Implementering av elektronisk datautveksling (EDI)

Slik implementerer du EDI

Hvis du har lest vår “Hva er EDI?” blog, kan du være interessert i hvordan bedriften din kan dra nytte av EDI. EDI-implementering er en strategisk investering som kan hjelpe dere med å forbli konkurransedyktige, forbedre leverandørforholdene og skape en bedre kundeopplevelse. Jitterbit EDI forenkler prosessen ved å automatisere dataoverføringer mellom handelspartnerne dine og interne systemer, som ERP- og CRM-plattformer.

Uansett hvilken løsning du velger, la oss dykke ned i hvordan du kan implementere EDI i din organisasjon.

Hva er EDI-standarder?

EDI-standarder ble etablert for flere tiår siden for å definere et generisk og repeterbare sett med strukturerte dataplassholdere (data som ligger i et fast felt i en post) og regler for oppretting av vanlige forretningsdokumenter. Disse dokumentene inkluderer, men er ikke begrenset til, innkjøpsordrer, fakturaer og forsendelsesvarsler i elektronisk form.

Se alle EDI-dokumenttyper

Hovedårsaken til å opprette disse standardene var å hjelpe bedrifter med å unngå å bruke verdifull tid og ressurser på å definere oppsettene til vanlige forretningsdokumenter. Sluttresultatet for bedrifter er reduserte kostnader og en mer effektiv prosess for oppsett av integrasjonskomponenter. Å definere EDI-standarder er en pågående prosess etter hvert som forretningskrav blir finpusset og utvidet, og de må derfor registreres i et felles datadefinisjonsspråk.

Det finnes et stort utvalg av bransjespesifikke EDI-standarder som har konvensjoner som er spesifikke for en region. For eksempel er ANSI X12 den nordamerikanske standarden, EDIFACT er den europeiske standarden, og det finnes mange andre. Transaksjonssettene kan være X12 4010 som inneholder de ulike dokumentene (bestilling, faktura, forsendelsesvarsel osv.). Settene deles opp ytterligere i delsett for spesifikke bransjer (f.eks. Detaljhandel, Produksjon, Helsevesen, Transport og logistikk osv.).

7 trinn for vellykket EDI-integrasjon

Når bedriften din og handelspartneren din har bestemt dere for å drive virksomhet ved hjelp av EDI, er det noen generelle trinn dere kan ta for å starte prosessen:

1. Forstå kravene

Skaff EDI-implementeringshåndboken fra din handelspartner. Denne vil definere hvordan de valgte elektroniske forretningsdokumentene dine skal struktureres.

2. Velg EDI-programvare

Kjøp EDI-programvare som inkluderer dokumentkart og en omsetter. Denne programvaren brukes til å transformere regnskapssystemdataene dine (dvs. ordrer, forsendelser osv.) til det oppsettet som etterspørres/kreves av handelspartneren din.

3. Testdokumentutveksling

Når denne programvaren er satt opp, vil du og din handelspartner vanligvis begynne å teste dokumentutvekslinger.

4. Etabler tilkobling

Kommuniser med handelspartneren din for å finne ut hvordan EDI-dokumentene deres kan utveksles. De vanligste metodene er via Internett-EDI, et verdiskapende nettverk (VAN) eller direkte en-til-en-/part-til-part-overføring av elektroniske dokumenter. Jitterbit eiCloud-løsningen bruker Internett-EDI som primærmetode for utveksling av forretningsdokumenter med handelspartnere. Vi kan også utveksle dokumenter med VAN-er som samtrafikk.

5. Testdokumentbehandling

Utfør et sett med tester med EDI-leverandøren din for å verifisere at programvaren din fungerer som den skal, og at handelspartneren din mottar dokumentene riktig.

6. Sett opp parallell prosessering

Utfør parallell dokumentbehandling der du fortsatt sender og mottar papirdokumenter med handelspartneren din.

7. Gå over til full EDI-integrasjon

Overgang til å slutte med papirbasert utveksling av forretningsdokumenter. Du vil merke en kraftig reduksjon i dokumentbehandlingskostnader, en dramatisk økning i datanøyaktighet, raskere utveksling av forretningsdokumenter, forbedret pengestrøm, færre behandlingsfeil og et høyere nivå på kundeservicen.

Hvordan fungerer EDI-utveksling?

La oss ta et enkelt eksempel der en detaljist og en leverandør setter opp EDI. Forholdet er nå etablert, og detaljistene sender en innkjøpsordre som vil bli mottatt av EDI-programvaren (som den som leveres av Jitterbits eiCloud). Den vil deretter bli valgt og en bekreftelse vil bli sendt tilbake til avsenderen. Mottakeren vil nå ha oversikt over innkjøpsordren. Etter at denne prosessen er fullført, blir andre valg tilgjengelige, for eksempel å bruke EDI-programvaren til å transformere og importere dokumentet til et regnskapssystem eller å konvertere innkjøpsordren til en faktura som skal sendes tilbake til detaljisten (etter at ordren er utført).

Administrer dine B2B-transaksjoner med Jitterbit EDI

Oppsummert erstatter EDI-implementering papirutvekslingen og maksimerer effektiviteten av elektronisk konsistens. Hvordan du utnytter denne effektiviteten, er opp til deg ved å integrere disse dokumentene i dine daglige prosesser.