Elektronisen tiedonsiirron (EDI) käyttöönotto

Kuinka ottaa EDI käyttöön

Jos olet lukenut "Mikä on EDI?" blogi, saatat olla kiinnostunut siitä, kuinka yrityksesi voi saada EDI:n edut. EDI-toteutus on strateginen investointi, joka voi auttaa sinua pysymään kilpailukykyisenä, parantamaan toimittajasuhteita ja luomaan paremman asiakaskokemuksen. Jitterbit EDI yksinkertaistaa prosessia automatisoimalla tiedonsiirrot kauppakumppaniesi ja sisäisten järjestelmien, kuten ERP- ja CRM-alustojen välillä.

Riippumatta siitä, minkä ratkaisun valitset, katsotaanpa, kuinka voit ottaa EDI:n käyttöön organisaatiossasi.

Mitä EDI-standardit ovat?

EDI-standardit perustettiin vuosikymmeniä sitten määrittelemään yleinen ja toistettava joukko strukturoituja datapaikkamerkkejä (tietueen kiinteässä kentässä oleva data) ja säännöt yhteisten liiketoimintadokumenttien luomiseksi. Näitä asiakirjoja ovat muun muassa sähköisessä muodossa olevat ostotilaukset, laskut ja lähetysilmoitukset.

Katso kaikki EDI-asiakirjatyypit

Pääasiallinen syy näiden standardien luomiseen oli auttaa yrityksiä välttämään arvokasta aikaa ja resursseja yhteisten liikeasiakirjojen asettelun määrittelemiseen. Lopputuloksena yrityksille on kustannussäästöt ja tehokkaampi integraatiokomponenttien asennusprosessi. EDI-standardien määrittely on jatkuva prosessi, sillä liiketoiminnan vaatimuksia jalostetaan ja laajennetaan, joten ne on kirjattava yhteisellä tiedonmäärittelykielellä.

On olemassa laaja valikoima alakohtaisia ​​EDI-standardeja, joilla on aluekohtaisia ​​käytäntöjä. Esimerkiksi ANSI X12 on Pohjois-Amerikan standardi, EDIFACT on eurooppalainen standardi ja monia muita. Tapahtumasarjat voivat olla X12 4010, jotka sisältävät eri asiakirjat (ostotilaus, lasku, lähetysilmoitus jne.). Sarjat granuloituvat edelleen alaryhmiksi tiettyjä toimialoja varten (esim. vähittäiskauppa, valmistus, terveydenhuolto, kuljetus ja logistiikka jne.).

7 askelta onnistuneeseen EDI-integraatioon

Kun yrityksesi ja kauppakumppanisi päättävät, että haluat harjoittaa liiketoimintaa EDI:n avulla, voit aloittaa prosessin noudattamalla muutamia yleisiä vaiheita:

1. Ymmärrä vaatimukset

Hanki EDI-käyttöopas kauppakumppaniltasi. Tämä määrittää, kuinka valitsemasi sähköiset yritysasiakirjat rakennetaan.

2. Valitse EDI-ohjelmisto

Osta EDI-ohjelmisto, joka sisältää asiakirjakartat ja kääntäjän. Tätä ohjelmistoa käytetään muuttamaan kirjanpitojärjestelmätietosi (eli tilaukset, lähetykset jne.) kauppakumppanisi pyytämään/vaatimaan asetteluun.

3. Testiasiakirjan vaihto

Kun tämä ohjelmisto on asennettu, sinä ja kauppakumppanisi alat yleensä testata asiakirjojen vaihtoa.

4. Muodosta yhteys

Ota yhteyttä kauppakumppaniisi ja selvitä, miten EDI-asiakirjojasi voidaan vaihtaa. Yleisimmät menetelmät ovat Internet EDI, VAN (Value Added Network) tai suora kahdenvälinen/vertaisverkon sähköinen asiakirjojen siirto. Jitterbit eiCloud-ratkaisu käyttää Internet EDI:tä ensisijaisena menetelmänä liikeasiakirjojen vaihtamiseen kauppakumppaneiden kanssa. Voimme myös vaihtaa asiakirjoja VAN-verkkojen avulla yhdysrakenteina.

5. Testiasiakirjan käsittely

Suorita joukko testejä EDI-ratkaisutoimittajasi kanssa varmistaaksesi, että ohjelmistosi toimii oikein ja että kauppakumppanisi vastaanottaa asiakirjat oikein.

6. Aseta rinnakkaiskäsittely

Suorita rinnakkaiskäsittely, jossa lähetät ja vastaanotat edelleen paperiasiakirjojasi kauppakumppanisi kanssa.

7. Täysi siirtyminen EDI:hen

Sulje lopulta paperisten yritysasiakirjojen vaihto. Huomaat asiakirjojen käsittelykustannusten suuren alenemisen, tietojen tarkkuuden dramaattisen lisääntymisen, liikeasiakirjojen vaihdon nopeuden, parantuneet kassavirrat, vähentyneet käsittelyvirheet ja asiakaspalvelun tason nousun.

Miten EDI-vaihto toimii?

Otetaan yksinkertainen esimerkki jälleenmyyjästä ja toimittajasta, jotka perustavat EDI:n. Suhde on nyt olemassa ja jälleenmyyjä lähettää ostotilauksen, jonka EDI-ohjelmisto (kuten esimerkiksi toimittajan tarjoama) vastaanottaa. Jitterbit's eiCloud.) Sen jälkeen se validoitaisiin ja lähettäjälle lähetettäisiin kuittaus. Vastaanottaja näkisi nyt ostotilauksen. Kun prosessi on valmis, käytettävissä on muita vaihtoehtoja, kuten EDI-ohjelmiston käyttö asiakirjan muuntamiseen ja tuomiseen kirjanpitojärjestelmään tai ostotilauksen muuntaminen laskuksi, joka lähetetään takaisin jälleenmyyjälle (tilauksen täyttämisen jälkeen).

Hallitse B2B-tapahtumiasi Jitterbit EDI

Yhteenvetona voidaan todeta, että EDI-toteutus korvaa paperinvaihdon ja maksimoi sähköisen johdonmukaisuuden tehokkuuden. Se, miten hyödynnät tehokkuutta, on sinun päätettävissäsi integroimalla nämä asiakirjat päivittäisiin prosesseihisi.