Implementação de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)

Como Implementar EDI

Se você leu o nosso “O que é EDI?” blog, você pode se interessar em saber como sua empresa pode obter os benefícios do EDI. A implementação de EDI é um investimento estratégico que pode ajudá-lo a manter a competitividade, melhorar o relacionamento com fornecedores e criar uma melhor experiência para o cliente. Jitterbit EDI simplifica o processo automatizando as transferências de dados entre seus parceiros comerciais e sistemas internos, como plataformas de ERP e CRM.

Independentemente da solução que você escolher, vamos mergulhar em como você pode implementar o EDI em sua organização.

O que são Padrões EDI?

Os padrões de EDI foram estabelecidos há décadas para definir um conjunto genérico e repetível de espaços reservados para dados estruturados (dados que residem em um campo fixo dentro de um registro) e regras para a criação de documentos comerciais comuns. Esses documentos incluem, mas não estão limitados a, ordens de compra, faturas e avisos de remessa em formato eletrônico.

Ver Todos os Tipos de Documentos EDI

O principal motivo para a criação desses padrões era ajudar as empresas a evitar gastar tempo e recursos preciosos definindo os layouts de documentos comerciais comuns. O resultado final para as empresas é a redução de custos e um processo mais eficiente na configuração de componentes de integração. A definição de padrões de EDI é um processo contínuo, à medida que os requisitos de negócios são refinados e ampliados e, portanto, precisam ser registrados em uma linguagem de definição de dados comum.

Existe uma grande variedade de padrões de EDI específicos da indústria que possuem convenções específicas para uma região. Por exemplo, o ANSI X12 é o padrão norte-americano, o EDIFACT é o padrão europeu e existem muitos outros. Os conjuntos de transações podem ser o X12 4010 que contêm os diferentes documentos (Pedido de Compra, Fatura, Aviso de Remesa, etc.). Os conjuntos se dividem ainda mais em subconjuntos para indústrias específicas (por exemplo, Varejo, Manufatura, Saúde, Transporte e Logística, etc.).

7 Etapas para uma Integração de EDI Bem-Sucedida

Assim que sua empresa e seu parceiro comercial decidirem que desejam realizar negócios usando EDI, existem algumas etapas gerais que você pode seguir para iniciar o processo:

1. Compreender os Requisitos

Obtenha o Guia de Implementação de EDI com o seu parceiro comercial. Ele definirá como os documentos comerciais eletrônicos selecionados serão estruturados.

2. Escolher o Software de EDI

Adquira um software de EDI que inclua mapas de documentos e um tradutor. Esse software é usado para transformar os dados do seu sistema de contabilidade (ou seja, pedidos, remessas, etc.) no layout solicitado/exigido pelo seu parceiro comercial.

3. Troca de Documentos de Teste

Assim que este software estiver configurado, você e seu parceiro comercial normalmente começarão a testar as trocas de documentos.

4. Estabelecer Conectividade

Comunique-se com seu parceiro comercial para determinar como seus documentos EDI podem ser trocados. Os métodos mais comuns são via EDI pela Internet, uma Rede de Valor Agregado (VAN) ou transferência eletrônica de documentos direta ponto a ponto. A solução Jitterbit eiCloud usa EDI pela Internet como o método principal de troca de documentos comerciais com parceiros comerciais. Também podemos trocar documentos com VANs como interconexões.

5. Testar o Processamento de Documentos

Realize um conjunto de testes com o seu provedor de solução EDI para verificar se o seu software opera corretamente e o seu parceiro comercial recebe os documentos corretamente.

6. Configurar o Processamento Paralelo

Execute o processamento paralelo de documentos onde você ainda envia e recebe seus documentos em papel com seu parceiro comercial.

7. Fazer a Transição Completa para EDI

Eventualmente, descontinue a troca de documentos comerciais em papel. Você notará uma grande redução nos custos de processamento de documentos, um aumento drástico na precisão dos dados, na velocidade de troca de documentos comerciais, melhoria nos fluxos de caixa, redução de erros de processamento e um aumento nos níveis de atendimento ao cliente.

Como funciona o intercâmbio de EDI?

Vamos pegar o exemplo simples de um varejista e um fornecedor configurando o EDI. O relacionamento agora está estabelecido e o varejista envia um pedido de compra que será recebido pelo software de EDI (como o fornecido pelo eiCloud da Jitterbit). Ele seria validado e uma confirmação seria enviada de volta ao remetente. O destinatário agora teria visibilidade do pedido de compra. Após a conclusão desse processo, outras opções ficam disponíveis, como usar o software de EDI para transformar e importar o documento para um sistema de contabilidade ou converter o pedido de compra em uma fatura para enviar de volta ao varejista (após o atendimento do pedido).

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Em suma, a implementação de EDI substitui a troca de papel e maximiza a eficiência da consistência eletrônica. Como você utiliza essa eficiência depende de você, ao integrar esses documentos aos seus processos diários.