Guía de integración del sistema de recursos humanos: optimice su stack tecnológico de RR. HH.

Para las empresas que intentan mejorar la experiencia general de recursos humanos, la solución no siempre es un nuevo programa informático sofisticado. A veces, consiste en conectar los sistemas que ya utiliza.

Pero cuando les preguntamos a las empresas cómo están conectando actualmente sus aplicaciones de recursos humanos con otras aplicaciones y fuentes de datos, Solo 40% informó tener una estrategia definida de integración de RR. HH..

En esta guía, exploraremos qué es la integración de recursos humanos, veremos ejemplos de aplicaciones comunes de RR. HH. que se pueden integrar y analizaremos soluciones a los desafíos que impiden que las empresas implementen iniciativas de integración.

¿Qué es la integración de sistemas de recursos humanos?

La integración de sistemas de recursos humanos es el proceso de conectar aplicaciones y datos de recursos humanos, ya sea mediante código personalizado o una plataforma de integración de terceros.

La integración se puede utilizar para conectar diferentes sistemas de recursos humanos entre sí (por ejemplo, conectar un sistema de información de recursos humanos con un software de nómina para que, cuando se actualice el puesto de un empleado en el sistema de recursos humanos, su salario se actualice automáticamente) o con sistemas de diferentes departamentos, como TI y finanzas.

Ejemplos de integración de recursos humanos

Para comprender mejor cómo funciona la integración de recursos humanos, veamos algunos casos de uso del mundo real:

Beneficios de la integración de recursos humanos

Cuando los sistemas de recursos humanos están conectados, la información puede fluir desde la contratación y la incorporación hasta la nómina, los beneficios, el aprendizaje, la gestión del desempeño y la salida de la empresa sin necesidad de actualizaciones manuales constantes.

• Más tiempo para el trabajo estratégico: La integración de software de recursos humanos reduce la entrada repetitiva de datos al transferir automáticamente la información entre las herramientas que los equipos ya utilizan. En lugar de copiar los datos de los empleados en varios sistemas, los profesionales de recursos humanos pueden dedicar más tiempo a la planificación de la fuerza laboral, el compromiso de los empleados, la retención y otras iniciativas estratégicas.
• Mayor precisión de los datos en los sistemas de recursos humanos: La entrada manual de datos crea oportunidades para pequeños errores que pueden propagarse a través de los sistemas de nómina, plataformas de beneficios, herramientas de control de tiempo y registros de empleados. Los sistemas de recursos humanos integrados ayudan a mejorar la calidad de los datos al mantener información constante de los empleados en las aplicaciones conectadas.
• Experiencias de los empleados más fluidas: Los empleados se sienten desconectados cuando el acceso toma demasiado tiempo, las actualizaciones de nómina se retrasan o los equipos de recursos humanos carecen de contexto completo. La integración de recursos humanos ayuda a mantener los datos de los empleados fluyendo a través de los sistemas adecuados para que las nuevas contrataciones se configuren más rápido, los empleados puedan usar el autoservicio con más confianza y los equipos de recursos humanos puedan responder con mejor información.
• Mayor cumplimiento y continuidad del negocio: Los equipos de recursos humanos manejan datos confidenciales de los empleados mientras se mantienen al día con las cambiantes leyes laborales, las políticas internas y las normas de protección de datos. Los sistemas integrados ayudan a los departamentos de recursos humanos a mantener registros más consistentes y a reducir la dependencia de una sola persona, hoja de cálculo o secuencia de comandos personalizada para los procesos críticos de recursos humanos.
• Una base más sólida para la automatización de la IA: El uso de la inteligencia artificial (IA) en recursos humanos depende de que los datos de RR. HH. sean precisos y estén actualizados. Con sistemas de RR. HH. integrados, los agentes de IA pueden trabajar con un mejor contexto para responder las preguntas de los empleados, apoyar la incorporación de nuevos empleados, orientar en la búsqueda de políticas y automatizar las solicitudes rutinarias de RR. HH. El producto HR Agent de Jitterbit se basa en ese fundamento al ayudar a los empleados a obtener respuestas más rápidas y, al mismo tiempo, reducir el trabajo manual de los equipos de RR. HH.

Desafíos de integración de RR. HH.

Costo

La integración es una inversión a largo plazo para gestionar el mayor activo de una empresa: sus empleados. Aún así, el costo inicial de adoptar plenamente la integración en todos los sistemas es un elemento disuasorio común para el personal de recursos humanos, y la vaga promesa de “mejores experiencias para los empleados” probablemente no convenza a ningún actor de la empresa de asumir el riesgo.

En lugar de centrarse en cuánto cuesta una solución de integración, los equipos deben centrarse en cuánto costará seguir operando sin integración de recursos humanos. ¿Qué porcentaje del día de un empleado de recursos humanos se dedica a la introducción manual de datos? ¿Cuántas horas se desperdician corrigiendo errores prevenibles cada semana? Multiplique eso por el costo de la mano de obra y tendrá un argumento mucho más convincente para invertir en la integración.

Seguridad y privacidad de datos

Los sistemas de recursos humanos que almacenan información confidencial de los empleados son blancos principales de ciberataques. La idea de hacer que esos datos sean más accesibles en una mayor variedad de sistemas mediante la integración puede parecer contradictoria, pero la plataforma de integración adecuada puede en realidad mejorar la seguridad al crear una vía segura para transferir datos entre aplicaciones, mucho más segura que un empleado descargando información en su computadora personal para transferirla manualmente a otro lugar.

Soluciones de integración centralizadas como iPaaS (Plataforma de Integración como Servicio) puede brindar una mayor tranquilidad al aplicar controles de seguridad consistentes en cada integración y monitorear cómo fluye la información entre las aplicaciones desde un único panel.

Complejidad de integración

La incertidumbre sobre cómo funcionan los servicios de integración y cómo se pueden utilizar en el contexto de su empresa es una de las principales razones por las que los equipos de recursos humanos dudan en adoptar plataformas de integración.

Antes de evaluar soluciones de integración, los equipos de recursos humanos deben tener una comprensión clara de los problemas que desean resolver y los flujos de trabajo que quieren automatizar. ¿Qué sistemas estarían involucrados en esos flujos de trabajo? ¿Están basados en la nube o son locales? ¿Cómo prevé que cambien su pila tecnológica y sus necesidades de integración a medida que su negocio crece?

Comprender sus necesidades de integración es solo la mitad de la batalla, sin embargo: la plataforma de integración que elija también juega un papel importante en la reducción de la complejidad. Las plataformas de integración modernas ofrecen herramientas visuales de arrastrar y soltar para crear y administrar integraciones, lo que reduce la dependencia de recursos humanos en TI.

Cómo Jitterbit habilita la integración de recursos humanos

Jitterbit Harmony, nuestra plataforma unificada de integración y automatización, ayuda a los equipos de RR. HH. y de TI conecta las aplicaciones de recursos humanos que respaldan todo el ciclo de vida del empleado, desde sistemas de seguimiento de candidatos hasta software de gestión de gastos. Nuestro Agente de IA de RRHH se basa en esa fundación, utilizando esos datos integrados de recursos humanos para recuperar información, activar acciones y automatizar flujos de trabajo.

Explore nuestras soluciones de automatización de flujos de trabajo de recursos humanos; y Solicitar una demostración para ver la plataforma de integración de código bajo de Jitterbit en acción.