Mise en œuvre de l'échange de données informatisé (EDI)

Comment implémenter l'EDI

Si vous avez lu notre “ Qu'est-ce que l'EDI ? ” blog, vous pourriez être intrigué par la manière dont votre entreprise peut tirer parti des avantages de l'EDI. La mise en œuvre de l'EDI est un investissement stratégique qui peut vous aider rester compétitif, à améliorer les relations avec les fournisseurs et à créer une meilleure expérience client. Jitterbit EDI simplifie le processus en automatisant les transferts de données entre vos partenaires commerciaux et vos systèmes internes, tels que les plates-formes ERP et CRM.

Quelle que soit la solution que vous choisissez, plongeons dans la manière dont vous pouvez mettre en œuvre l'EDI au sein de votre organisation.

Que sont les normes EDI ?

Les normes EDI ont été établies il y a des décennies pour définir un ensemble générique et reproductible d'espaces réservés pour des données structurées (données résidant dans un champ fixe d'un enregistrement) et des règles pour la création de documents commerciaux courants. Ces documents comprennent, sans s'y limiter, les bons de commande, les factures et les avis d'expédition sous forme électronique.

Voir tous les types de documents EDI

La principale raison de la création de ces normes était d'aider les entreprises à éviter de consacrer un temps et des ressources précieux à la définition des mises en page de documents commerciaux courants. Le résultat final pour les entreprises est une réduction des coûts et un processus plus efficace de mise en place des composants d'intégration. La définition des normes EDI est un processus continu, car les exigences commerciales sont affinées et étendues, et doivent donc être enregistrées dans un langage de définition de données commun.

Il existe une grande variété de normes EDI spécifiques à l'industrie qui possèdent des conventions propres à une région. Par exemple, ANSI X12 est la norme nord-américaine, EDIFACT est la norme européenne et il en existe bien d'autres. Les jeux de transactions pourraient être X12 4010 qui contiennent les différents documents (bon de commande, facture, avis d'expédition, etc.). Les jeux se subdivisent encore plus finement en sous-ensembles pour des secteurs particuliers (par exemple, la vente au détail, la fabrication, la santé, le transport et la logistique, etc.).

7 étapes pour une intégration EDI réussie

Une fois que votre entreprise et votre partenaire commercial ont décidé de faire des affaires en utilisant l'EDI, vous pouvez suivre quelques étapes générales pour commencer le processus :

1. Comprendre les exigences

Obtenez le guide de mise en œuvre EDI auprès de votre partenaire commercial. Celui-ci définira la manière dont vos documents commerciaux électroniques sélectionnés seront structurés.

2. Choisir un logiciel EDI

Achetez un logiciel EDI qui comprend des correspondances de documents et un traducteur. Ce logiciel est utilisé pour transformer les données de votre système comptable (c'est-à-dire les commandes, les expéditions, etc.) dans le format demandé ou exigé par votre partenaire commercial.

3. Échange de documents de test

Une fois ce logiciel configuré, vous et votre partenaire commercial commencerez généralement à tester les échanges de documents.

4. Établir la connectivité

Communiquez avec votre partenaire commercial pour déterminer la manière dont vos documents EDI peuvent être échangés. Les méthodes les plus courantes sont l'EDI via Internet, un réseau à valeur ajoutée (VAN) ou le transfert direct de documents électroniques de poste à poste (peer-to-peer). La solution Jitterbit eiCloud utilise l'EDI sur Internet comme méthode principale d'échange de documents commerciaux avec les partenaires commerciaux. Nous pouvons également échanger des documents avec des réseaux VAN utilisés comme interconnexions.

5. Traitement des documents

Effectuez une série de tests avec votre fournisseur de solutions EDI pour vérifier que votre logiciel fonctionne correctement et que votre partenaire commercial reçoit les documents correctement.

6. Configurer le traitement parallèle

Effectuez un traitement de documents en parallèle où vous continuez à envoyer et à recevoir vos documents papier avec votre partenaire commercial.

7. Passer entièrement à l'EDI

Passez finalement à l'abandon de l'échange de documents commerciaux sur papier. Vous constaterez une réduction considérable des coûts de traitement des documents, une augmentation spectaculaire de la précision des données, de la rapidité d'échange des documents commerciaux, une amélioration des flux de trésorerie, une réduction des erreurs de traitement et une augmentation des niveaux de service à la clientèle.

Comment fonctionne l'échange EDI ?

Prenons l'exemple simple d'un détaillant et d'un fournisseur mettant en place l'EDI. La relation est maintenant établie et le détaillant envoie un bon de commande qui sera reçu par le logiciel EDI (tel que celui fourni par eiCloud de Jitterbit). Il serait ensuite validé et un accusé de réception serait renvoyé à l'expéditeur. Le destinataire aurait alors une visibilité sur le bon de commande. Une fois ce processus terminé, d'autres choix deviennent possibles, comme l'utilisation du logiciel EDI pour transformer et importer le document dans un système comptable ou pour convertir le bon de commande en facture à renvoyer au détaillant (après l'exécution de la commande).

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En résumé, la mise en œuvre de l'EDI remplace l'échange de documents papier et maximise l'efficacité de la cohérence électronique. La manière dont vous exploitez cette efficacité dépend de vous, en intégrant ces documents dans vos processus quotidiens.