Guia de Integração de Sistemas de RH: Otimize Seu Conjunto de Tecnologias de RH

Para as empresas que tentam melhorar a experiência geral de RH, a solução nem sempre é um novo software sofisticado. Às vezes, é conectar os sistemas que você já usa.

Mas quando perguntamos às empresas sobre como elas estão conectando atualmente seus aplicativos de RH com outros aplicativos e fontes de dados, Apenas a 40% informou ter uma estratégia definida de integração de RH.

Neste guia, exploraremos o que é a integração de RH, exemplos de aplicativos de RH comuns que podem ser integrados e discutiremos soluções para os desafios que estão impedindo as empresas de implementar iniciativas de integração.

O que é integração de sistemas de RH?

A integração de sistemas de RH é o processo de conectar aplicativos e dados de RH, seja por meio de código personalizado ou de uma plataforma de integração de terceiros.

A integração pode ser usada para conectar diferentes sistemas de RH entre si (por exemplo, conectar um HRIS a um software de folha de pagamento para que, quando o cargo de um funcionário for atualizado no HRIS, seu salário seja atualizado automaticamente) ou a sistemas de diferentes departamentos, como TI e finanças.

Exemplos de Integração de RH

Para entender melhor como funciona a integração de RH, vamos analisar alguns casos de uso do mundo real:

Benefícios da Integração de RH

Quando os sistemas de RH estão conectados, as informações podem fluir da contratação e integração para a folha de pagamento, benefícios, treinamento, gestão de desempenho e desligamento, sem atualizações manuais constantes.

• Mais tempo para trabalho estratégico: A integração de software de RH reduz a digitação repetitiva de dados ao transferir automaticamente informações entre as ferramentas que as equipes já utilizam. Em vez de copiar dados de funcionários em vários sistemas, os profissionais de RH podem dedicar mais tempo ao planejamento de força de trabalho, engajamento de funcionários, retenção e outras iniciativas estratégicas.
• Melhor precisão de dados em sistemas de RH: A entrada manual de dados cria oportunidades para pequenos erros que podem se propagar por sistemas de folha de pagamento, plataformas de benefícios, ferramentas de controle de ponto e registros de funcionários. Os sistemas de RH integrados ajudam a melhorar a qualidade dos dados, mantendo informações consistentes dos funcionários em aplicativos conectados.
• Experiências de funcionários mais fluidas: Os funcionários se sentem desconectados quando o acesso demora muito, as atualizações de folha de pagamento atrasam ou as equipes de RH carecem de contexto completo. A integração de RH ajuda a manter os dados dos funcionários fluindo pelos sistemas corretos para que novos contratados sejam configurados mais rapidamente, os funcionários possam usar o autoatendimento com mais confiança e as equipes de RH possam responder com melhores informações.
• Maior conformidade e continuidade de negócios: As equipes de Recursos Humanos lidam com dados confidenciais de funcionários, mantendo-se atualizadas com as leis trabalhistas em constante mudança, políticas internas e regulamentações de proteção de dados. Sistemas integrados ajudam os departamentos de RH a manter registros mais consistentes e a reduzir a dependência de uma única pessoa, planilha ou script personalizado para processos críticos de RH.
• Uma base mais sólida para a automação de IA: A IA na área de RH depende de dados precisos e atualizados. Com sistemas de RH integrados, os agentes de IA podem trabalhar com um contexto mais abrangente para responder às dúvidas dos funcionários, auxiliar na integração de novos contratados, orientar na consulta de políticas e automatizar solicitações rotineiras de RH. O HR Agent da Jitterbit se baseia nessa estrutura, ajudando os funcionários a obter respostas mais rápidas e, ao mesmo tempo, reduzindo o trabalho manual das equipes de RH.

Desafios de Integração de RH

Custo

A integração é um investimento de longo prazo na gestão do maior ativo de uma empresa: seus funcionários. Ainda assim, o custo inicial de adotar totalmente a integração entre sistemas é um desincentivo comum para o pessoal de RH, e a promessa vaga de “melhores experiências para os funcionários” provavelmente não convencerá nenhuma parte interessada da empresa a correr o risco.

Em vez de focarem em quanto custa uma solução de integração, as equipes devem focar em quanto custará continuar operando sem a integração de RH. Qual porcentagem do dia de um funcionário de RH é gasta com a entrada manual de dados? Quantas horas são desperdiçadas corrigindo erros evitáveis toda semana? Multiplique isso pelo custo da mão de obra e você terá um argumento muito mais convincente para investir em integração.

Segurança e Privacidade de Dados

Os sistemas de RH que armazenam informações confidenciais de funcionários são os principais alvos de ataques cibernéticos. A ideia de tornar esses dados mais acessíveis em uma variedade maior de sistemas por meio da integração pode parecer contraintuitiva, mas a plataforma de integração certa pode realmente melhorar a segurança, criando um caminho seguro para a transferência de dados entre aplicativos — muito mais seguro do que um funcionário baixar informações em seu computador pessoal para transferi-las manualmente para outro lugar.

Soluções de integração centralizada como Plataforma de Integração como Serviço pode proporcionar maior tranquilidade ao impor controles de segurança consistentes em cada integração e monitorar como os dados trafegam entre os aplicativos a partir de um único painel.

Complexidade de Integração

A incerteza sobre como os serviços de integração funcionam e podem ser usados no contexto de suas empresas é um dos principais motivos pelos quais as equipes de RH hesitam em adotar plataformas de integração.

Antes de avaliar soluções de integração, as equipes de RH devem ter uma compreensão clara dos problemas que desejam resolver e dos fluxos de trabalho que querem automatizar. Quais sistemas estariam envolvidos nesses fluxos de trabalho? Eles são baseados em nuvem ou locais? Como você vê seu ecossistema tecnológico e suas necessidades de integração mudando à medida que sua empresa cresce?

Compreender suas necessidades de integração é apenas metade da batalha, no entanto: a plataforma de integração que você escolhe desempenha um papel importante na redução da complexidade também. As plataformas de integração modernas oferecem ferramentas visuais de arrastar e soltar para criar e gerenciar integrações, reduzindo a dependência do RH em relação ao TI.

Como o Jitterbit Habilita a Integração de RH

O Jitterbit Harmony, nossa plataforma unificada de integração e automação, auxilia as equipes de RH e de TI conecte os aplicativos de RH que dão suporte a todo o ciclo de vida do colaborador, desde sistemas de rastreamento de candidatos até software de gestão de despesas. Nosso Agente de IA de RH constrói sobre essa base, usando esses dados integrados de RH para recuperar informações, acionar ações e automatizar fluxos de trabalho.

Explore nossas soluções de automação de fluxo de trabalho de RH; e solicitar uma demonstração para ver a plataforma de integração low-code da Jitterbit em ação.