Implementierung des elektronischen Datenaustauschs (EDI)

So implementieren Sie EDI

Wenn Sie unsere gelesen haben Blog „Was ist EDI?“sind Sie vielleicht neugierig, wie Ihr Unternehmen von den Vorteilen von EDI profitieren kann. Die EDI-Implementierung ist eine strategische Investition, die Ihnen dabei helfen kann, wettbewerbsfähig zu bleiben, Ihre Lieferantenbeziehungen zu verbessern und ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen. Jitterbit-EDI vereinfacht den Prozess durch die Automatisierung der Datenübertragung zwischen Ihren Handelspartnern und internen Systemen wie ERP- und CRM-Plattformen.

Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie EDI in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Was sind EDI-Standards?

EDI-Standards wurden vor Jahrzehnten eingeführt, um einen generischen und wiederholbaren Satz strukturierter Datenplatzhalter (Daten, die sich in einem festen Feld innerhalb eines Datensatzes befinden) und Regeln für die Erstellung gemeinsamer Geschäftsdokumente zu definieren. Zu diesen Dokumenten gehören unter anderem Bestellungen, Rechnungen und Versandbenachrichtigungen in elektronischer Form.

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Der Hauptgrund für die Erstellung dieser Standards bestand darin, Unternehmen dabei zu helfen, wertvolle Zeit und Ressourcen für die Definition der Layouts gemeinsamer Geschäftsdokumente zu sparen. Das Endergebnis für Unternehmen ist eine Kostensenkung und ein effizienterer Prozess zum Einrichten von Integrationskomponenten. Die Definition von EDI-Standards ist ein fortlaufender Prozess, da Geschäftsanforderungen verfeinert und erweitert werden und daher in einer gemeinsamen Datendefinitionssprache aufgezeichnet werden müssen.

Es gibt eine Vielzahl von branchenspezifischen EDI-Standards, die Konventionen haben, die für eine Region spezifisch sind. Beispielsweise ist ANSI X12 der nordamerikanische Standard, EDIFACT der europäische Standard und es gibt viele andere. Die Transaktionssätze könnten X12 4010 sein, die die verschiedenen Dokumente (Bestellung, Rechnung, Versandbenachrichtigung usw.) enthalten. Die Sätze können sogar noch weiter in Teilsätze für bestimmte Branchen (z. B. Einzelhandel, Fertigung, Gesundheitswesen, Transport und Logistik usw.) granuliert werden.

7 Schritte zur erfolgreichen EDI-Integration

Sobald Ihr Unternehmen und Ihr Handelspartner entschieden haben, dass Sie Ihre Geschäfte per EDI abwickeln möchten, können Sie mit den folgenden allgemeinen Schritten den Prozess starten:

1. Verstehen Sie die Anforderungen

Holen Sie sich den EDI-Implementierungsleitfaden von Ihrem Handelspartner. Dadurch wird definiert, wie Ihre ausgewählten elektronischen Geschäftsdokumente strukturiert werden.

2. EDI-Software auswählen

Erwerben Sie EDI-Software, die Dokumentenzuordnungen und einen Übersetzer enthält. Diese Software wird verwendet, um Ihre Buchhaltungssystemdaten (dh Bestellungen, Lieferungen usw.) in das von Ihrem Handelspartner gewünschte/erforderliche Layout umzuwandeln.

3. Testdokumentenaustausch

Sobald diese Software eingerichtet ist, beginnen Sie und Ihr Handelspartner normalerweise mit dem Testen des Dokumentenaustauschs.

4. Konnektivität herstellen

Kommunizieren Sie mit Ihrem Handelspartner, um festzulegen, wie Ihre EDI-Dokumente ausgetauscht werden können. Die gebräuchlichsten Methoden sind Internet-EDI, ein Value Added Network (VAN) oder die direkte Eins-zu-Eins-/Peer-to-Peer-Übertragung elektronischer Dokumente. Die Jitterbit eiCloud-Lösung nutzt Internet-EDI als primäre Methode zum Austausch von Geschäftsdokumenten mit Handelspartnern. Wir können auch Dokumente mit VANs als Interkonnektoren austauschen.

5. Testen Sie die Dokumentenverarbeitung

Führen Sie eine Reihe von Tests mit Ihrem EDI-Lösungsanbieter durch, um sicherzustellen, dass Ihre Software ordnungsgemäß funktioniert und Ihr Handelspartner die Dokumente korrekt erhält.

6. Parallele Verarbeitung einrichten

Führen Sie eine parallele Dokumentenverarbeitung durch, bei der Sie Ihre Papierdokumente weiterhin mit Ihrem Handelspartner senden und empfangen.

7. Vollständige Umstellung auf EDI

Schalten Sie eventuell den Austausch von Geschäftsdokumenten in Papierform aus. Sie werden eine große Reduzierung der Kosten für die Dokumentenverarbeitung, eine dramatische Erhöhung der Genauigkeit der Daten, einen schnelleren Austausch von Geschäftsdokumenten, verbesserte Cashflows, weniger Verarbeitungsfehler und eine Erhöhung des Kundendienstniveaus feststellen.

Wie funktioniert der EDI-Austausch?

Nehmen wir ein einfaches Beispiel eines Einzelhändlers und Lieferanten, der EDI einrichtet. Die Beziehung besteht nun und der Einzelhändler sendet eine Bestellung, die von der EDI-Software (wie der von Jitterbits eiCloud bereitgestellten) empfangen wird. Sie wird dann validiert und eine Bestätigung wird an den Absender zurückgesendet. Der Empfänger hätte nun Sichtbarkeit der PO. Nachdem dieser Vorgang abgeschlossen ist, stehen andere Optionen zur Verfügung, z. B. die Verwendung der EDI-Software zum Umwandeln und Importieren des Dokuments in ein Buchhaltungssystem oder zum Umwandeln der Bestellung in eine Rechnung, die an den Einzelhändler zurückgesendet wird (nachdem die Bestellung ausgeführt wurde).

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die EDI-Implementierung den Papieraustausch ersetzt und die Effizienz der elektronischen Konsistenz maximiert. Wie Sie die Effizienz nutzen, liegt bei Ihnen, indem Sie diese Dokumente in Ihre täglichen Prozesse integrieren.