.

Innan HR-team utvärderar integrationslösningar bör de ha en tydlig förståelse för vilka problem de vill lösa och vilka arbetsflöden de vill automatisera. Vilka system skulle vara inblandade i dessa arbetsflöden? Är de molnbaserade eller lokala (on-premise)? Hur ser du att din tech-stack och dina integrationsbehov förändras i takt med att din verksamhet växer?

Att förstå dina integrationsbehov är dock bara halva striden: integrationsplattformen du väljer spelar också en stor roll för att minska komplexiteten. Moderna integrationsplattformar erbjuder visuella "dra och släpp"-verktyg för att bygga och hantera integrationer, vilket minskar HR:s beroende av IT.

Hur Jitterbit möjliggör HR-integration

Jitterbit Harmony, vår samlade integrations- och automatiseringsplattform, hjälper HR- och IT-team kombinera HR-applikationerna som stöder hela medarbetarlivscykeln, från system för sökandehantering till programvara för utgiftshantering. Vår HR-AI-agent bygger vidare på den grunden, använder den integrerade HR-data för att hämta information, utlösa åtgärder och automatisera arbetsflöden.

Utforska våra lösningar för automatisering av HR-arbetsflöden; och begära en demo för att se Jitterbits low-code-integrationsplattform i action.