Implementering af Electronic Data Interchange (EDI)

Sådan implementerer du EDI

Hvis du har læst vores “Hvad er EDI?” blog, du er måske nysgerrig efter, hvordan din virksomhed kan opnå fordelene ved EDI. EDI-implementering er en strategisk investering, der kan hjælpe dig med at forblive konkurrencedygtig, forbedre leverandørrelationer og skabe en bedre kundeoplevelse. Jitterbit EDI forenkler processen ved at automatisere dataoverførsler mellem dine handelspartnere og interne systemer, såsom ERP- og CRM-platforme.

Uanset hvilken løsning du vælger, lad os dykke ned i, hvordan du kan implementere EDI i din organisation.

Hvad er EDI-standarder?

EDI-standarder blev etableret for årtier siden for at definere et generisk og gentagelsesbart sæt af strukturerede datapladsfund (data, der befinder sig i et fast felt inden for en post) og regler for oprettelse af almindelige forretningsdokumenter. Disse dokumenter inkluderer, men er ikke begrænset til, indkøbsordrer, fakturaer og forsendelsesmeddelelser i elektronisk form.

Se alle EDI-dokumenttyper

Hovedårsagen til at oprette disse standarder var at hjælpe virksomheder med at undgå at bruge værdifuld tid og ressourcer på at definere layouts for almindelige forretningsdokumenter. Slutresultatet for virksomhederne er en reduktion af omkostningerne og en mere effektiv proces til opsætning af integrationskomponenter. Definitionen af EDI-standarder er en løbende proces, da forretningsmæssige krav raffineres og udvides og derfor skal registreres i et fælles datadefinitionssprog.

Der findes en bred vifte af brancherelaterede EDI-standarder, som har regionale konventioner. For eksempel er ANSI X12 den nordamerikanske standard og EDIFACT er den europæiske standard, og der findes mange andre. Transaktionssættene kan være X12 4010, der indeholder de forskellige dokumenter (PO, faktura, forsendelsesmeddelelse osv.). Sættene opdeles yderligere i undergrupper for specifikke brancher (f.eks. detailhandel, produktion, sundhedspleje, transport og logistik osv.).

7 trin til succesfuld EDI-integration

Når din virksomhed og din handelspartner beslutter sig for at indgå forretning via EDI, er der et par generelle trin, du kan tage for at starte processen:

1. Forstå kravene

Indhent EDI Implementeringsvejledningen fra din handelspartner. Denne vil definere, hvordan dine valgte elektroniske forretningsdokumenter vil blive struktureret.

2. Vælg EDI-software

Køb EDI-software, der inkluderer dokumentkort og en oversætter. Denne software bruges til at transformere din regnskabssystemdata (f.eks. ordrer, forsendelser osv.) til det layout, din handelspartner anmoder om/kræver.

3. Test dokumentudveksling

Når denne software er sat op, vil du og din handelspartner typisk begynde at teste dokumentudvekslinger.

4. Opret forbindelse

Kommuniker med din handelspartner for at bestemme, hvordan jeres EDI-dokumenter kan udveksles. De mest almindelige metoder er via Internet EDI, et Value Added Network (VAN) eller direkte en-til-en/peer-to-peer elektronisk dokumentoverførsel. Jitterbit eiCloud-løsningen bruger Internet EDI som den primære metode til udveksling af forretningsdokumenter med handelspartnere. Vi kan også udveksle dokumenter med VAN'er som forbindelsespunkter.

5. Test af dokumentbehandling

Udfør en række tests med din EDI-løsningsudbyder for at verificere, at din software fungerer korrekt, og at din handelspartner modtager dokumenterne korrekt.

6. Opsæt parallellisering

Udfør parallel dokumentbehandling, hvor du stadig sender og modtager dine papirdokumenter med din handelspartner.

7. Fuld overgang til EDI

Virksomheden bør på et tidspunkt ophøre med papirbaseret udveksling af forretningsdokumenter. Du vil opleve en markant reduktion af omkostningerne til dokumentbehandling, en dramatisk stigning i datanøjagtigheden, hastigheden af udveksling af forretningsdokumenter, forbedrede pengestrømme, reducerede behandlingsfejl og en stigning i kundeserviceniveauerne.

Hvordan fungerer EDI-udveksling?

Lad os tage et simpelt eksempel på en forhandler og en leverandør, der opsætter EDI. Forholdet er nu på plads, og forhandleren sender en indkøbsordre, som vil blive modtaget af EDI-softwaren (såsom den leveret af Jitterbit's eiCloud). Den vil derefter blive valideret, og en kvittering vil blive sendt tilbage til afsenderen. Modtageren vil nu have synlighed af indkøbsordren. Efter at processen er afsluttet, bliver andre muligheder tilgængelige, såsom at bruge EDI-softwaren til at transformere og importere dokumentet til et regnskabssystem eller til at konvertere indkøbsordren til en faktura, der skal sendes tilbage til forhandleren (efter ordren er opfyldt).

Administrer dine B2B-transaktioner med Jitterbit EDI

For at opsummere erstatter EDI-implementering papirutveksling og maksimerer effektiviteten af elektronisk konsistens. Hvordan du udnytter effektiviteten er op til dig ved at integrere disse dokumenter i dine daglige processer.