Sähköisen tiedonsiirron (EDI) käyttöönotto

Miten toteuttaa EDI

Jos olet lukenut meidän “Mikä on EDI?” blog, saatat olla kiinnostunut siitä, kuinka yrityksesi voi hyötyä EDI:stä. EDI:n käyttöönotto on strateginen investointi, joka voi auttaa sinua pysymään kilpailukykyisenä, parantamaan suhteita tavarantoimittajiin ja luomaan paremman asiakaskokemuksen. Jitterbit EDI helpottaa prosessia automatisoimalla tiedonsiirrot kauppakumppaniesi ja sisäisten järjestelmiesi, kuten ERP- ja CRM-alustojen, välillä.

Valitsitpa minkä ratkaisun tahansa, sukelletaanpa siihen, miten voit ottaa EDI:n käyttöön organisaatiossasi.

Mikä on EDI-standardi?

EDI-standardit luotiin vuosikymmeniä sitten määrittämään yleinen ja toistettava joukko jäsennnettyjä tietopaikkoja (tietoja, jotka sijaitsevat tietueen kiinteässä kentässä) sekä sääntöjä yleisten liiketoiminta-asiakirjojen luomiseen. Näihin asiakirjoihin kuuluvat muun muassa ostotilaukset, laskut ja lähetysilmoitukset sähköisessä muodossa.

Näytä kaikki EDI-asiakirjatyypit

Pääsyy näiden standardien luomiseen oli auttaa yrityksiä välttämään arvokkaan ajan ja resurssien tuhlaamista yleisten liikeasiakirjojen ulkoasujen määrittelyyn. Lopputuloksena yrityksille ovat alhaisemmat kustannukset ja tehokkaampi prosessi integraatiokomponenttien käyttöönotossa. EDI-standardien määrittely on jatkuva prosessi, kun liiketoimintavaatimuksia tarkennetaan ja laajennetaan, ja siksi ne on kirjattava yhteiseen tietomäärittelykieleen.

On olemassa laaja valikoima toimialakohtaisia EDI-standardeja, joilla on alueellisia käytäntöjä. Esimerkiksi ANSI X12 on pohjoisamerikkalainen standardi, EDIFACT on eurooppalainen standardi, ja monia muitakin on olemassa. Sanomajoukot voivat olla X12 4010, jotka sisältävät eri asiakirjoja (ostotilaus, lasku, lähetysilmoitus jne.). Joukot jakautuvat edelleen osajoukoiksi tietyille toimialoille (esim. vähittäiskauppa, valmistus, terveydenhuolto, kuljetus ja logistiikka jne.).

7 askelta onnistuneeseen EDI-integraatioon

Kun yrityksesi ja kauppakumppanisi olette päättäneet harjoittaa liiketoimintaa EDI:n avulla, prosessin aloittamiseksi voi ottaa muutamia yleisiä vaiheita:

1. Ymmärrä vaatimukset

Hanki EDI-toteutusopas kauppakumppaniltasi. Tämä määrittelee, miten valitsemasi sähköiset liiketoiminta-asiakirjat rakennetaan.

2. Valitse EDI-ohjelmisto

Osta EDI-ohjelmisto, joka sisältää dokumenttikartat ja muuntimen. Tätä ohjelmistoa käytetään kirjanpitojärjestelmäsi tietojen (eli tilausten, lähetysten jne.) muuttamiseen kauppakumppanisi pyytämään tai vaatimaan muotoon.

3. Testiasiakirjan vaihto

Kun tämä ohjelmisto on otettu käyttöön, sinä ja kauppakumppanisi aloitatte tyypillisesti asiakirjojen vaihdon testaamisen.

4. Muodosta yhteys

Neuvottele kauppakumppanisi kanssa määrittääksesi, miten EDI-dokumentteja voidaan vaihtaa. Yleisimmät menetelmät ovat Internet EDI, arvolisäverkko (VAN) tai suora kahdenvälinen (peer-to-peer) sähköinen dokumenttisiirto. Jitterbit eiCloud -ratkaisu käyttää Internet EDI:ä ensisijaisena menetelmänä liiketoimintadokumenttien vaihtamisessa kauppakumppanien kanssa. Voimme vaihtaa dokumentteja myös VAN-verkkojen kautta yhdyskäytäviä käyttäen.

5. Testiasiakirjan käsittely

Suorita joukko testejä EDI-ratkaisuntarjoajasi kanssa varmistaaksesi, että ohjelmistosi toimii oikein ja että kauppakumppanisi vastaanottaa asiakirjat oikein.

6. Ota rinnakkaiskäsittely käyttöön

Suorita rinnakkaista asiakirjankäsittelyä, jossa lähetät ja vastaanotat edelleen paperiasiakirjoja kauppakumppanisi kanssa.

7. Siirry kokonaan EDI-järjestelmään

Luovu lopulta paperisten liiketoiminta-asiakirjojen vaihtamisesta. Huomaat asiakirjojen käsittelykustannusten huomattavan alenemisen, tietojen tarkkuuden dramaattisen kasvun, liikeasiakirjojen vaihtonopeuden, parantuneet kassavirrat, vähentyneet käsittelyvirheet ja asiakaspalvelutasojen nousun.

Miten EDI-tiedonsiirto toimii?

Otetaan yksinkertainen esimerkki vähittäiskauppiaasta ja toimittajasta, jotka ottavat EDI:n käyttöön. Suhde on nyt luotu, ja vähittäiskauppias lähettää ostotilauksen, jonka EDI-ohjelmisto (kuten Jitterbitin eiCloudin tarjoama) vastaanottaa. Se tarkistetaan, ja lähettäjälle lähetetään kuittaus. Vastaanottajalla on nyt näkyvyys ostotilaukseen. Kun tämä prosessi on valmis, tarjolle tulee muita vaihtoehtoja, kuten EDI-ohjelmiston käyttäminen asiakirjan muuntamiseen ja tuomiseen kirjanpitojärjestelmään tai ostotilauksen muuntamiseen laskuksi, joka lähetetään takaisin vähittäiskauppiaalle (kun tilaus on toimitettu).

Hallinnoi B2B-liiketoimiasi Jitterbit EDI:n avulla

Yhteenvetona voidaan todeta, että EDI:n käyttöönotto korvaa paperisen vaihdon ja maksimoi sähköisen yhdenmukaisuuden tehokkuuden. Miten hyödynnät tätä tehokkuutta, on sinun päätettävissäsi integroimalla nämä asiakirjat osaksi päivittäisiä prosessejasi.