Implementierung des elektronischen Datenaustauschs (EDI)

Wie man EDI implementiert

Wenn Sie unseren “Was ist EDI?” blog, Sie könnten daran interessiert sein, wie Ihr Unternehmen von EDI profitieren kann. Die EDI-Implementierung ist eine strategische Investition, die Ihnen helfen kann, wettbewerbsfähig zu bleiben, die Lieferantenbeziehungen zu verbessern und ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen. Jitterbit EDI vereinfacht den Prozess durch die Automatisierung von Datentransfers zwischen Ihren Handelspartnern und internen Systemen wie ERP- und CRM-Plattformen.

Egal für welche Lösung Sie sich entscheiden, schauen wir uns an, wie Sie EDI in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Was sind EDI-Standards?

EDI-Standards wurden vor Jahrzehnten etabliert, um einen generischen und wiederholbaren Satz strukturierter Datenplatzhalter (Daten, die in einem festen Feld innerhalb eines Datensatzes liegen) sowie Regeln für die Erstellung gängiger Geschäftsdokumente in elektronischer Form zu definieren. Zu diesen Dokumenten gehören unter anderem Bestellungen, Rechnungen und Versandbenachrichtigungen.

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Der Hauptgrund für die Erstellung dieser Standards bestand darin, Unternehmen dabei zu helfen, zu vermeiden, wertvolle Zeit und Ressourcen für die Festlegung von Layouts gängiger Geschäftsdokumente aufzuwenden. Das Endergebnis für Unternehmen ist eine Kostensenkung und ein effizienterer Prozess bei der Einrichtung von Integrationskomponenten. Die Definition von EDI-Standards ist ein fortlaufender Prozess, da die Geschäftsanforderungen verfeinert und erweitert werden und daher in einer gemeinsamen Datendefinitionssprache erfasst werden müssen.

Es gibt eine Vielzahl branchenspezifischer EDI-Standards mit Konventionen, die region spezifisch sind. Zum Beispiel ist ANSI X12 der nordamerikanische Standard, EDIFACT ist der europäische Standard und es gibt viele andere. Die Transaktionssätze könnten X12 4010 sein, die die verschiedenen Dokumente (Bestellung, Rechnung, Lieferantenavis usw.) enthalten. Die Sätze unterteilen sich noch weiter in Untergruppen für bestimmte Branchen (z. B. Einzelhandel, Fertigung, Gesundheitswesen, Transport und Logistik usw.).

7 Schritte für eine erfolgreiche EDI-Integration

Sobald sich Ihr Unternehmen und Ihr Handelspartner dazu entschlossen haben, Geschäfte über EDI abzuwickeln, gibt es einige allgemeine Schritte, die Sie unternehmen können, um den Prozess zu beginnen:

1. Die Anforderungen verstehen

Beschaffen Sie sich die EDI-Implementierungsrichtlinie von Ihrem Handelspartner. Diese legt fest, wie Ihre ausgewählten elektronischen Geschäftsdokumente strukturiert sein werden.

2. EDI-Software auswählen

Kaufen Sie EDI-Software, die Dokumentzuordnungen und einen Konverter enthält. Diese Software wird verwendet, um die Daten Ihres Buchhaltungssystems (z. B. Bestellungen, Lieferungen usw.) in das von Ihrem Geschäftspartner gewünschte bzw. geforderte Layout zu transformieren.

3. Testdokumentenaustausch

Sobald diese Software eingerichtet ist, beginnen Sie und Ihr Handelspartner in der Regel mit dem Testen der Dokumentenübertragung.

4. Verbindung herstellen

Kommunizieren Sie mit Ihrem Handelspartner, um festzustellen, wie Ihre EDI-Dokumente ausgetauscht werden können. Die gängigsten Methoden sind Internet-EDI, ein Value Added Network (VAN) oder die direkte Eins-zu-eins-/Peer-to-Peer-Übertragung elektronischer Dokumente. Die Jitterbit eiCloud-Lösung verwendet Internet-EDI als primäre Methode zum Austausch von Geschäftsdokumenten mit Handelspartnern. Wir können Dokumente auch mit VANs als Interconnects austauschen.

5. Dokumentenverarbeitung testen

Führen Sie eine Reihe von Tests mit Ihrem EDI-Lösungsanbieter durch, um sicherzustellen, dass Ihre Software ordnungsgemäß funktioniert und Ihr Geschäftspartner die Dokumente korrekt empfängt.

6. Parallele Verarbeitung einrichten

Führen Sie eine parallele Dokumentenverarbeitung durch, bei der Sie Ihre Papierdokumente weiterhin mit Ihrem Handelspartner senden und empfangen.

7. Vollständiger Übergang zu EDI

Stellen Sie den Austausch von Papier-Geschäftsdokumenten schließlich ein. Sie werden eine deutliche Reduzierung der Dokumentenverarbeitungskosten, einen drastischen Anstieg der Datengenauigkeit, eine höhere Geschwindigkeit beim Austausch von Geschäftsdokumenten, verbesserte Cashflows, reduzierte Verarbeitungsfehler und eine Steigerung des Kundenservice-Niveaus feststellen.

Wie funktioniert der EDI-Datenaustausch?

Nehmen wir ein einfaches Beispiel eines Händlers und eines Lieferanten, die EDI einrichten. Die Geschäftsbeziehung besteht nun, und der Händler sendet eine Bestellung, die von der EDI-Software (wie der von Jitterbits eiCloud bereitgestellten) empfangen wird. Diese wird dann validiert, und eine Bestätigung wird an den Absender zurückgesendet. Der Empfänger hat nun Einblick in die Bestellung. Nach Abschluss dieses Prozesses stehen weitere Optionen zur Verfügung, wie etwa die Verwendung der EDI-Software zur Konvertierung und Importierung des Dokuments in ein Buchhaltungssystem oder die Umwandlung der Bestellung in eine Rechnung, die nach Erfüllung des Auftrags an den Händler zurückgesendet wird.

Verwalten Sie Ihre B2B-Transaktionen mit Jitterbit EDI

Zusammenfassend ersetzt die EDI-Implementierung den Papieraustausch und maximiert die Effizienz der elektronischen Konsistenz. Wie Sie diese Effizienz nutzen, liegt an Ihnen, indem Sie diese Dokumente in Ihre täglichen Abläufe integrieren.