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Cómo implementar EDI
Si has leído nuestro “¿Qué es el EDI?” blog, es posible que le intrigue cómo su empresa puede obtener los beneficios de EDI. La implementación de EDI es una inversión estratégica que puede ayudarlo a mantenerse competitivo, mejorar las relaciones con los proveedores y crear una mejor experiencia para el cliente. Jitterbit EDI simplifica el proceso al automatizar las transferencias de datos entre sus socios comerciales y los sistemas internos, como plataformas ERP y CRM.
No importa qué solución elijas, profundicemos en cómo puedes implementar EDI en tu organización.
¿Qué son los estándares EDI?
Los estándares EDI se establecieron hace décadas para definir un conjunto genérico y repetible de marcadores de posición de datos estructurados (datos que residen en un campo fijo dentro de un registro) y reglas para la creación de documentos comerciales comunes. Estos documentos incluyen, entre otros, órdenes de compra, facturas y avisos de envío en formato electrónico.
Ver todos los tipos de documentos EDI
La razón principal para crear estos estándares fue ayudar a las empresas a evitar gastar tiempo y recursos valiosos en definir los diseños de documentos comerciales comunes. El resultado final para las empresas es una reducción de costos y un proceso más eficiente para configurar los componentes de integración. La definición de estándares EDI es un proceso continuo a medida que los requisitos comerciales se perfeccionan y amplían, y por lo tanto deben registrarse en un lenguaje de definición de datos común.
Existe una gran variedad de estándares EDI específicos de la industria que tienen convenciones que son específicas de una región. Por ejemplo, ANSI X12 es el estándar norteamericano, EDIFACT es el estándar europeo y hay muchos otros. Los conjuntos de transacciones podrían ser X12 4010 que contienen los diferentes documentos (orden de compra, factura, aviso de envío, etc.). Los conjuntos se detallan aún más en subconjuntos para industrias particulares (por ejemplo, comercio minorista, manufactura, salud, transporte y logística, etc.).
7 pasos para una integración EDI exitosa
Una vez que su empresa y su socio comercial deciden realizar negocios mediante EDI, existen algunos pasos generales que puede seguir para iniciar el proceso:
1. Comprender los requisitos
Obtenga la Guía de implementación de EDI de su socio comercial. Esta definirá cómo se estructurarán los documentos comerciales electrónicos seleccionados.
2. Elija un software EDI
Adquiera un software EDI que incluya mapeos de documentos y un traductor. Este software se utiliza para transformar los datos de su sistema contable (es decir, pedidos, envíos, etc.) al formato solicitado/exigido por su socio comercial.
3. Intercambio de documentos de prueba
Una vez que este software esté configurado, usted y su socio comercial por lo general comenzarán a probar el intercambio de documentos.
4. Establecer conectividad
Comuníquese con su socio comercial para determinar cómo se pueden intercambiar sus documentos EDI. Los métodos más comunes son a través de EDI por Internet, una Red de Valor Agregado (VAN) o transferencia electrónica de documentos directa uno a uno / de igual a igual (peer-to-peer). La solución Jitterbit eiCloud utiliza EDI por Internet como el método principal para intercambiar documentos comerciales con socios comerciales. También podemos intercambiar documentos con VAN como interconexiones.
5. Procesamiento de documentos de prueba
Realice un conjunto de pruebas con su proveedor de la solución EDI para verificar que su software funcione correctamente y que su socio comercial reciba los documentos de manera correcta.
6. Configurar el procesamiento en paralelo
Realice un procesamiento de documentos en paralelo en el que aún envíe y reciba sus documentos en papel con su socio comercial.
7. Transición completa a EDI
Eventualmente, deje de usar el intercambio de documentos comerciales en papel. Notará una gran reducción en los costos de procesamiento de documentos, un aumento drástico en la precisión de los datos, la velocidad de intercambio de documentos comerciales, mejores flujos de efectivo, una reducción en los errores de procesamiento y un aumento en los niveles de servicio al cliente.
¿Cómo funciona el intercambio EDI?
Tomemos un ejemplo sencillo de un minorista y un proveedor que configuran EDI. La relación ya está establecida y el minorista envía una orden de compra que será recibida por el software EDI (como el proporcionado por eiCloud de Jitterbit). Luego se validaría y se enviaría un acuse de recibo de vuelta al remitente. El receptor ahora tendría visibilidad de la orden de compra. Una vez completado ese proceso, se habilitan otras opciones, como usar el software EDI para transformar e importar el documento en un sistema de contabilidad o convertir la orden de compra en una factura para enviarla de vuelta al minorista (después de que se complete el pedido).
Administra tus transacciones B2B con Jitterbit EDI
En resumen, la implementación de EDI reemplaza el intercambio de papel y maximiza la eficiencia de la coherencia electrónica. Cómo utilices dicha eficiencia depende de ti al integrar estos documentos en tus procesos diarios.
