Implementazione dello scambio elettronico di dati (EDI)

Come implementare EDI

Se hai letto il nostro Blog "Che cosa è EDI?", potresti essere incuriosito da come la tua azienda può ottenere i vantaggi dell'EDI. L'implementazione dell'EDI è un investimento strategico che può aiutarti a rimanere competitivo, migliorare le relazioni con i fornitori e creare una migliore esperienza per il cliente. Jitterbit EDI semplifica il processo automatizzando i trasferimenti di dati tra i tuoi partner commerciali e i sistemi interni, come le piattaforme ERP e CRM.

Qualunque sia la soluzione scelta, vediamo nel dettaglio come implementare l'EDI nella tua organizzazione.

Cosa sono gli standard EDI?

Gli standard EDI sono stati stabiliti decenni fa per definire un insieme generico e ripetibile di placeholder di dati strutturati (dati che risiedono in un campo fisso all'interno di un record) e regole per la creazione di documenti commerciali comuni. Questi documenti includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, ordini di acquisto, fatture e avvisi di spedizione in formato elettronico.

Visualizza tutti i tipi di documenti EDI

Il motivo principale per cui sono stati creati questi standard era quello di aiutare le aziende a evitare di spendere tempo e risorse preziose per definire i layout dei documenti aziendali comuni. Il risultato finale per le aziende è una riduzione dei costi e un processo più efficiente per l'impostazione dei componenti di integrazione. La definizione degli standard EDI è un processo continuo, poiché i requisiti aziendali vengono perfezionati ed estesi e quindi devono essere registrati in un linguaggio di definizione dei dati comune.

Esiste un'ampia gamma di standard EDI specifici del settore con convenzioni specifiche per una regione. Ad esempio, ANSI X12 è lo standard nordamericano, EDIFACT è lo standard europeo e ce ne sono molti altri. I set di transazioni potrebbero essere X12 4010 che contengono i diversi documenti (ordine di acquisto, fattura, avviso di spedizione ecc.).

7 passaggi per un'integrazione EDI di successo

Una volta che la tua azienda e il tuo partner commerciale decidono di voler condurre affari utilizzando EDI, ci sono alcuni passaggi generali che puoi intraprendere per iniziare il processo:

1. Comprendere i requisiti

Ottieni la Guida all'implementazione EDI dal tuo partner commerciale. Questo definirà come saranno strutturati i documenti commerciali elettronici selezionati.

2. Scegli il software EDI

Acquista il software EDI che include mappe dei documenti e un traduttore. Questo software è utilizzato per trasformare i dati del tuo sistema contabile (es. ordini, spedizioni, ecc.) nel layout richiesto/richiesto dal tuo partner commerciale.

3. Scambio di documenti di prova

Una volta configurato questo software, tu e il tuo partner commerciale inizierete in genere a testare gli scambi di documenti.

4. Stabilire la connettività

Comunica con il tuo partner commerciale per determinare come possono essere scambiati i tuoi documenti EDI. I metodi più comuni sono tramite Internet EDI, una rete a valore aggiunto (VAN) o il trasferimento elettronico diretto di documenti uno a uno/peer-to-peer. Jitterbit La soluzione eiCloud utilizza l'EDI via Internet come metodo principale per lo scambio di documenti commerciali con i partner. Possiamo inoltre scambiare documenti con le reti VAN come interconnessioni.

5. Elaborazione del documento di prova

Conduci una serie di test con il tuo fornitore di soluzioni EDI per verificare che il tuo software funzioni correttamente e che il tuo partner commerciale riceva i documenti correttamente.

6. Impostare l'elaborazione parallela

Esegui l'elaborazione parallela dei documenti in cui invii e ricevi ancora i tuoi documenti cartacei con il tuo partner commerciale.

7. Passaggio completo a EDI

Eventualmente disattivare lo scambio di documenti commerciali cartacei. Noterai una grande riduzione dei costi di elaborazione dei documenti, un notevole aumento dell'accuratezza dei dati, velocità di scambio dei documenti aziendali, flussi di cassa migliorati, errori di elaborazione ridotti e un aumento dei livelli di servizio al cliente.

Come funziona lo scambio EDI?

Prendiamo un semplice esempio di un rivenditore e di un fornitore che configurano l'EDI. La relazione è ora stabilita e il rivenditore invia un ordine di acquisto che verrà ricevuto dal software EDI (come quello fornito da Jitterbit(di eiCloud). Verrebbe quindi convalidato e una conferma verrebbe inviata al mittente. Il destinatario avrebbe ora visibilità dell'ordine di acquisto. Una volta completato questo processo, si rendono disponibili altre opzioni, come l'utilizzo del software EDI per trasformare e importare il documento in un sistema contabile o per convertire l'ordine di acquisto in una fattura da inviare al rivenditore (dopo che l'ordine è stato evaso).

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In sintesi, l'implementazione EDI sostituisce lo scambio cartaceo e massimizza l'efficienza della coerenza elettronica. Il modo in cui utilizzi l'efficienza dipende da te, integrando questi documenti nei tuoi processi quotidiani.