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Per le aziende che cercano di migliorare l'esperienza complessiva delle risorse umane, la soluzione non è sempre un nuovo e sofisticato software. A volte, si tratta di collegare i sistemi che già utilizzate.
Ma quando abbiamo chiesto alle aziende come stanno attualmente collegando le loro applicazioni HR con altre applicazioni e fonti di dati, Solo 40% ha dichiarato di disporre di una strategia definita di integrazione delle risorse umane.
In questa guida esploreremo cos'è l'integrazione HR, vedremo esempi di applicazioni HR comuni che possono essere integrate e discuteremo le soluzioni alle sfide che impediscono alle aziende di implementare iniziative di integrazione.
Cos'è l'integrazione dei sistemi HR?
L'integrazione dei sistemi HR è il processo di connessione di applicazioni e dati delle risorse umane, tramite codice personalizzato o una piattaforma di integrazione di terze parti.
L'integrazione può essere utilizzata per collegare tra loro diversi sistemi HR (ad esempio, collegando un HRIS con un software di gestione paghe in modo che, quando la mansione di un dipendente viene aggiornata nell'HRIS, il suo stipendio venga aggiornato automaticamente) o a sistemi di reparti diversi, come IT e finanza.
Esempi di integrazione HR
Per comprendere meglio come funziona l'integrazione HR, esaminiamo alcuni casi d'uso reali:
1. Workday + Salesforce = Inserimento e uscita automatizzati
Quando un dipendente viene assunto in Workday, l'integrazione può creare automaticamente un utente in Salesforce. Quando un dipendente lascia l'organizzazione, l'integrazione può aggiornare lo stato dell'utente in Salesforce, aiutando i team a mantenere informazioni accurate sugli accessi dei dipendenti.
Modello di processo di integrazione Workday + Salesforce
2. NetSuite + Coupa = Rimborsi più rapidi
L'integrazione di un ERP come NetSuite con una piattaforma di gestione delle spese come Coupa aiuta le organizzazioni ad accelerare i processi di rimborso eliminando l'inserimento manuale dei dati e riducendo i ritardi tra la presentazione della spesa e il pagamento.
Quando vengono configurati nuovi utenti in Coupa, l'integrazione crea automaticamente nuovi dipendenti in NetSuite. E quando le note spese vengono elaborate in Coupa, vengono create automaticamente in NetSuite.
Modello di processo di integrazione NetSuite + Coupa
Greenhouse + DocuSign = Burocrazia più semplice
Integrazione dei sistemi di tracciamento dei candidati L'utilizzo di Greenhouse con piattaforme di firma elettronica come DocuSign aiuta a ottimizzare il processo di assunzione collegando le informazioni dei candidati con i documenti richiesti. Invece di trasferire manualmente dettagli come il nome del candidato, il ruolo e altre informazioni sull'assunzione in lettere di offerta o accordi, l'integrazione può popolare i documenti automaticamente e inviarli per la firma elettronica, semplificando la gestione dei documenti.
Vantaggi dell'integrazione HR
Quando i sistemi HR sono connessi, le informazioni possono fluire dall'assunzione e dall'inserimento (onboarding) alle paghe, ai benefit, alla formazione, alla gestione delle performance e all'offboarding senza continui aggiornamenti manuali.
- Più tempo per il lavoro strategico: L'integrazione del software HR riduce l'inserimento ripetitivo di dati trasferendo automaticamente le informazioni tra gli strumenti che i team già utilizzano. Invece di copiare i dati dei dipendenti su più sistemi, i professionisti delle risorse umane possono dedicare più tempo alla pianificazione della forza lavoro, al coinvolgimento dei dipendenti, alla fidelizzazione e ad altre iniziative strategiche.
- Maggiore accuratezza dei dati nei sistemi HR: L'inserimento manuale dei dati crea opportunità per piccoli errori che possono propagarsi attraverso i sistemi di elaborazione delle paghe, le piattaforme di benefit, gli strumenti di rilevazione delle presenze e i registri dei dipendenti. I sistemi HR integrati aiutano a migliorare la qualità dei dati mantenendo informazioni coerenti sui dipendenti in tutte le applicazioni collegate.
- Esperienze dei dipendenti più fluide: I dipendenti si sentono distaccati quando l'accesso richiede troppo tempo, gli aggiornamenti delle paghe subiscono ritardi o i team HR non dispongono del contesto completo. L'integrazione HR aiuta a mantenere i dati dei dipendenti in movimento attraverso i sistemi giusti, in modo che i nuovi assunti vengano configurati più rapidamente, i dipendenti possano utilizzare il self-service con maggiore sicurezza e i team HR possano rispondere con informazioni migliori.
- Maggiore conformità e continuità aziendale: I team HR gestiscono dati sensibili dei dipendenti tenendosi al passo con le mutevoli leggi sul lavoro, le politiche interne e le normative sulla protezione dei dati. I sistemi integrati aiutano i dipartimenti HR a mantenere registri più coerenti e a ridurre la dipendenza da una singola persona, da un foglio di calcolo o da uno script personalizzato per i processi HR critici.
- Una base più solida per l'automazione dell'IA: L'intelligenza artificiale nel settore delle risorse umane si basa su dati precisi e aggiornati. Grazie a sistemi HR integrati, gli agenti di intelligenza artificiale possono operare in un contesto più chiaro per rispondere alle domande dei dipendenti, supportare il processo di inserimento, facilitare la consultazione delle politiche aziendali e automatizzare le richieste di routine relative alle risorse umane. La soluzione HR Agent di Jitterbit si basa su questi presupposti, aiutando i dipendenti a ottenere risposte più rapide e riducendo al contempo il carico di lavoro manuale per i team delle risorse umane.
Sfide di integrazione delle risorse umane
Costo
L'integrazione è un investimento a lungo termine per la gestione della risorsa più importante di un'azienda: i suoi dipendenti. Ciononostante, il costo iniziale per adottare completamente l'integrazione tra i sistemi costituisce un deterrente comune per il personale HR, e la vaga promessa di “migliori esperienze per i dipendenti” probabilmente non convincerà alcuno stakeholder aziendale a correre il rischio.
Invece di concentrarsi su quanto costa una soluzione di integrazione, i team dovrebbero concentrarsi su quanto costerà continuare a operare senza un'integrazione HR. Quale percentuale della giornata di un dipendente delle risorse umane viene spesa nell'inserimento manuale dei dati? Quante ore vengono sprecate ogni settimana per correggere errori prevenibili? Moltiplica questo per il costo del lavoro e avrai una motivazione molto più convincente per investire nell'integrazione.
Sicurezza e privacy dei dati
I sistemi HR che conservano informazioni sensibili sui dipendenti sono i principali bersagli dei cyberattacchi. L'idea di rendere tali dati più accessibili attraverso una maggiore varietà di sistemi tramite l'integrazione può sembrare controintuitiva, ma la giusta piattaforma di integrazione può in realtà migliorare la sicurezza creando un percorso sicuro per il trasferimento dei dati tra le app, molto più sicuro rispetto a un dipendente che scarica le informazioni sul proprio computer personale per trasferirle manualmente altrove.
Soluzioni di integrazione centralizzate come iPaaS (Integration Platform as a Service) può offrire un'ulteriore tranquillità applicando controlli di sicurezza coerenti su ogni integrazione e monitorando il flusso dei dati tra le applicazioni da un'unica dashboard.
Complessità di integrazione
L'incertezza su come funzionino i servizi di integrazione e su come possano essere utilizzati nel contesto della loro azienda è un motivo principale per cui i team delle risorse umane esitano ad adottare piattaforme di integrazione.
Prima di valutare le soluzioni di integrazione, i team delle risorse umane dovrebbero avere una chiara comprensione dei problemi che desiderano risolvere e dei flussi di lavoro che vogliono automatizzare. Quali sistemi sarebbero coinvolti in tali flussi di lavoro? Sono basati su cloud o locali? Come prevedete che il vostro stack tecnologico e le vostre esigenze di integrazione cambieranno con la crescita della vostra azienda?
Comprendere le tue esigenze di integrazione è tuttavia solo metà dell'opera: anche la piattaforma di integrazione che scegli gioca un ruolo fondamentale nel ridurre la complessità. Le moderne piattaforme di integrazione offrono strumenti visivi di tipo drag-and-drop per la creazione e la gestione delle integrazioni, riducendo la dipendenza delle risorse umane dall'IT.
In che modo Jitterbit abilita l'integrazione HR
Jitterbit Harmony, la nostra piattaforma unificata di integrazione e automazione, supporta i team delle risorse umane e dell'IT collega le applicazioni HR che supportano l'intero ciclo di vita dei dipendenti, dai sistemi di tracciamento dei candidati al software di gestione delle spese. Il nostro Agente IA per le risorse umane si fonda su quelle basi, utilizzando tali dati HR integrati per recuperare informazioni, attivare azioni e automatizzare i flussi di lavoro.
Esplora le nostre soluzioni di automazione del flusso di lavoro HR; e Richiedi una demo per vedere in azione la piattaforma di integrazione low-code di Jitterbit.
