Mise en œuvre de l'échange de données informatisé (EDI)

Comment mettre en œuvre l'EDI

Si vous avez lu notre Blog « Qu’est-ce que l’EDI ? », vous pourriez être intrigué par la façon dont votre entreprise peut bénéficier des avantages de l'EDI. La mise en œuvre de l'EDI est un investissement stratégique qui peut vous aider à rester compétitif, à améliorer les relations avec les fournisseurs et à créer une meilleure expérience client. Jitterbit EDI simplifie le processus en automatisant les transferts de données entre vos partenaires commerciaux et les systèmes internes, tels que les plateformes ERP et CRM.

Quelle que soit la solution que vous choisissez, voyons comment vous pouvez mettre en œuvre l'EDI dans votre organisation.

Que sont les normes EDI ?

Les normes EDI ont été établies il y a des décennies pour définir un ensemble générique et reproductible d'espaces réservés de données structurées (données qui résident dans un champ fixe dans un enregistrement) et des règles pour la création de documents commerciaux communs. Ces documents comprennent, mais sans s'y limiter, les bons de commande, les factures et les avis d'expédition sous forme électronique.

Voir tous les types de documents EDI

La principale raison de la création de ces normes était d'aider les entreprises à éviter de consacrer du temps et des ressources précieuses à la définition des présentations de documents commerciaux courants. Le résultat final pour les entreprises est une réduction des coûts et un processus plus efficace de mise en place des composants d'intégration. La définition des normes EDI est un processus continu, car les exigences commerciales sont affinées et étendues et doivent donc être enregistrées dans un langage de définition de données commun.

Il existe une grande variété de normes EDI spécifiques à l'industrie qui ont des conventions spécifiques à une région. Par exemple, ANSI X12 est la norme nord-américaine, EDIFACT est la norme européenne et il en existe bien d'autres. Les ensembles de transactions peuvent être X12 4010 qui contiennent les différents documents (PO, facture, avis d'expédition, etc.). Les ensembles sont encore plus détaillés en sous-ensembles pour des industries particulières (par exemple, vente au détail, fabrication, soins de santé, transport et logistique, etc.).

7 étapes pour une intégration EDI réussie

Une fois que votre entreprise et votre partenaire commercial décident que vous souhaitez faire des affaires en utilisant l'EDI, vous pouvez suivre quelques étapes générales pour commencer le processus :

1. Comprendre les exigences

Obtenez le Guide de mise en œuvre EDI auprès de votre partenaire commercial. Cela définira comment vos documents commerciaux électroniques sélectionnés seront structurés.

2. Choisissez un logiciel EDI

Achetez un logiciel EDI qui comprend des mappages de documents et un traducteur. Ce logiciel est utilisé pour transformer les données de votre système comptable (c'est-à-dire les commandes, les expéditions, etc.) dans la mise en page demandée/requise par votre partenaire commercial.

3. Échange de documents de test

Une fois ce logiciel configuré, vous et votre partenaire commercial commencerez généralement à tester les échanges de documents.

4. Établir la connectivité

Communiquez avec votre partenaire commercial pour déterminer comment vos documents EDI peuvent être échangés. Les méthodes les plus courantes sont l'EDI par Internet, un réseau à valeur ajoutée (VAN) ou le transfert électronique direct de documents de pair à pair. Jitterbit La solution eiCloud utilise l'EDI par Internet comme principal moyen d'échange de documents commerciaux avec ses partenaires. Nous pouvons également échanger des documents via des réseaux à valeur ajoutée (VAN) servant d'interconnexion.

5. Traitement des documents de test

Effectuez une série de tests avec votre fournisseur de solution EDI pour vérifier que votre logiciel fonctionne correctement et que votre partenaire commercial reçoit correctement les documents.

6. Configurer le traitement parallèle

Effectuez un traitement de documents parallèle où vous envoyez et recevez toujours vos documents papier avec votre partenaire commercial.

7. Transition complète vers l'EDI

Éventuellement, désactivez l'échange de documents commerciaux papier. Vous remarquerez une forte réduction des coûts de traitement des documents, une augmentation spectaculaire de la précision des données, la vitesse d'échange des documents commerciaux, une amélioration des flux de trésorerie, une réduction des erreurs de traitement et une augmentation des niveaux de service client.

Comment fonctionne l'échange EDI ?

Prenons l'exemple simple d'un détaillant et d'un fournisseur qui mettent en place un système EDI. La relation est désormais établie et le détaillant envoie un bon de commande qui sera reçu par le logiciel EDI (tel que celui fourni par Jitterbit(via eiCloud.) La commande serait alors validée et un accusé de réception serait envoyé à l'expéditeur. Le destinataire aurait ainsi accès à la commande. Une fois ce processus terminé, d'autres options s'offrent à lui, comme l'utilisation du logiciel EDI pour transformer et importer le document dans un système comptable ou pour convertir la commande en facture à renvoyer au détaillant (après exécution de la commande).

Gérez vos transactions B2B avec Jitterbit EDI

En résumé, la mise en œuvre de l'EDI remplace l'échange papier et maximise l'efficacité de la cohérence électronique. C'est à vous de décider comment exploiter cette efficacité en intégrant ces documents dans vos processus quotidiens.